Nie zawsze zarząd spółki może zawierać umowy w jej imieniu

Przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) w stosunku do spółek kapitałowych ustanawiają generalną zasadę, że prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentowanie należy do zarządu. To zarząd organizuje działalność spółki, składa w jej imieniu oświadczenia i podpisuje umowy. Jednak, w określonych przypadkach, powyższy sposób reprezentacji spółki nie znajduje zastosowania.

Odstępstwa od powyższej zasady przewiduje m.in. art. 210 par. 1 oraz art. 379 par.1 k.s.h. (pierwszy dotyczy spółki z o.o. a drugi spółki akcyjnej). Z przepisów tych wynika, że w umowach między spółką a członkiem jej zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany odpowiednio uchwałą zgromadzenia wspólników (spółka z o.o.) lub uchwałą walnego zgromadzenia (spółka akcyjna).

Celem powyższej regulacji jest ochrona interesów spółki i jej wspólników na wypadek konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy członek zarządu zawiera umowę z samym sobą, a więc gdy po obu stronach umowy występują te same osoby.

Omawiany, specyficzny sposób reprezentacji spółki odnosi się do dwóch zasadniczych sfer. Po pierwsze, ma on zastosowanie przy umowach zawieranych przez spółkę z członkami jej zarządu. Chodzi tutaj o wszelkie umowy, których drugą stroną jest członek zarządu niezależnie od ich przedmiotu. Będą to zatem zarówno umowy, które są ściśle związane z pełnieniem funkcji członka zarządu (np. umowa o pracę, umowa o zarządzenie spółką), jak i wszelkie inne umowy niezwiązane z pełnioną funkcją w organach spółki (tj. umowy sprzedaży towarów, świadczenia usług, najmu lokalu itp.).

Po drugie, zarząd nie może reprezentować spółki również w przypadku sporu z członkiem zarządu, przy czym mowa tu zarówno o sporach sądowych przed sądami powszechnymi, administracyjnymi i polubownymi, jak i o sporach o pozasądowym charakterze.

We wszelkich sprawach, w których zgodnie z powyższymi uwagami zarząd nie jest władny do reprezentowania spółki, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia. W przypadku reprezentacji poprzez radę nadzorczą może ona reprezentować spółkę w ten sposób, że wszyscy członkowie rady złożą podpisy pod odpowiednią umową lub dokumentem. Ten sposób reprezentacji może okazać się jednak dość kłopotliwy w przypadku wieloosobowych rad nadzorczych.

Alternatywą dla powyższego rozwiązania jest wyznaczenie przez radę nadzorczą ze swojego grona osoby lub osób upoważnionych do zawarcia umowy. W tym przypadku należy jednak pamiętać, że aby ten sposób działania został uznany za prawidłowy, rada powinna w stosownej uchwale podjąć decyzję o zawarciu umowy, określić jej warunki oraz powierzyć wskazanym członkom rady ustalenie dosłownej treści umowy i jej podpisanie. Decyzję co do akceptacji i treści umowy podejmuje zatem rada nadzorcza in corpore, a wyznaczone osoby pełnią w zasadzie funkcję wykonawczą, polegającą na przygotowaniu oraz podpisaniu umowy.

W razie reprezentowania spółki przez pełnomocnika powołanego przez zgromadzenie wspólników (spółka z o.o.) lub walne zgromadzenie (spółka akcyjna), pełnomocnik taki powinien zostać powołany uchwałą zgromadzenia. Pełnomocnikiem może być również inny członek zarządu spółki, którego nie dotyczy dana czynność prawna.

Należy jednocześnie zwrócić uwagę, iż powyższe zasady nie znajdują zastosowania wówczas, gdy jedynym członkiem zarządu spółki jest jej jedyny wspólnik lub akcjonariusz. W takim przypadku czynności pomiędzy spółką a takim wspólnikiem wymagają dla swojej ważności formy aktu notarialnego.

Niezachowanie wymogów odnoszących się do sposobu reprezentacji spółki w umowach oraz w sporze z członkiem jej zarządu powoduje daleko idące konsekwencje. W skrajnych przypadkach mogą skutkować znacznymi komplikacjami zarówno w sferze funkcjonowania spółki, jak i w sytuacji członka zarządu, którego dana czynność dotyczy.

Nieprawidłowa reprezentacja spółki, a więc dokonanie czynności prawnej przez zarząd, a nie przez radę nadzorczą lub pełnomocnika, powoduje bowiem bezwzględną nieważność takiej czynności prawnej przez co nie wywołuje ona żadnych skutków prawnych. W efekcie żadna ze stron umowy nie może skutecznie żądać jej wykonania przez drugą stronę.

Pan Paweł został powołany przez Radę Nadzorczą Y S.A. na stanowisko członka zarządu. Z uwagi na fakt, iż zasady pełnienia powierzonej mu funkcji oraz należne wynagrodzenie z tego tytułu miały zostać uregulowane w kontrakcie menedżerskim, pozostali członkowie zarządu Y S.A. - uprawnieni do łącznej reprezentacji spółki - zawarli z Panem Pawłem taką umowę. Umowa zawarta w powyższy sposób będzie jednak nieważna, gdyż narusza ona przepisy o reprezentacji spółki w umowach z członkiem jej zarządu.

@RY1@i02/2011/220/i02.2011.220.21500060a.803.jpg@RY2@

Marcin Bącal, prawnik w Kancelarii prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto

Marcin Bącal

prawnik w Kancelarii prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz.1037 ze zm.).