Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest najczęściej występującą w obrocie gospodarczym formą spółki kapitałowej. Zasady jej zakładania oraz funkcjonowania są uregulowane w kodeksie spółek handlowych (k.s.h.). Zaletą takiej spółki jest elastyczność organizacyjna, umożliwiająca dostosowanie jej struktury do etapów rozwoju przedsiębiorcy. Procedura zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) podlegała w ciągu ostatnich kilku lat stopniowej ewolucji i docelowo ma zmierzać do możliwości zawiązania i rejestracji tej spółki w ciągu jednego dnia.

Spółka z o.o. może powstać jako jednoosobowa lub może mieć większą liczbę wspólników, którymi mogą zostać osoby fizyczne, osoby prawne lub osoby nieposiadające osobowości prawnej, lecz dysponujące zdolnością prawną, czyli spółki osobowe. Zasadniczo nie występują więc ograniczenia odnoszące się do wspólników tej spółki. Jedynym wyjątkiem jest przepis mówiący, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową sp. z o.o. (art. 151 par. 2 k.s.h.). Ograniczenie to odnosi się wyłącznie do momentu tworzenia spółki z o.o. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników.

Wspólnicy muszą wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego przed rejestracją spółki. Kodeks spółek handlowych określa minimalną wysokość kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na kwotę 5 tys. zł. Wkłady na pokrycie kapitału zakładowego mogą być wnoszone przez wspólników w pieniądzu lub w naturze (aport) - a jeżeli udział ma być obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżka ta także powinna zostać wniesiona i przelana na poczet kapitału zakładowego. W przypadku gdy wspólnik wnosi do spółki wkład niepieniężny, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

Wkładem niepieniężnym, czyli aportem, jest prawo, które ma określoną wartość majątkową, jest realne, może być wydzielone z majątku wspólnika i przeniesione na spółkę w celu pokrycia wartości udziałów przysługujących wspólnikowi, które łącznie z wkładami innych wspólników utworzą kapitał zakładowy.

Wnoszenie wkładów pieniężnych odbywa się przez wpłatę na rachunek bankowy spółki lub do kasy spółki. Wnoszenie aportów jest uzależnione od rodzaju aportu. Jeżeli przedmiotem aportu jest rzecz lub prawo, które może zostać przeniesione (na przykład ruchomości), umowa spółki powinna określać sposób i miejsce wykonania obowiązku wniesienia wkładu.

W zamian za wnoszone wkłady wspólnicy otrzymują udziały. Umowa spółki stanowi, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł.

Umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Kodeks spółek handlowych określa minimalne elementy treści umowy spółki. Zgodnie z art. 157 par. 1 k.s.h. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

● firmę i siedzibę spółki,

● przedmiot działalności spółki,

● wysokość kapitału zakładowego,

● czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

● liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,

● czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Z chwilą podpisania umowy spółki powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Sp. z o.o. w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Przestaje ona być spółką w organizacji od momentu zarejestrowania jej w rejestrze przedsiębiorców.

Nazwa spółki (firma) może być obrana dowolnie. Powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie wskazujące na formę prawna, tj. "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością". Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "spółka z o.o." lub "sp. z o.o.".

Siedzibą spółki jest miejscowość w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Należy zwrócić uwagę na określanie w umowie spółki jej siedziby przez wskazanie jedynie miejscowości, bez określania dokładnego adresu, pod którym mieści się biuro spółki. W takim przypadku każda zmiana adresu spółki będzie wymagała jedynie zgłoszenia zmiany do KRS, bez konieczności dokonywania zmiany umowy spółki.

Opisując przedmiot działalności, należy wskazać rodzaje prowadzonej przez spółkę działalności. Zaleca się, aby określić go szeroko, także uwzględniajając plany spółki na przyszłość. Przy opisie przedmiotu działalności we wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców zalecane jest posługiwanie się terminologią i systematyką Polskiej Klasyfikacji Działalności.

Kapitał zakładowy spółki spełnia funkcję gwarancyjną w zakresie odpowiedzialności za jej zobowiązania. Wysokość kapitału zakładowego działa na potencjalnych kontrahentów spółki uwiarygadniająco, stąd często jest ustalana powyżej minimalnej kwoty 5 tys. zł. Za zobowiązania spółki z o.o. sama spółka odpowiada całym swoim majątkiem. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania sp. z o.o. Członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie za zobowiązania spółki, lecz tylko wtedy, gdy egzekucja przeciwko sp. z o.o. okaże się bezskuteczna. Członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże istnienie przesłanek wskazanych w art. 299 par. 2 k.s.h.

W spółce powinien zostać ustanowiony zarząd, który może się składać z jednego członka lub większej liczby członków, którzy mogą być zarówno obywatelami polskimi, jak i cudzoziemcami. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Zarząd reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Drugim z organów niezbędnych dla istnienia spółki z o.o. jest zgromadzenie wspólników. Jest ono organem uchwałodawczym, decydującym o najważniejszych sprawach spółki.

Artykuł 227 k.s.h, stanowi, że uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Uchwała jest wyrazem woli wspólników spółki. Uchwała zgromadzenia wspólników wywołuje skutek wewnątrz spółki tego rodzaju, że zobowiązuje zarząd i umożliwia mu podjęcie działań mających na celu realizację uchwał. Zgodnie z art. 245 k.s.h. - uchwały wspólników są podejmowane bezwzględną większością głosów. Bezwzględna większość głosów to więcej niż połowa głosów oddanych w trakcie głosowania (50 proc. głosów + 1 głos), przy czym przy obliczaniu bezwzględnej większości uwzględnia się również głosy wstrzymujące się.

Podstawowe kompetencje zgromadzenia wspólników obejmują:

● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,

● podejmowanie uchwał dotyczących roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,

● wyrażenie zgody na zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego,

● wyrażenie zgody na nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości (jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej),

● podejmowanie uchwał w przedmiocie zwrotu dopłat, umorzenia udziału,

● dokonywanie zmian umowy spółki,

● powoływanie pełnomocników do zawarcia umów pomiędzy członkami zarządu a spółką oraz w sporach między nimi,

● powzięcie uchwały co do dalszego istnienia spółki, jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego,

● rozwiązanie spółki, przeniesienie jej siedziby za granicę, połączenia spółek, podziału czy przekształcenia w inną spółkę handlową.

Umowa spółki może ponadto przyznać zgromadzeniu wspólników dodatkowe kompetencje.

Dodatkowe kompetencje zgromadzenia nie mogą jednak pokrywać się z uprawnieniami innych organów spółki, które wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych. W przeciwnym razie naruszono by tzw. zasadę rozdziału kompetencji organów spółki.

Wspólnicy na zgromadzeniu wspólników są ograniczeni do spraw, które pozostają w gestii kompetencji zgromadzenia wynikających z kodeksu spółek handlowych oraz umowy spółki. Kodeks spółek handlowych nie reguluje wprost przebiegu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Należy jednak pamiętać, iż uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

W spółce może zostać powołana rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, jeżeli umowa spółki stanowi o powołaniu tych organów. Wówczas w umowie spółki zostają ustalone zasady funkcjonowania organu nadzoru (rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej) na wypadek jego powołania albo określić umowne przesłanki jego powołania. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (art. 213 par. 2 k.s.h).

W momencie zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 par. 1 k.s.h.). Spółka z o.o. w organizacji jest ułomną osobą prawną - jest to forma przejściowa. Istotą spółki z o.o. w organizacji jest doprowadzenie do powstania i rozpoczęcia działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - co następuje z chwilą wpisu do rejestru sądowego. Jednak spółka z o.o. w organizacji może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana (art. 11 par. 1 k.s.h.). Faza spółki w organizacji może istnieć maksymalnie przez okres 6 miesięcy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością podlega obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego w ramach Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw z 19 grudnia 2008 r., przy rejestracji przedsiębiorców w KRS obowiązuje zasada tzw. jednego okienka. Oznacza to, że dokonując wpisu lub zmiany należy do wniosku składanego do KRS załączyć wszystkie wnioski i zgłoszenia dotyczące zmian ujawnianych we wszystkich innych urzędach.

Od 31 marca 2009 r. obowiązuje zmieniony art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), którego celem było wdrożenie tzw. jednego okienka. Od wejścia w życie nowelizacji złożenie zgłoszeń do Urzędu Skarbowego i rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON) wraz z wnioskiem o wpis podmiotu do rejestru przedsiębiorców lub ujawnienia zmiany danych jest obligatoryjne. Dodatkowo jeżeli wnioskodawca będzie płatnikiem składek ubezpieczeniowych, to ma on obowiązek złożenia wraz z tym wnioskiem odpowiedniego zgłoszenia do ZUS.

Oznacza to, że rejestrując nowo powstały podmiot w rejestrze przedsiębiorców KRS, należy do wniosku o wpis załączyć formularze NIP-2, RG-1 oraz ZUS-ZPA. Dodatkowo należy złożyć także dodatkowy odpis umowy spółki oraz dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym podmiot ma siedzibę (np. umowę najmu) na potrzeby zgłoszenia identyfikacyjnego NIP. W przypadku braku tych formularzy sąd rejestrowy dokona wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia braków poprzez złożenie brakujących dokumentów.

Zawiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd zgłasza do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W tym wniosku powinno się zawrzeć następujące informacje:

● nazwę sp. z o.o., jej siedzibę i adres

● przedmiot działalności spółki

● wysokość kapitału zakładowego

● określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział

● nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki

● nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności

● czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony

● jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma

● jeśli będzie to spółka jednoosobowa, to zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno zawierać także nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Nowo zarejestrowana sp. z o.o. powinna podjąć następujące działania w celu pełnej organizacji działalności gospodarczej:

● otwarcie rachunku bankowego - po otrzymaniu zaświadczenia o numerze REGON, można założyć konto bankowe. Do banku należy także przynieść akt zawiązania spółki oraz aktualny odpis KRS. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w Urzędzie Skarbowym na druku NIP-2.

● podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi - na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT

● należy także uzupełnić informacje w Urzędzie Skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT na druku VAT-R.

Przedsiębiorca decydujący się na rozpoczęcie prowadzenia działalności, zakładając spółkę z o.o., powinien liczyć się, oprócz dopełnienia wielu formalności, z koniecznością poniesienia kosztów związanych z zawiązaniem spółki i rejestracją.

Przy zawieraniu umowy spółki i rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców (KRS) ponoszone są następujące wydatki:

● opłata notarialna za sporządzenie aktu notarialnego umowy spółki - zależy od wysokości kapitału zakładowego,

● podatek od czynności cywilnoprawnych - 0,5 proc. wysokości kapitału zakładowego,

● opłata za potwierdzenie wzorów podpisów członków zarządu i prokurenta, jeżeli został ustanowiony (od 20 do 300 zł),

● koszt wpisu stałego od wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców (1 tys. zł),

● opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (500 zł).

● KRS-W3 - wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,

● KRS-WE - załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru,

● KRS-WK - załącznik do wniosku o rejestrację lub zmianę danych - organy podmiotu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,

● KRS-WL - załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu - prokurenci (o ile są powoływani),

● KRS-WM - załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - przedmiot działalności.

Dokumenty składane w formie załączników:

● umowa spółki z o.o. - umowa spółki jest podstawowym dokumentem prawnym sp. z o.o.,

● oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,

● jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów z wyszczególnieniem składu osobowego,

● lista wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu,

● dane i adresy członków zarządu,

● złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu,

● oryginał dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu lub nieruchomości, gdzie znajduje się siedziba sp. z o.o.,

● dodatkowy odpis umowy spółki przeznaczony dla urzędu skarbowego,

● dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgodnie z art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wnioskodawca składa również:

● wniosek o wpis lub zmianę wpisu do REGON - druk RG-1,

● zgłoszenie płatnika składek - druk ZUS-ZPA lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,

● zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku - druk NIP-2.

Wspólnicy zawiązujący spółkę powinni liczyć się z obowiązującym w kodeksie spółek handlowych ograniczeniem czasowym co do zgłoszenia spółki do rejestru przedsiębiorców. Zgodnie z art. 169 k.s.h. - jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu.

@RY1@i02/2011/056/i02.2011.056.210.0004.001.jpg@RY2@

Wzór

@RY1@i02/2011/056/i02.2011.056.210.0004.002.jpg@RY2@

Kamila Grabowska, kierownik działu obsługi prawnej Vattax Sp. z o.o.

Kamila Grabowska

kierownik działu obsługi prawnej Vattax Sp. z o.o.

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).