Okresy mandatu i kadencji rzadko pokrywają się w czasie

Rozróżnienie pojęć "mandat" i "kadencja" wciąż sprawia przedsiębiorcom i menedżerom wiele kłopotów. A nie należy ich chyba utożsamiać?

W polskich spółkach kapitałowych często brakuje wiedzy na temat momentu, w którym wygasa mandat do pełnienia funkcji w organach spółki. Brakuje również zrozumienia różnic w znaczeniu pojęć "mandat" oraz "kadencja", a przecież to nie są dwie kategorie mające to samo znaczenie. W związku z tym bardzo często się zdarza, że ani zarząd, ani rada nadzorcza nie zostały powołane na nową kadencję.

Co to jest kadencja?

To okres sprawowania funkcji w organie spółki. W spółce akcyjnej członkowie zarządu i rady nadzorczej są powoływani na czas oznaczony, najwyżej na 5 lat (odpowiednio art. 369 par. 1 i 386 par. 1 kodeksu spółek handlowych, dalej k.s.h.). Nie ma możliwości powołania ich na czas nieokreślony. W spółce z o.o. wolno powołać członka zarządu czy rady nadzorczej na rok lub na okres dłuższy niż rok. Jeżeli długość kadencji nie jest wyraźnie określona w umowie spółki, istnieje domniemanie kadencji rocznej (art. 202 par. 1 k.s.h. i art. 216 par. 1 k.s.h.). Członkowie zarządu mogą być również powołani na czas nieoznaczony. Przy czym w tym przypadku w ogóle nie będziemy mieli do czynienia z kadencją.

A jak rozumieć pojęcie "mandat"?

Przede wszystkim odróżnić od pojęcia "kadencji". Mandat daje umocowanie do pełnienia funkcji, czyli upoważnienie do wykonywania praw i obowiązków członka organu spółki.

Członkowi organu spółki mandat przysługuje od chwili jego powołania w sposób określony w statucie czy umowie spółki. Wtedy uzyskuje legitymację do realizacji wszystkich zadań związanych z nową rolą. Z tym momentem rozpoczyna się również jego kadencja. Jeżeli chodzi o moment wygaśnięcia mandatu, zachodzą pewne różnice pomiędzy spółką z o.o. a spółką akcyjną. Zgodnie z art. 369 par. 4 k.s.h. oraz art. 368 par. 2 k.s.h., w spółce akcyjnej mandat członków zarządu oraz członków rady nadzorczej wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka jednego z tych organów. Mandat wygasa też z chwilą śmierci, rezygnacji oraz odwołania. W spółce z o.o. moment wygaśnięcia mandatu zależy od okresu kadencji. W przypadku, gdy umowa spółki nie zawiera odmiennych regulacji, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji w organie spółki (odpowiednio art. 202 par. 1 k.s.h. oraz art. 218 par. 1 k.s.h.). Jeżeli zaś zgodnie z umową spółki kadencja członków zarządu bądź rady nadzorczej jest dłuższa niż rok, to mandat członka zarządu lub członka rady nadzorczej wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez te osoby (art. 202 par. 2 k.s.h., art. 218 par. 2 k.s.h.). Oczywiście, podobnie jak w spółce akcyjnej, mandat wygasa z chwilą śmierci, rezygnacji oraz odwołania. To samo dzieje się w przypadku, gdy na zgromadzeniu wspólników bądź walnym zgromadzeniu odmówiono zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W kodeksie spółek handlowych mowa jest o zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe, nie zaś o zgromadzeniu, które sprawozdanie zatwierdziło. Mandat ustanie również, gdy zgromadzenie w ogóle nie wypowiedziało się o sprawozdaniu finansowym. Mandaty członków organów nie wygasną tylko wtedy, gdy zgromadzanie zatwierdzające sprawozdanie finansowe w ogóle się nie odbyło.

Jeśli oba pojęcia nie mają podobnego znaczenia, to czy okresy trwania mandatu i kadencji w ogóle nie pokrywają się?

Pokrywają się, ale bardzo rzadko. Tak dzieje się właściwie jedynie wtedy, gdy kadencja została przerwana czynnościami nagłymi (odwołanie, śmierć, rezygnacja). Wówczas i mandat kończy się. Jeżeli zaś członek zarządu czy rady nadzorczej został ustanowiony na określoną kadencję, mandat nie wygasa razem z nią. Trwa dłużej, aż do odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy lub ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu spółki. Przykładowo, jeżeli w spółce z o.o. daną osobę powołano 1 stycznia 2012 r. do zarządu na okres roku kalendarzowego, to jej mandat zakończy się najpóźniej 30 czerwca 2013 r. Oznacza to w praktyce, że czas funkcjonowania członka zarządu, czyli trwanie jego mandatu, wydłużyło się w stosunku do czasu kadencji. W podanym przykładzie, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie zarządu, należałoby na zgromadzeniu wspólników w czerwcu 2013 roku powołać członka zarządu na nową kadencję, a następnie - w przypadku utrzymania kontynuacji rocznej kadencji członków zarządu - czynić tak co rok, na każdym następnym zgromadzeniu wspólników. W żadnym przypadku nie można uznać, że w związku z trwającym mandatem kadencja członków organów spółki uległa automatycznemu przedłużeniu, i zaniechać powoływania członków organów spółki na nową kadencję.

O czym należy koniecznie pamiętać przy obliczaniu kadencji i określeniu czasu trwania mandatu?

Znaczenie mają dwie okoliczności: pierwszy lub ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji i data zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki. Zestawienie tych dwóch okoliczności pozwoli precyzyjnie określić, kiedy wygasł mandat do pełnienia funkcji. Z tym momentem konieczne staje się powołanie członków organów spółki na nową kadencję. Tylko wtedy spółka uzyskuje gwarancję, że jej organy działają zgodnie z prawem. Należy zaznaczyć, iż przepisy dotyczące mandatu członka zarządu, tj. art. 202 par. 1 i 2 k.s.h., mają dyspozytywny charakter. Oznacza to, że reguły odnoszące się do zakończenia mandatu mogą być ustalone w sposób odrębny. Przykładowo, wolno ustalić, że mandat wygasa razem z upływem kadencji, a nie w chwili zatwierdzenia sprawozdania finansowego na zgromadzeniu wspólników, lub z chwilą zajścia innego zdarzenia. Inaczej sprawa przedstawia się w spółce akcyjnej, gdzie zasadniczo nie ma możliwości uregulowania tych kwestii w sposób odbiegający od tego przewidzianego w kodeksie spółek handlowych.

W polskich spółkach kapitałowych zarządy i rady nadzorcze często nie są powoływane na nowe kadencje zgodnie z prawem

@RY1@i02/2012/201/i02.2012.201.21500020b.802.jpg@RY2@

Julita Mazurkiewicz, adwokat w CMS Cameron McKenna

Rozmawiał Krzysztof Polak