Zaproszenie na posiedzenie trzeba wysłać z miesięcznym wyprzedzeniem

Przedmiotem zawiadomienia jest przekazanie wspólnikom spółki przekształcanej najistotniejszych informacji dotyczących przekształcenia - w tym także podanie im daty i miejsca planowanego podjęcia uchwały w sprawie przekształcenia spółki oraz informacji, gdzie i kiedy mogą oni zapoznać się z dokumentami związanymi z przekształceniem. Co ważne - przepisów dotyczących zawiadomień wspólników o planowanym przekształceniu oraz prawa do informacji nie stosuje się w przypadku przekształcania spółki jawnej w kapitałową, gdy wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej uprawnieni byli do prowadzenia jej spraw oraz w przypadku przekształcania spółki jawnej lub partnerskiej w inną spółkę osobową, jeśli wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki.

W jakiej formie

Spółka przekształcana ma obowiązek zawiadomić wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej m.in. o planowanych zgromadzeniach. Jeśli chodzi o spółki osobowe, zawiadomienia dokonuje się w sposób przewidziany umową takiej spółki lub też zwyczajowo przyjęty (czyli np. w formie ustnej lub elektronicznej).

Natomiast jeśli chodzi o spółki kapitałowe, należy to uczynić to w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej, czyli w przypadku spółki z o.o. zgodnie z art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych (listami poleconymi lub przesyłkami nadanymi pocztą kurierską albo pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wyraził na to zgodę), a w przypadku spółki akcyjnej zgodnie z art. 402 k.s.h. (przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz piśmie przeznaczonym do ogłoszeń spółki albo listami poleconymi lub przesyłkami nadanymi pocztą kurierską czy też pocztą elektroniczną, jeżeli wszystkie akcje w spółce są akcjami imiennymi i akcjonariusz wyraził na to zgodę).

Przesłanie zawiadomień o planowanym przekształceniu - jako czynność przekraczająca zakres zwykłych czynności spółki - wymaga uprzedniej uchwały zarządu spółki kapitałowej (art. 208 par. 4 in fine w zw. z art. 235 par. 1 k.s.h. oraz art. 371 par. 1 w zw. z art. 399 par. 1 k.s.h.) lub w przypadku spółki osobowej - uchwały wszystkich wspólników prowadzących sprawy danej spółki (zob. art. 29 k.s.h., art. 96 k.s.h., art. 117 k.s.h. w zw. z art. 103 k.s.h., art. 137 k.s.h. w zw. z art. 126 par. 1 pkt 1 k.s.h.).

Miejsce i termin

Zarówno pierwsze, jak i drugie zawiadomienie o planowanym przekształceniu zgodnie z art. 560 par. 2 k.s.h. powinny:

wzawierać przedstawienie istotnych elementów planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta badającego plan przekształcenia,

wokreślać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta (wspólnikom należy zagwarantować co najmniej dwa tygodnie na zapoznanie się z treścią planu przekształcenia).

Ponadto - ponieważ zawiadomienie o planowanym przekształceniu pełni także funkcję zaproszenia na posiedzenie wspólników, na którym podjęta ma zostać uchwała przekształceniowa - w zawiadomieniu podać należy także dzień, godzinę i miejsce odbycia tego posiedzenia (czyli w przypadku spółki kapitałowej - zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia) oraz szczegółowy porządek obrad tego posiedzenia. Po wysłaniu zawiadomień nie zachodzi więc potrzeba dokonywania dodatkowych zawiadomień o zgromadzeniu.

Do zawiadomienia o planowanym przekształceniu spółki dołączyć ponadto trzeba projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy albo statutu spółki przekształconej (nie jest to wymagane, gdy zawiadomienie jest ogłaszane w MSiG - np. w przypadku spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej).

Wyżej wymienione elementy to minimum tego, co znaleźć się powinno w zawiadomieniu, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by spółka przekształcana już w samych zawiadomieniach udostępniła wspólnikom znacznie więcej informacji na temat planowanego przekształcenia.

Dwukrotne powiadomienie

Zgodnie z art. 560 par. 1 k.s.h. spółka przekształcana ma obowiązek zawiadomić wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie. Odstęp między tymi zawiadomieniami nie może być krótszy niż dwa tygodnie, zawiadomienia zaś muszą być dokonane najpóźniej na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia tej uchwały. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku mamy do czynienia z terminami minimalnymi.

W praktyce pojawia się pytanie, czy miesięczny termin liczyć należy od pierwszego zawiadomienia, czy też od drugiego. W doktrynie prawa prezentowane są różne stanowiska w tej kwestii, jednak uznać należy, iż bieg terminu miesięcznego rozpoczyna się wraz z dniem dokonania pierwszego zawiadomienia. Gdyby bowiem termin między pierwszym zawiadomieniem a podjęciem uchwały przekształceniowej miał wynieść miesiąc i dwa tygodnie, ustawodawca wyraźnie by to wskazał (np. w przypadku zawiadomienia o podziale spółki mowa jest o terminie sześciotygodniowym - por. art. 539 par. 1 k.s.h.; zresztą o terminach zawiadomień o planowanym podziale wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2011 r., II CSK 336/10, OSNC 2011/10/115, wskazując, że rozpoczynają one swój bieg z dniem dokonania pierwszego zawiadomienia). Ponadto w doktrynie prawa podnoszone jest, iż skoro oba zawiadomienia stanowią pewien ciąg zdarzeń wzajemnie ze sobą powiązanych, początek biegu takiego ciągu może mieć miejsce tylko od zdarzenia pierwszego, a nie ostatniego (zob. bardzo trafne uwagi w tym przedmiocie A. Szumańskiego, [w:] S. Sołtysiński, A. Szajkowski, A. Szumański, J. Szwaja, "Komentarz KSH", t. IV, Warszawa 2009, s. 1179).

Oczywiście pamiętać należy, że termin miesięczny ma charakter minimalny, nic zatem nie stoi na przeszkodzie, by spółka go wydłużyła. Z drugiej jednak strony przyjęcie, że miesięczny termin liczyć należy od pierwszego zawiadomienia, może mieć niekiedy niebagatelne znaczenie dla samych spółek, które mają zostać przekształcone, często bowiem wydłużanie procedur przekształceniowych choćby o kilka dni jest dla nich niekorzystne. Należałoby jednak odpowiednio zmienić treść przepisów art. 560 par. 1 k.s.h., tak aby precyzyjnie wskazany był minimalny termin, jaki winien upłynąć między pierwszym zawiadomieniem o planowanym przekształceniu a dniem podjęcia uchwały przekształceniowej.

Bieg terminu zawiadomienia liczy się od momentu wysłania zawiadomienia (teoria wysłania), publikacji ogłoszenia w MSiG (lub innym właściwym piśmie do ogłoszeń) albo też zakomunikowania wspólnikom informacji o planowanym podjęciu uchwały przekształceniowej.

Uwagi końcowe

Artykuł 560 par. 1 k.s.h. stanowi wyraz ochrony interesów wspólników lub akcjonariuszy i pozwala na realizację ich prawa do uzyskania informacji związanych z przekształceniem. Słusznie zatem w doktrynie prawa przyjmowane jest, że naruszenie obowiązków wynikających z art. 560 k.s.h. jest podstawą uzasadniającą zaskarżenie uchwały o przekształceniu powództwem o stwierdzenie jej nieważności. Naruszenie zapisów art. 560 k.s.h. uznane być może bowiem za uchybienie proceduralne przy podejmowaniu uchwały, mogące mieć wpływ na treść uchwały przekształceniowej oraz liczbę głosów, które się za nią opowiedziały.

Art. 560 k.s.h.

Par. 1. Spółka zawiadamia wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie i nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia tej uchwały, czyniąc to w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej.

Par. 2. Zawiadomienie, o którym mowa w par. 1, powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta, a także określać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego rewidenta; termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem powzięcia uchwały o przekształceniu.

Par. 3. Do zawiadomienia, o którym mowa w par. 1, dołącza się projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy albo statutu spółki przekształconej; nie dotyczy to przypadku, w którym zawiadomienie jest ogłaszane.

@RY1@i02/2012/070/i02.2012.070.21500030a.802.jpg@RY2@

Piotr Letolc, aplikant adwokacki w Kancelarii Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy

Piotr Letolc

aplikant adwokacki w Kancelarii Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).