Forma elektroniczna dokumentu wymaga bezpiecznego podpisu

W przeciwieństwie do spółki akcyjnej ustawodawca zaniechał szczegółowego unormowania przebiegu obrad zgromadzenia wspólników. Nie ma jednak przeszkód, by przyjąć, że po otwarciu spotkania udziałowców (którego zazwyczaj dokonuje członek zarządu) następuje wybór przewodniczącego. Ten z kolei stwierdza prawidłowość zwołania zgromadzenia i jego zdolność do podejmowania uchwał. Następnie przedstawia harmonogram obrad i czuwa nad ich prawidłowym przebiegiem, a po wyczerpaniu agendy obrad zamyka posiedzenie.

Istotne elementy

W protokole zgromadzenia wspólników muszą się znaleźć następujące elementy:

wstwierdzenie prawidłowości jego zwołania i jego zdolności do powzięcia uchwał,

wwymienienie podjętych uchwał, liczby głosów oddanych za każdą z nich oraz zgłoszone sprzeciwy.

Jeżeli zebranie udziałowców odbywa się na podstawie art. 240 kodeksu spółek handlowych (brak formalnego zwołania zgromadzenia wspólników), to w protokole należy zaznaczyć tę okoliczność oraz to, że nikt z obecnych nie sprzeciwia się jego odbyciu ani podjęciu uchwał mimo braku formalnego zwołania. Tę samą zasadę stosuje się też w sytuacji, w której podejmowane są nadprogramowe uchwały.

Do protokołu załącza się listę obecności z parafami uczestników zebrania oraz dowody zwołania zgromadzenia wspólników. Protokół powinien być podpisany przez wszystkich udziałowców albo przynajmniej przez przewodniczącego oraz protokolanta. Reguła ta znajduje analogiczne zastosowanie do uchwał. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi jego wypis do księgi protokołów. Podobnie, do księgi tej wpisuje się uchwały powzięte w trybie pisemnym (na zasadzie art. 227 par. 2 k.s.h.), tzn. bez odbycia zebrania udziałowców. Przy czym nawet jeżeli dana kwestia wymaga dla swej ważności zachowania formy aktu notarialnego, to nie ma obowiązku, by cały protokół sporządzał notariusz. [przykład 1]

Dopuszczalne jest, aby tylko ta konkretna uchwała miała formę aktu notarialnego, a reszta protokołu - zwykłą pisemną. Brak zamieszczenia w protokole wzmianki o ogłoszeniu uchwały nie skutkuje jej nieważnością. O tym bowiem, że uchwała zapadła (czy też nie), decydują faktycznie oddane za nią głosy (zapada więc ona z chwilą jej podjęcia). Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 2004 r., IV CK 686/04 uznał zaś, że choć uchwały walnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. powinny mieć formę pisemną, to wymóg ten nie stanowi warunku ich ważności.

Prawa udziałowców

Artykuł 248 par. 4 k.s.h. statuuje bezwzględne prawo wspólników do przeglądania księgi protokołów, a ponadto żądanie wydania poświadczonych przez zarząd spółki za zgodność z oryginałem, odpisów uchwał. Prawo do przeglądania księgi protokołów stanowi realizację określonego w art. 212 par. 1 k.s.h. uprawnienia udziałowca do indywidualnej kontroli podmiotu. Służy mu ono nawet wtedy, gdyby z uwagi na ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki wyłączała omawiane prawo, a także gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta ten dokument albo uzyskane na jego podstawie informacje w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. [przykład 2]

Dodatkowym uprawnieniem udziałowców jest żądanie wydania przez zarząd poświadczonych odpisów uchwał zapadłych na zgromadzeniu wspólników. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność karną za ewentualne potwierdzenie nieprawdy. Nie ma jednak przeszkód, aby poświadczenie odpisu uchwały zostało dokonane przez notariusza albo radcę prawnego. Poświadczenie przez zarząd odbywa się zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu.

Najczęściej księga protokołów to po prostu segregator zawierający ponumerowane protokoły z zebrań udziałowców odbywających się w danym roku obrotowym. Istnieje też ewentualność równoległego obok tego tradycyjnego prowadzenia księgi protokołów w wersji elektronicznej. Warunkiem jest jednak to, że każdy protokół będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym (w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym) osób wymienionych w art. 248 par. 1 k.s.h. Księgę tę należy prowadzić przez cały okres istnienia spółki (tj. do chwili jej wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego).

PRZYKŁAD 1

Wystarczy na piśmie

Jednym z punktów porządku obrad nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników X sp. z o.o. było podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki. Udziałowiec pan Piotr stwierdził, że skoro jest to jedyna uchwała, której powzięcie wymaga formy aktu notarialnego, to zaprotokołowanie pozostałych może nastąpić w zwykłej formie pisemnej. Pan Mateusz - drugi wspólnik, zaoponował przeciwko temu, argumentując, że skoro jedna uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza, to pozostałe również (mimo że ustawa w kwestiach, których dotyczyły, nie wymaga tej formy). Stanowisko pana Mateusza nie jest zasadne. Brak jest podstaw prawnych, które by je potwierdzały.

PRZYKŁAD 2

Bez wyłączeń

W Y spółce z o.o. funkcjonuje rada nadzorcza, a umowa spółki wyłącza uprawnienie wspólników do dokonywania indywidualnej kontroli tego podmiotu. Pani Kornelia, będąca jednym z udziałowców spółki, domagała się od zarządu umożliwienia jej przejrzenia księgi protokołów obejmujących uchwały z 2012 r. Zarząd jednak odmówił jej, argumentując swoją decyzję faktem wykluczenia - wobec ustanowienia w spółce rady nadzorczej - prawa indywidualnej jej kontroli przez udziałowców. Stanowisko zarządu nie jest właściwe. Uprawnienie to ma bowiem charakter bezwzględnie obowiązujący i nie podlega żadnemu wyłączeniu ani ograniczeniu.

@RY1@i02/2012/061/i02.2012.061.21500060c.802.jpg@RY2@

Anna Borysewicz, adwokat

Anna Borysewicz

Adwokat

Podstawa prawna

Art. 212 par. 1 - 2, art. 213 par. 3, art. 227 par. 2, art. 240 oraz art. 248 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).