Jak założyć i prowadzić spółkę z o.o.

Nie sprawdziły się prognozy, zgodnie z którymi obniżenie minimum kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z 50 tys. zł do 5 tysięcy (bez zapewnienia innej ochrony interesów wierzycieli) spowoduje boom na rynku nowych firm. Spółka z o.o. - jedna z dwóch (obok akcyjnej) spółek kapitałowych w polskim systemie prawa - i tak od lat cieszy się wśród przedsiębiorców dużą popularnością, gdy wybierają formę prowadzenia działalności. Wyspecjalizowani w prawie gospodarczym adwokaci uważają, że stałe zainteresowanie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością bierze się z przyczyn bardziej psychologicznych niż gospodarczych. Powodem zawiązywania wielu takich spółek jest bowiem wyobrażenie, że jest to forma nobilitująca, sugerująca sporą skalę zaangażowania kapitałowego. Poza tym wielu zainteresowanych zapomina, że ograniczona odpowiedzialność jest i tu naprawdę ograniczona. Chociażby ze względu na regulację art. 299 k.s.h. stanowiącego, że jeśli egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna, to członkowie zarządu odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie.

Niezależny podmiot

Spółka z o.o. może zostać utworzona przez jedną lub więcej osób, w każdym celu prawnie dopuszczalnym, a więc nie tylko do prowadzenia działalności gospodarczej, lecz także np. kulturalnej. Wyjątki od możliwości działania w formie sp. z o.o. muszą być zapisane w ustawie (np. bank nie może być inną spółką niż akcyjną). Nie wolno też zawiązać spółki z o.o. wyłącznie innej jednoosobowej spółce tego samego rodzaju (art. 151 par. 1 i 2 k.s.h.). I mimo że spółka z o.o. jest z formalnego punktu widzenia kapitałowa, to zawsze niezwykle ważne są w niej powiązania personalne. Została bowiem pomyślana tak, by łączyć cechy spółek osobowych (w sposobie funkcjonowania) z zaletami osoby prawnej. Ma więc własne organy zarządzające i majątek odrębny w stosunku do majątku wspólników. Skutkiem tego wspólnicy w zasadzie nie odpowiadają za jej zobowiązania, a w stosunku do spółki - niezależnego w sferze prawnej podmiotu - są zobowiązani jedynie do świadczeń przewidzianych w umowie spółki (art. 151 par. 3 i 4 k.s.h.). Założycielami spółki mogą być zarówno osoby krajowe, jak i zagraniczne. Ważne jedynie, by miały zdolność do czynności prawnych, ponieważ w przeciwnym razie podpisana przez nie umowa (lub w wypadku spółki jednoosobowej akt założycielski) byłaby bezwzględnie nieważna.

Powstawanie spółki

Do powstania spółki z o.o. konieczne jest

●  zawarcie umowy spółki,

●  wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego (przy czym w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej należy wnieść także nadwyżkę),

●  powołanie zarządu,

●  ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,

● wpisanie do rejestru (art. 163 k.s.h.).

Obowiązek zgłoszenia spółki do rejestru spoczywa zawsze na jej zarządzie (art. 164 k.s.h.). Wszyscy jego członkowie muszą podpisać wniosek, o czym czasem zapomina się, kiedy wniosek sygnuje prezes zarządu.

Określenie celu

Najczęstszym celem spółki z o.o. jest działalność gospodarcza, choć wolno też założyć, że będzie wykazywała wszelką inną aktywność, byle nie była ona zakazana przez prawo (art. 151 par. 1 zd. 2 k.s.h.). Warto przy tym wiedzieć, pisząc założenia do aktu, który przygotuje notariusz (spółka z o.o. musi mieć formę aktu notarialnego), że zakres działalności powinno się określać możliwie najkrócej i w sposób otwarty (np. spółka będzie prowadziła działalność produkcyjną). Nie warto wymieniać wszystkich planowanych dziedzin, żeby nie powstała z czasem konieczność wpisywania dodatkowych postanowień lub udowadniania, że i bez tego czynności prawne zarządu lub prokurenta są ważne. Nie ma także potrzeby wstawiania do umowy spółki numerów Polskiej Klasyfikacji Działalności. Problem ten okaże się wystarczająco dotkliwy przy wypełnianiu formularzy do KRS, kiedy to bez względu na to, co zawiera umowa, trzeba wpisać na druku KRS-WM numery nowego PKD 2007 z podziałem na sekcje, działy, grupy, klasy i podklasy (a nie - co się jeszcze zdarza - według starego PKD 2004). Inaczej sąd - zgodnie z zasadą zapisaną w art. 19 ust. 3 ustawy o KRS - zwróci dokumenty. Nawet bez wzywania do uzupełnienia braków.

Firma, siedziba, adres

Firma spółki, czyli jej nazwa, może być wybrana dowolnie. Zawsze jednak musi zawierać oznaczenie: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, które w skrócie może się streszczać do określenia spółka z o.o. lub nawet sp. z o.o. Powinno to jednak zostać zapisane w umowie spółki. Poza tym zawsze będzie to jedna firma, niezależnie od liczby np. oddziałów.

Siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 kodeksu cywilnego). Dlatego w umowie spółki wpisuje się tylko miejscowość, w której podmiot ma działać, a nie dokładny adres biura, co często się ciągle zdarza. Dokładniejszy wpis prowadzi bowiem do tego, że przy każdej przeprowadzce, nawet na sąsiednią ulicę, trzeba zmieniać umowę spółki.

Wniesienie wkładów

Wspólnicy niekiedy też zapominają, że ich ustawowym obowiązkiem jest wniesienie całości wkładów, jakie zapowiedzieli w umowie spółki na pokrycie kapitału zakładowego. Mogą to być zarówno pieniądze, jak i aporty (w postaci wartości niematerialnych, czyli praw lub rzeczy).

Praktyka pokazuje, że nie ma wielkiego zainteresowania obniżaniem kapitału zakładowego z obowiązującej wcześniej kwoty 50 tys. zł do obecnego minimum równego 5 tys. zł. - O wiele częstsze jest podwyższanie kapitału zakładowego w przypadku poważnego biznesu - mówi sędzia Łukowski.

Nie da się jednak wykluczyć, że tam, gdzie wspólnicy kiedyś nie wnieśli wkładów (mimo takiego obowiązku), teraz mogą czy nawet powinni obniżyć kapitał, żeby uniknąć niebezpieczeństwa zarzutów, że brakuje wartości, których obecność kiedyś zaświadczyli.

Poza tym wniesienie wkładów wiąże się z koniecznością przygotowywania i przekazywania do KRS sprawozdań finansowych, o czym wielu właścicieli spółek z o.o., które przestają być aktywne lub nigdy nie zaczęły działalności, zapomina. A przecież, składając wniosek do sądu rejestrowego wspólnicy składają oświadczenie, że wnieśli wkłady. Tym samym nawet najwątlejsze akta rejestrowe zawierają stosowne oświadczenie członków zarządu.

Zawsze ze sprawozdaniem

Co się zaś tyczy spółek z tzw. zamrażarki, to art. 9a przepisów wprowadzających ustawę o KRS mówi, że sąd nie musi stosować przymuszenia wobec podmiotów, które były wpisane w dotychczasowych rejestrach (RHB). Chodzi o spółki, które faktycznie zaprzestały działalności. Jeśli jednak wspólnicy chcą reaktywować spółkę, to muszą ją przerejestrować z RHB do KRS, choć jest to zjawisko bardzo rzadkie. Daleko większym problemem - zarówno zdaniem sędziów, jak i radców prawnych - są spółki zarejestrowane w KRS, lecz pozostające w uśpieniu. Należą do nich dwie kategorie: podmioty zawieszone dzięki nowym regulacjom ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (można firmę niezatrudniającą pracowników zawiesić na czas do dwóch lat), a także podmioty bez formalnego zawieszenia, ale faktycznie martwe. I choć właściciele zawieszonych przedsiębiorców jeszcze tego nie doświadczyli, to wkrótce i oni zaczną mieć problem. Fakt, że spółka nie prowadzi działalności, nie oznacza bowiem, że nie ma obowiązku składania sprawozdań finansowych. Ustawa o rachunkowości nie zwalnia od tego. Tymczasem zdarza się, że spółki nie reagują nawet na monity. Wówczas sąd nakłada grzywnę w celu przymuszenia. A wspólnicy i członkowie zarządu zapominają, że nawet jeśli spółka nie działa, to i tak powinna prowadzić księgi rachunkowe. Musi też składać sprawozdania finansowe. Dotyczy to wszystkich, które powstały, czyli takich, w których zgodnie z art. 163 k.s.h. wspólnicy zawarli umowę spółki, wnieśli wkłady, powołali organy, a sąd wpisał takiego przedsiębiorcę do rejestru. Zdarzeniem, które uruchamia obowiązek prowadzenia ksiąg jest wniesienie wkładów na kapitał zakładowy. Fakt, że założyciele zarzucili pomysł w pół gestu nie ma znaczenia. Spółka, żeby mieć obowiązki rachunkowe, nie musi mieć REGON-u, NIP ani konta bankowego. - Nie mam żadnych wątpliwości, że z art. 12 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych na pierwszy dzień zdarzenia rodzącego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, czyli od chwili wniesienia wkładów - podkreśla sędzia Łukowski. - Tymczasem niewiele jest spółek, które nie działają, a składają sprawozdania finansowe. Dlatego sądy zaczęły ściganie ich, obawiając się choćby zarzutu, że nie działając popełniają przestępstwo urzędnicze - przyznaje sędzia. Kierują się również art. 80 ustawy o rachunkowości, który mówi, że do jednostek niebędących spółkami handlowymi, jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej, nie stosuje się przepisu rozdz. 6 i 7 ustawy, czyli o składaniu sprawozdań finansowych. Skoro więc zwolnione są, powiedzmy stowarzyszenia, to nieprowadzące działalności spółki - nie. Bywa również, że wspólnicy utrzymują w sądzie, że nie prowadzą ksiąg, ponieważ wkładów de facto nie wnieśli. Oznacza to tylko tyle, że kiedyś założyciele takiej spółki złożyli fałszywe oświadczenie. Tymczasem nakazują to przepisy karne k.s.h. Aktualny pozostaje również wyrok Sądu Najwyższego z 8 listopada 1993 r. (sygn. akt II KRN 220/93), mimo że kodeks handlowy został zastąpiony przez kodeks spółek handlowych, przypominający, że przedstawienie nieprawdziwych danych dotyczących wpłaty kapitału jest przestępstwem. Teraz karze je art. 587 k.s.h. - grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet więzieniem do lat dwóch.

Tak więc wszyscy, którzy założyli spółkę z o.o., ale jej nie wykorzystują, powinni dla uniknięcia kosztów i straty czasu zlikwidować ją. Zacząć w takich sytuacjach trzeba od uchwały o likwidacji, a potem przeprowadzić całą procedurę (art. 274 - 288 k.s.h.). Trzeba przy tym pamiętać o wezwaniu wierzycieli w Monitorze Sądowym i Gospodarczym do zgłoszenia wierzytelności (art. 279 k.s.h.), nawet jeśli wspólnicy są pewni, że żadnych zobowiązań nie zaciągnęli. I dopiero po odczekaniu zapisanych w ustawie trzech miesięcy powinni złożyć wniosek o wykreślenie spółki z KRS.

Formularz z okienka

- Wspólnicy nowo powstających spółek mają problemy dotyczące jednego okienka, czyli przede wszystkim z dołączaniem formularzy REGON, dla urzędów skarbowych i ZUS - mówi sędzia Łukowski. - Często tego nie czynią albo dołączają dokumenty niekompletne. Tymczasem sąd w moim przekonaniu musi sprawdzić tylko, czy wszystkie formularze w ogóle są, nie sposób ich wypełnienia. Z oczywistych powodów nie możemy wyręczać urzędów - dodaje (chodzi o szczupłość kadr w sekretariatach i ich nieprzygotowanie do takich czynności).

Skoro jednak do całego procesu rejestracji spółki stosuje się art. 19 ust. 3 ustawy o KRS, to formularze powinny być wypełnione prawidłowo. I tu widać kolejny raz niedoróbki związane z wprowadzaniem zasady tzw. jednego okienka. Jakość wpisów do formularzy weryfikują dopiero GUS, ZUS i Urząd Skarbowy. I jeśli urzędnicy dopatrzą się nieścisłości, wezwą zainteresowanych do wyeliminowania ich.

Dokumenty w działaniu

Działający w imieniu spółek również mają problemy z wypełnianiem formularzy, kiedy zgłaszają zmiany. Niezwykle często wpisują zbyt wiele informacji. Przy sposobie reprezentacji np. deklarują, że zarząd, prowadząc sprawy spółki, zajmuje się określonymi sprawami, zamiast wpisać do tego pola sam sposób występowania w imieniu spółki. Można więc zaznaczyć, że zarząd działa jednoosobowo, albo że uprawniony jest członek zarządu z prokurentem itd.

- Dość częstym błędem jest również niedołączanie do akt tekstów jednolitych umów spółki po zmianach (art. 9 ustawy o KRS). Nie blokuje to wprawdzie działania podmiotu, ale może wywołać postępowanie przymuszające - przypomina sędzia Łukowski.

Bez poświadczenia

Liberalizacja przepisów dotyczących relacji między jedynym wspólnikiem spółki kapitałowej a spółką (przez uchylenie art. 173 par. 2 i 3 k.s.h.) oznacza zwolnienie z obowiązku zachowania kwalifikowanej formy pisemnej (z poświadczania podpisu przez notariusza), kiedy jedyny wspólnik składa oświadczenie spółce w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności. Wymaganie to zastąpiła zwykła forma pisemna, choć pod rygorem nieważności. Wyjątek stanowią jedynie sytuacje, kiedy ustawa nakazuje inne rozwiązanie (np. zgodnie z art. 17 par. 1 k.s.h., jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, to czynność prawna dokonana bez tego jest nieważna). Z tym jednak wszyscy radzą sobie na ogół dobrze.

@RY1@i02/2009/200/i02.2009.200.087.0004.001.jpg@RY2@

Projekt umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Urzędowe formularze

KRS-W3 to druk wniosku o rejestrację nowej i przerejestrowywanej spółki z o.o.

Do KRS-W3 trzeba dołączyć:

●  KRS-WK - na którym wpisuje się organy i wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki

●  KRS-WM - zawiera przedmiot działalności

●  KRS-WE - opisuje wspólników

mogą zostać dołączone

●  KRS-WA - wpisuje się tu oddziały czy terenowe jednostki organizacyjne

●  KRS-WH - opisuje sposób powstania

●  KRS-WL - wylicza prokurentów

●  KRS-W-OPP - jeżeli spółka jest organizacją pożytku publicznego

●  KRS-Z3 - to urzędowy druk formularza wniosku o zmianę danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W zależności od potrzeb, w wypadku zmian w spółce, mogą zostać dołączone formularze informujące o:

●  KRS-ZA - oddziałach, terenowych jednostkach organizacyjnych

●  KRS-ZE - wspólnikach

●  KRS-ZH - połączeniu, podziale, przekształceniu

●  KRS-WK - organach, wspólnikach uprawnienionych do reprezentowania spółki

●  KRS-ZL - prokurentach

●  KRS-ZM - przedmiocie działalności

●  KRS-W-OPP - działalności pożytku publicznego

● KRS-ZN - sprawozdaniach finansowych i innych dokumentach

●  KRS-ZY - REGON

●  KRS-Z61 - to druk formularza wniosku przy likwidacji, rozwiązaniu, unieważnieniu

Mogą do niego zostać dołączone formularze mówiące o:

●  KRS-ZR - likwidatorze, zarządcy, przedstawicielu

●  KRS-WK - organach podmiotu, wspólnikach uprawnionych do reprezentowania spółki

●  KRS - ZK - organach i wspólnikach uprawnionych do reprezentowania spółki

●  KRS-ZL - prokurentach

●  KRS-ZY - REGON

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).