Jak przedsiębiorca zawiesza działalność gospodarczą

Każdy niezatrudniający pracowników przedsiębiorca bez względu na to, w jakiej formie prawnej zorganizowane jest jego przedsiębiorstwo, może zawiesić działalność. Wolno więc złożyć stosowny wniosek zarówno temu, kto został wpisany do gminnej ewidencji działalności gospodarczej, jak i każdej spółce czy nawet fundacji lub stowarzyszeniu prowadzącemu działalność gospodarczą (wpisanym również do rejestru przedsiębiorców). Jeśli natomiast rzecz miałaby dotyczyć spółki cywilnej, to ważne jest, by wszyscy jej wspólnicy zawiesili działalność (art. 14a ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej - u.o s.d.g.). Bierze się to stąd, że spółka cywilna sama nie jest przedsiębiorcą (przedsiębiorcami są wspólnicy), lecz tylko umową.

Ustawy nie mówią o dopuszczalnej częstotliwości zawieszania działalności. Można więc przyjąć, że tą kwestią powinien rządzić interes przedsiębiorcy i zdrowy rozsądek.

Przedsiębiorca niezatrudniający to taki, który nie nawiązał żadnego stosunku pracy w rozumieniu kodeksu pracy (nie zawarł z nikim jako pracodawca przede wszystkim umowy o pracę ani spółdzielczej umowy o pracę). Tym samym warunek ten nie obejmuje zatrudnienia na podstawie umów cywilnych, czyli np. zlecenia. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których treść takich umów wykazuje cechy stosunku pracy. Wówczas zatrudnienie, bez względu na przywołaną podstawę prawną, trzeba traktować jako dokonane na podstawie umowy o pracę. I choć pojawiły się opinie, że zakaz zawieszania aktywności należy poszerzyć na przedsiębiorców zatrudniających na podstawie umów, z którymi wiąże się obowiązek wnoszenia składek do ZUS i konieczność wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, to jednak nie wynika to z literalnego brzmienia ustawy. Dlatego bariery niezatrudniania nie powinno się interpretować rozszerzająco.

Zawieszenie każdego przedsiębiorcy następuje na wniosek zainteresowanego. Jest skuteczne od dnia złożenia stosownego dokumentu. Jeżeli więc nawet opiewa on na datę wcześniejszą (został antydatowany), to i tak decyduje chwila złożenia formularzy z załącznikami w urzędzie lub sądzie rejestrowym.

Wniosek o zawieszenie przedsiębiorcy zarejestrowanego w gminnej ewidencji działalności gospodarczej składany we właściwym miejscowo urzędzie i - podobnie zresztą jak i informacja o podjęciu aktywności po przerwie - przekazywany jest na formularzu EDG-1. Obydwie informacje są wolne od opłat. Formularz należy podpisać. W razie składania wniosku przez pełnomocnika należy dołączyć pełnomocnictwo. Jeśli zaś pełnomocnikiem składającego jest kurator, to do wniosku trzeba dodać postanowienie sądu o jego ustanowieniu. Pole zatytułowane "miejscowość i data złożenia wniosku" wypełnia organ ewidencyjny. Złożenie informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej albo o jej wznowieniu skutkuje zmianą wpisu w ewidencji. Jednocześnie ustawa nie reguluje kwestii wydawania dokumentów potwierdzających ten fakt, tymczasem zaświadczenie takie jest niezbędne przedsiębiorcy do potwierdzania stanu rzeczy dotyczącego jego firmy. Dlatego według Ministerstwa Gospodarki organ ewidencyjny powinien wydać stosowny dokument (świadczący o zmianie wpisu w ewidencji w związku z dokonanym przez zainteresowanego zgłoszeniem). Ustawa nie reguluje też kwestii opłaty za wydanie zaświadczenia o zawieszeniu albo wznowieniu działalności gospodarczej. Należy więc stosować ogólne zasady określone w ustawie o opłacie skarbowej (zakładamy, że urząd może pobierać 17 zł).

Po przeanalizowaniu przez urząd gminy, czy wniosek o wpis informacji o zawieszeniu działalności został wypełniony poprawnie pod względem formalnym i merytorycznym, jego kopia zostanie przekazana do ZUS, który na podstawie tego dokumentu sporządzi za przedsiębiorcę papiery wyrejestrowujące z ubezpieczeń (ZUS ZWPA, czyli wyrejestrowanie płatnika składek oraz ZUS ZWUA, tzn. wyrejestrowanie z ubezpieczeń). ZUS nie wyrejestruje jednak płatnika składek, gdy ten nadal zatrudnia, powiedzmy zleceniobiorców, za których musi składać dokumenty ubezpieczeniowe. Jednocześnie przy zawieszeniu lub wznowieniu działalności od początku miesiąca nie ma obowiązku składania w ZUS żadnych papierów. W razie zaś zmiany aktywności w trakcie miesiąca za czas prowadzenia przedsiębiorstwa płatnik składek musi przekazać deklarację rozliczeniową ZUS DRA z wykazanymi składkami na ubezpieczenia za ten okres.

Warto przy tym pamiętać, że odwieszając działalność można podać inny niż następny dzień po upływie terminu, jaki przedsiębiorca wskazał we wniosku o zawieszenie. Pierwotnie wpisał bowiem do formularza jedynie przewidywany czas przerwy. Nie należy jednak przekraczać maksymalnego okresu przewidzianego przez ustawę, czyli 24 miesięcy.

Dane ewidencyjne określone w art. 7b ust. 2 oraz 7ba ust. 1 prawa działalności gospodarczej są jawne. Na formularzu wskazano je przez wprowadzenie ciemniejszego tła.

Wniosek można wypełnić komputerowo, na maszynie do pisania lub długopisem (wyraźnie, bez poprawek i skreśleń). Gdyby okazała się potrzebna korekta, należy wypełnić dodatkowy formularz EDG-POPR. Wszystkie daty podaje się w formacie RRRR MM DD (standard ISO 8601).

Z art. 4 ust. 1 u.s.d.g. wynika, że również spółki handlowe mogą zawiesić działalność. Ale i one muszą spełnić takie kryteria, jak przedsiębiorcy wpisani do gminnej ewidencji (przede wszystkim nie mogą zatrudniać pracowników). Wniosek o zawieszenie wpisywany jest w ich przypadku - zgodnie z art. 20c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym - do działu 6 rejestru przedsiębiorców (jest to adnotacja o dacie rozpoczęcia zawieszenia). I tu jest on bezpłatny.

Ponieważ także w spółkach handlowych chodzi o przerwę w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz w składaniu deklaracji i wpłacaniu zaliczek na podatek, dlatego wspólnik nie będzie wpłacał za siebie w trakcie zawieszenia pieniędzy do ZUS. Sama spółka kapitałowa nie musi płacić zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych. I w tych latach podatkowych, w których od początku do końca roku pozostawała w stanie faktycznego zawieszenia, jeżeli nie zdarzyło się nic, co miałoby wpływ na powstanie obowiązku podatkowego (lub jego zmianę w stosunku do lat ubiegłych), spółka nie musi prowadzić ksiąg rachunkowych. Nie ma też w takich najprostszych sytuacjach obowiązku składania w urzędzie skarbowym zeznania podatkowego ani sprawozdania finansowego.

Jeżeli umowa spółki z o.o. nie zawiera postanowień w kwestii zawieszenia działalności gospodarczej, to uchwałę w tej sprawie podejmuje zarząd bezwzględną większością głosów. Wniosek o wpis informacji o zawieszeniu (art. 22a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) powinien zawierać nazwę przedsiębiorcy (firmę), jego numer KRS, NIP, siedzibę i adres, datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wniosek sporządza się na formularzu KRS-Z62 (o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - zawieszenie/wznowienie wykonywania działalności gospodarczej). Dokumenty składa zarząd do sądu gospodarczego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wniosek jest wolny od opłat sądowych. Informacja o zawieszeniu działalności gospodarczej nie podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do wniosku o wpis informacji o zawieszeniu spółka musi dołączyć prócz oświadczenia o niezatrudnianiu pracowników oryginał uchwały o zawieszeniu działalności gospodarczej lub poświadczoną notarialnie kopię. Wniosek składa zarząd lub odpowiednio umocowani pełnomocnicy, np. prokurent (w osobowych spółkach handlowych czynią to uprawnieni do reprezentacji spółki wspólnicy).

Jeśli przed złożeniem wniosku o zawieszenie działalności nie była zgłaszana informacja o numerze REGON spółki lub o jej NIP, to do KRS-Z62 należy dołączyć także formularz KRS-ZY (numer identyfikacyjny REGON, numer identyfikacji podatkowej) oraz dokument poświadczony przez właściwy urząd lub poświadczoną notarialnie kopię potwierdzającą nadanie urzędowych numerów.

Naczelnika urzędu skarbowego należy zawiadomić na piśmie o zawieszeniu działalności przez spółkę w ciągu 7 dni od złożenia wniosku do KRS. Poza tym w razie zawieszenia lub wznowienia działalności spółka wypełnia dokumenty wyrejestrowujące, zmieniające lub korygujące jej dane jako płatnika składek. Są to druki ZUS-ZAA, ZUS-ZBA, ZUS-ZIPA, ZUS-ZWPA. Sąd rejestrowy przekazuje je odpowiedniej jednostce ZUS (zgodnie z adresem siedziby spółki). Podobne druki wypełniają wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. (wpisują swój NIP i PESEL). Wykorzystują druk ZUS-ZWUA do wyrejestrowania się z ubezpieczenia, a formularz ZUS-ZCNA używany jest dla wyrejestrowania członków rodzin. Również w takich sytuacjach formularze mogą być złożone za pośrednictwem sądu. Warto przy tym pamiętać, że jeśli do ZUS wpłynęłaby informacja o zawieszeniu działalności przez spółkę, a urząd stwierdziłby, że przedsiębiorca nie wyrejestrował z ubezpieczeń osób, za które płaci składki, wówczas ZUS powiadomiłby organ ewidencyjny oraz płatnika składek o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, czy faktycznie nastąpiło zawieszenie działalności.

Nie ma nic dziwnego w tym, że skoro przedsiębiorca ubiega się o zawieszenie, które ma złagodzić jego trudności, to nie powinien w tym czasie prowadzić normalnej aktywności ani osiągać z niej bieżących przychodów (art. 14a ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Nie jest to jednak likwidacja. Poza tym w praktyce nie zawsze udaje się zatrzymać działającą firmę z dnia na dzień, wygaszając od razu całe jej funkcjonowanie. Dlatego w ustawie (art. 14a 4 pkt 1 - 6 u. s.d.g.) zapisano, co przedsiębiorcy wolno w tym okresie czynić bez negatywnych konsekwencji (polegających np. na nieuznaniu przez administrację podatkową zawieszenia za skuteczne). Tak więc ma on prawo dokonywać wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wolno mu więc płacić czynsz czy wnosić opłaty za media (tym bardziej że ich część nie wiąże się z bieżącym zużyciem). Przedsiębiorca powinien też przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia przedsiębiorstwa (np. jeśli termin zapłaty za usługę wykonaną kilka miesięcy wcześniej przypadł na okres zawieszenia). Nie zabroniono mu również osiągania przychodów finansowych (także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem działalności). Są to odszkodowania, kary umowne, odsetki itd. Przedsiębiorca ma również prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. I tu pojawiają się wątpliwości, jak należy rozumieć tę ostatnią kategorię. Otóż wyposażenie powinno być w zasadzie pojmowane jako środki obrotowe. Wszak obok środków trwałych przedsiębiorca często posiada również prawa majątkowe określane jako wartości niematerialne i prawne (m.in. know-how, patenty, wynalazki). Są one - także z podatkowego punktu widzenia - czym innym niż środki trwałe. Można przy tym uznać, że nie jest dopuszczalne zbywanie w czasie zawieszenia działalności wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ nie wylicza ich art. 14a ust. 4 pkt 3 u.s.d.g., choć tego rodzaju zróżnicowanie wydaje się - gdyby stosować wykładnię celowościową - niedopatrzeniem ustawodawcy.

Nie może również przedsiębiorca w okresie zawieszenia firmy zrezygnować z wykonywania wszelkich obowiązków nakazanych przepisami prawa. I niejako dla porządku zapisano, że w tym czasie ma on prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością wykonywaną przedtem, a także że może zostać poddany kontroli (na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców prowadzących aktywnie przedsiębiorstwo - art. 14a ust. 4 pkt 7).

Skoro więc przedsiębiorstwo po wznowieniu działalności powinno mieć wszystkie właściwości sprzed jej wygaszenia, to trzeba pamiętać, że umowy, które trwają, muszą być wykonywane (chyba że za porozumieniem stron można wstrzymać ich realizację). Jest to skutek tego, że zawieszenie jest czynnością z zakresu prawa publicznego. Z zasady nie powinno wobec tego wpływać na stosunki cywilnoprawne (prywatnoprawne). Dlatego jeżeli firma umówiła się na dostawy, powinna je zrealizować, żeby nie stracić klienta i nie musieć płacić kar umownych albo nie ponosić odpowiedzialności na zasadach ogólnych za niewykonanie zobowiązania. Przedsiębiorca ma też prawo pozbyć się zapasów. Musi się jednak powstrzymać od promowania swoich usług i od zabiegania o nowych kontrahentów. Nie ma również najczęściej dowolności w spłacie kredytów, pożyczek czy rat leasingowych. Wskutek tego, mimo zawieszenia, trzeba przelewać ustalone wcześniej kwoty. To samo dotyczy czynszu dzierżawnego, czynszu najmu itd. Zasada działa zresztą w dwie strony. Jeżeli bowiem przedsiębiorca zawieszający działalność jest wynajmującym, to mimo ograniczenia aktywności powinien przyjmować należności. Nie wykluczone jest też, że będzie musiał poczynić jakieś nakłady, np. na zachowanie rzeczy należących do przedsiębiorstwa w dobrym stanie. Takie wydatki będzie musiał księgować. I jeśli uzyska przychód, to zapłaci podatki. Co jednak najważniejsze, zasadą jest, że wszystkie operacje, które można uznać z podatkowego punktu widzenia za czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów - mimo zawieszenia działalności - wolno zaliczać do kosztów podatkowych. Będą to więc np. wydatki na utrzymanie lokali i budynków związanych z oprowadzeniem przedsiębiorstwa, podatki od nieruchomości czy opłaty za użytkowanie wieczyste, za prowadzenie rachunków bankowych, opłaty licencyjne czy za koncesje i zezwolenia.

Mimo wątpliwości zainteresowanych i wobec braku orzecznictwa w tej sprawie eksperci przyjmują, że raty leasingowe, które przedsiębiorca musi płacić np. za samochody, komputery czy maszyny produkcyjne (należące do zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia, które trzeba wykonywać), są kosztem uzyskania przychodów podatnika. Będzie on musiał uwzględnić je w rozliczeniu rocznym. W leasingu operacyjnym bowiem, którego istota sprowadza się do tego, że amortyzacji dokonuje finansujący, a rata leasingowa stanowi koszt korzystającego, zawieszenie działalności przez tego ostatniego nie zmienia wynikającego z wcześniejszej umowy obowiązku spłat. W leasingu finansowym korzystający jest uprawniony do dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Niemniej będzie ponosił koszty w postaci odsetkowej części raty i jak w leasingu operacyjnym będzie zaliczał je do kosztów podatkowych.

Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej. Muszą w niej być rozliczane dopuszczalne w tym okresie transakcje (np. zbycie własnych środków trwałych). Także podatnicy ryczałtowcy są obowiązani prowadzić w czasie zawieszenia ewidencję przychodów, choć nie muszą wpłacać zaliczek na ten podatek. Niemniej ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z okresu zawieszenia podatnik musi obliczyć i wpłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu czy kwartale, w którym wznowił aktywność. Jeśli natomiast wznowienie działalności następuje w ostatnim miesiącu roku podatkowego, podatnik musi dokonać rozliczenia i wpłacić fiskusowi należność do 31 stycznia następnego roku.

Także czynni podatnicy VAT nie muszą - co do zasady - składać deklaracji VAT-7 lub VAT-7K za okresy rozliczeniowe, w których zawiesili działalność.

Ponieważ wznowienie działalności jest możliwe tylko na wniosek, to upływ maksymalnego, dwudziestoczteromiesięcznego okresu zawieszenia nie powoduje automatycznie uaktywnienia firmy. Jeżeli zatem przedsiębiorca wpisany do gminnej ewidencji nie złoży stosownego formularza EDG-1, to zostanie wezwany w trybie art. 7e ust. 1a prawa działalności gospodarczej, w terminie trzydziestodniowym, do zgłoszenia informacji o wznowieniu. A jeśli nie uczyni zadość temu monitowi, na podstawie art. 7e ust. 1 pkt 5 p.d.g. zostanie wykreślony z ewidencji.

W przypadku spółek handlowych po dwudziestu czterech miesiącach zawieszenia, jeżeli nie zostanie złożony wniosek do KRS o wpis informacji o wznowieniu działalności, sąd wszczyna postępowanie, o którym mowa w art. 24 ustawy o KRS. Wzywa przedsiębiorcę do złożenia niezbędnych dokumentów w terminie 7 dni. Brak odpowiedzi w tym czasie spowoduje nałożenie grzywny na osoby zarządzające spółką (np. na wspólników spółki jawnej czy na zarząd spółki z o.o.). W razie niezastosowania się do monitu sąd nakłada grzywnę przewidzianą w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W wypadku osobowych spółek handlowych możliwe jest następnie nawet ich rozwiązanie i ustanowienie likwidatora na podstawie art. 25 ustawy o KRS. Odwołanie od takiej decyzji można złożyć w ciągu 14 dni od jej doręczenia.

Wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i opłacają składki do ostatniego dnia miesiąca, w którym zostało zgłoszone zawieszenie działalności gospodarczej oraz od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym zgłoszono wznowienie aktywności spółki. Niemniej mogą złożyć wniosek o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym za czas, w którym nie podlegają ubezpieczeniom społecznym.

Jeżeli wniosek dotyczy zawieszenia działalności gospodarczej, to formularz EDG-1 należy wypełnić jedynie w części. Chodzi o rubryki i pola: 01.3, 02, 03.1, 04, 05, 06, 07, 08, 10 oraz 21.

Tak więc

● 02-05 to wskazanie właściwego urzędu gminy lub miasta, urzędu skarbowego, urzędu statystycznego oraz jednostki ZUS, 06 zawiera numer wpisu w ewidencji,

● 07 pokazuje dane identyfikacyjne prowadzącego działalność,

● 08, 10 wymagają wpisu danych adresowych i oznaczenia przedsiębiorcy.

W rubryce 21 składa się oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników (w polu 3) i wskazuje się datę rozpoczęcia zawieszenia (pole 1), a także przewidywany okres zawieszenia w miesiącach (pole 2).

Gdy wniosek jest zgłoszeniem wznowienia aktywności gospodarczej, to wypełnia się w EDG-1 rubryki i pola: 01.4, 02, 03.1, 04, 05, 06, 07, 08, 10 oraz 22. Więc - poza tymi, które dotyczą zawieszenia, 01 to wyszczególnienie rodzaju wniosku, a pole 4 - wniosek o wpis informacji o wznowieniu działalności gospodarczej. Rubryka 22 zawiera informację o ponownym uruchomieniu firmy od określonej daty.

Nie wolno jednak w czasie zawieszenia dokonywać odpisów amortyzacyjnych dla składników majątku w tym okresie niewykorzystywanych. Nie podlegają one amortyzacji od miesiąca następującego po tym, w którym zawieszenie nastąpiło. Natomiast po odwieszeniu firmy przedsiębiorca będzie kontynuował amortyzację wybraną na początku metodą.

Niedopełnienie któregokolwiek z zapisanych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej obowiązków skutkuje tym, że nie można uznać, iż działalność została zawieszona. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie korzysta z dobrodziejstwa zawieszenia. Ma wszelkie obowiązki związane ze standardowym prowadzeniem firmy.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Art. 14a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.)

Art. 7b - 7ba, art. 7d, art. 7e ust. 1a ustawy z 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. nr 101, poz. 1178 ze zm.)

Rozporządzenie z 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz.U. nr 50, poz. 399)

Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2006 r. nr 225, poz. 1635 ze zm.)

Art. 36a ust. 2 - 4, art. 43 ust. 5a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)

Ustawa z 15 września 2000 r. - kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.)

Art. 20 c - d oraz 24 - 25 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186)