Uwierzytelnianie dokumentów łatwiejsze

Aby zarejestrować dokumenty urzędowe w innym państwie członkowskim lub po prostu móc się nimi posługiwać, prowadząc działalność gospodarczą za granicą, przedsiębiorcy muszą spełniać wiele formalności. Polegają one głównie na wcześniejszym wydaniu przez właściwy organ państwowy poświadczenia autentyczności dokumentu. Może to być uzyskanie odpisu czy pieczęci lub potwierdzonego tłumaczenia.

Przyjęta w lutym rezolucja ustawodawcza Parlamentu Europejskiego w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie przyjmowania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej zapowiada zniesienie niektórych z dotychczasowych obowiązków. Po wejściu w życie planowanych regulacji przedsiębiorcy nie będą musieli oznaczać dokumentów m.in. klauzulą apostille. Zwolnieni będą również od obowiązku przedstawiania uwierzytelnionych, czyli potwierdzonych notarialnie tłumaczeń.

- Organy będą musiały przyjmować przedstawiane im dokumenty urzędowe, wydane przez organy innego państwa członkowskiego lub przez organy unijne, bez legalizacji lub bez apostille - wyjaśnia dr Bartosz Kucharski, adwokat z kancelarii Goński & Kucharski Adwokaci w Łodzi.

Tak samo będzie za granicą. Organy innych państw będą zobowiązane do uznania dokumentu wydanego przez polski urząd bez dodatkowych zaświadczeń. Uwierzytelnienia nie będą wymagały m.in. prawo własności nieruchomości, dokumenty potwierdzające status prawny i reprezentację spółki czy przedsiębiorstwa. Zwolnieniem z formalności objęte zostaną także pisma dotyczące zobowiązań podatkowych oraz statusu celnego majątku.

Poświadczanie

- Obecnie w przypadku państw, które są stroną konwencji haskiej z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz.U. z 2005 r. nr 112, poz. 938), należy uzyskać klauzulę apostille. Jeżeli zaś dokumenty mają być przeznaczone do obrotu w państwach niebędących stroną powyższej konwencji, należy skorzystać z usług legalizacyjnych - wskazuje mecenas Kucharski.

Czym jest apostille

- Apostille to sporządzana według wzoru załączonego do konwencji adnotacja dokonywana na dokumencie lub odrębnym dokumentem - tłumaczy mecenas Jarosław Szczepaniak, adwokat w Derdzikowski, Szczepaniak, Jakubiec Adwokackiej Spółce Partnerskiej.

Poświadczenie dokumentów wiąże się z wieloma uciążliwymi formalnościami. W Polsce uzyskanie potwierdzenia w postaci apostille oznacza wizytę bądź przesłanie dokumentów do działu legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Może to trwać nawet kilka tygodni, a koszty rosną wraz z liczbą przedstawianych dokumentów. Przyjęta rezolucja ma zlikwidować obowiązek uzyskania wspomnianej klauzuli.

- Dziś przedsiębiorcy występują o nadanie apostille na dokumentach urzędowych, by potwierdzić ich autentyczność w toku rozmaitych postępowań toczących się przed sądami lub organami administracji innych państw - wyjaśnia Marcin Rębowski, adwokat prowadzący Kancelarię Adwokacką w Łodzi.

- Ale niekiedy niezbędne jest jeszcze wcześniejsze uwierzytelnienie dokumentów, np. w urzędzie lub sądzie. Wymienione czynności zabierają czas, a przy próbie poświadczenia dużej liczby dokumentów rosną też koszty - wskazuje mecenas.

Takie dodatkowe obostrzenia dotyczą np. dokumentów handlowych. Muszą one zostać wcześniej potwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą lub jeden z jej regionalnych oddziałów. Legalizacji wykonywanej przez KIG nie należy jednak mylić z tą dokonywaną przez resort spraw zagranicznych.

- Ten tryb uwierzytelniania dotyczy dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego w państwach niebędących stroną wspomnianej już konwencji haskiej - wyjaśnia mec. Szczepaniak.

Tłumaczenia

- Rewolucyjnym postulatem wydaje się być propozycja stworzenia dla określonych dokumentów urzędowych wielojęzycznych formularzy standardowych Unii Europejskiej. Po wejściu w życie rezolucji nie będą one wymagały specjalnego uwierzytelniania, posiadając w sobie formalną moc dowodową - podkreśla Jarosław Szczepaniak.

Standardowe formularze zlikwidują obowiązek tłumaczenia niektórych z dokumentów, np. dotyczących przedstawicielstwa spółki. Weryfikowałyby one określony w nim status prawny bez konieczności jego tłumaczenia, bowiem w każdym kraju w tej samej rubryce znajdowałaby się ta sama kategoria informacji.

Regułą ma być też traktowanie kopii dokumentów tak jak ich oryginałów. Bo dziś zasadą jest, że do uwierzytelnionego tłumaczenia trzeba dołączać oryginał, a to bywa kłopotliwe, zwłaszcza gdy przedsiębiorca działa w więcej niż dwóch krajach. Kopie mają być traktowane w obrocie między państwami członkowskimi UE tak jak nieuwierzytelnione tłumaczenia.

Fałszerstwa

Rezolucja przewiduje jednak także wentyl bezpieczeństwa na wypadek sytuacji rodzących podejrzenie nadużycia.

- W przypadku kiedy wystąpią uzasadnione wątpliwości co do poprawności lub jakości tłumaczenia, organ będzie mógł żądać tłumaczenia uwierzytelnionego - wskazuje mecenas Szczepaniak.

Dodatkowo ograny państw członkowskich będą mogły się ze sobą porozumiewać za pośrednictwem istniejącego już systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym.

- Nie sądzę, żeby po wprowadzeniu nowych przepisów urzędy zostały zalane masą nieautentycznych dokumentów zagranicznych, jednak nie można wykluczyć, że pojawią się osoby chcące wykorzystać nowe możliwości w sposób sprzeczny z prawem. W chwili obecnej nie sposób przewidzieć skutków tej regulacji - dodaje mecenas Rębowski.

Ale cel jest oczywiście słuszny.

- Zmiany mają doprowadzić do ułatwienia korzystania przez przedsiębiorców ze swobody działalności gospodarczej w innych krajach Unii Europejskiej - wskazuje dr Kucharski.

Przyjęte przez Europarlament regulacje musi potwierdzić jeszcze Rada. Następnie państwa członkowskie będą musiały implementować nowe przepisy do swoich porządków prawnych.

73 proc. Europejczyków uważa, że należy usprawnić obieg dokumentów (źródło: Eurobarometr)

Poświadczenia nie będą wymagały m.in. akty własności nieruchomości

@RY1@i02/2014/033/i02.2014.033.18300040b.803.jpg@RY2@

Jak obecnie uzyskać apostille i poddać dokument legalizacji

Joanna Kowalska

 joanna.kowalska@infor.pl