Jak sporządzić umowę najmu, by nie przegrać sporu w sądzie

Do umowy najmu warto dołączyć tzw. protokół przekazania. Wynajmujący wyszczególnia w nim przedmioty, które pozostawia w mieszkaniu, aby mógł je używać najemca. Chodzi tu przede wszystkim o meble, lodówkę, pralkę, dywan, odkurzacz itd.

W protokole przekazania należy je dokładnie opisać, wskazując markę oraz określić stopień zużycia. Jeżeli są to przedmioty nowe, które do tej pory nie były używane, to wówczas należy zrobić na ten temat wzmiankę. Protokół przekazania muszą podpisać obie strony umowy, czyli wynajmujący i najemca. Natomiast w umowie należy zaznaczyć, że stanowi on załącznik do niej.

Oprócz tego jeszcze przed zawarciem umowy strony powinny określić ustnie sposób korzystania z mieszkania, szczególnie wówczas, gdy najemca jest właścicielem zwierząt i chce je trzymać w domu.

Art. 659 - 679 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Jeżeli strony dodatkowo umówiły się co do możliwości dodatkowego korzystania z ogrodu, piwnicy, a także innych pomieszczeń gospodarczych znajdujących się na terenie nieruchomości, to wówczas należy informacje na ten temat ująć w umowie najmu. Prawidłowo sporządzona umowa powinna zawierać dodatkowe pozwolenia dla najemcy. Na przykład można w niej zawrzeć również pozwolenie na trzymanie w mieszkaniu psa, kota albo innych zwierząt, a nawet na prowadzenie w budynku własnej działalności gospodarczej przez najemcę. Należy wówczas szczegółowo określić, jaka to będzie działalność.

Art. 659 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Umowa najmu nieruchomości zawarta na czas dłuższy niż rok powinna zostać sporządzona na piśmie natomiast na okres krótszy może być zawarta w każdej formie, nawet dorozumianej, na przykład ustnej. Radzimy ją sporządzić przynajmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i własnoręcznie podpisanych przez obie strony i ich pełnomocników. W takim przypadku po jednym egzemplarzu otrzymuje każda strona. Natomiast w razie podpisania umowy przez pełnomocnika należy do niej dołączyć pełnomocnictwo.

W umowie strony podają przede wszystkim swoje dane, czyli imię, nazwisko, adres, numer PESEL albo NIP. Wynajmujący powinien oświadczyć, że jest właścicielem lokalu, bądź też wskazać inne prawa, jakie ma do niego (np. jest jedynym spadkobiercą i sąd już wydał postanowienie o nabyciu przez niego spadku). Oprócz wysokości należnego czynszu i sposobu jego płatności strony powinny określić również dodatkowe zobowiązania finansowe najemcy: za energię elektryczną, ciepłą i zimną wodę, odprowadzanie ścieków, korzystanie z telefonu itd.

Aby uniknąć nieporozumień po zakończeniu umowy najmu, należy w niej wskazać uprawnienia i obowiązki stron, np. dotyczących bieżącej konserwacji lokalu. Przede wszystkim trzeba zobowiązać najemcę, aby używał mieszkania zgodnie z jego przeznaczeniem i bez zgody wynajmującego nie wprowadzał do niego żadnych zmian (np. nie postawił dodatkowej ścianki działowej) i nie podnajmował go innym osobom.

Istotnym elementem umowy jest też wskazania okresu, na jaki została zawarta. Może to być czas oznaczony lub nieoznaczony. Uregulować można również sposób rozwiązania umowy (kto i kiedy może ją wcześniej wypowiedzieć), długość okresu wypowiedzenia oraz ewentualną możliwość automatycznego przedłużenia.

Art. 668, 669, 672 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Pod rygorem nieważności umowę najmu okazjonalnego należy sporządzić na piśmie. Nie może więc zostać sporządzona w formie ustnej, bo nie będzie ważna. W dodatku niektóre załączniki dołączone do umowy muszą być sporządzone przez notariusza. Pod rygorem nieważności nie można ich dołączyć w innej formie.

W umowie o najem okazjonalny podajemy te same informacje dotyczące stron jak wówczas gdy zawieramy tzw. zwykłą umowę najmu. Podajemy imiona i nazwiska stron, adresy, numery dowodu tożsamości, PESEL i NIP, dokładny adres lokalu, wysokość czynszu, termin jego płatności, sposób regulowania dodatkowych opłat za gaz, prąd, wodę, telefon, internet. Dodatkowo można uregulować też odpowiedzialność za opłaty za drobne naprawy w lokalu. Oprócz tego wskazać również przyczyny, na podstawie których można wypowiedzieć najem.

W umowie o najem okazjonalny zawsze należy podać, na jaki okres została zawarta. Ten element umowy różni ją od innych umów najmu. Uzasadniony jest tym, że umowę o najem okazjonalny wolno zawrzeć najwyżej na 10 lat. Natomiast po upływie tego okresu z tym samym najemcą można zawrzeć kolejną umowę o najem okazjonalny.

Art. 659-692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Załączniki do umowy o najem okazjonalny to:

● oświadczenie najemcy o tym, że podda się egzekucji, opróżni oraz wyda mieszkanie w terminie, który wskaże mu wynajmujący. Powinno zostać sporządzone w formie aktu notarialnego,

● wskazanie lokalu, w którym najemca zamieszka po wykonaniu egzekucji (ten załącznik składa najemca w formie oświadczenia, ale informację o tym lokalu można zawrzeć także w umowie najmu),

● oświadczenie osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu, w którym wyraża ona zgodę na zamieszkanie w nim najemcy po opuszczeniu przez niego wynajmowanego lokalu na podstawie umowy o najem okazjonalny. Wynajmujący może domagać się, aby to oświadczenie zostało sporządzone z podpisem notarialnie poświadczonym.

Dołączenie do umowy tych dokumentów leży w interesie wynajmującego, gdyż na ich podstawie uniknie procesu o eksmisję najemcy, który na przykład zalega z płaceniem czynszu. W dodatku, gdy najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym w swoim oświadczeniu mieszkaniu, ma obowiązek w ciągu 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o tym, poinformować wynajmującego i wskazać mu adres innego mieszkania, do którego może się przeprowadzić. Powinien wówczas przynieść też nowe oświadczenie od osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu w sprawie wyrażenia zgody na jego zamieszkanie.

Art. 659-692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl