Jak rozlicza nakłady wynajmujący z najemcą

W uniknięciu późniejszych sporów pomóc może precyzyjne uregulowanie w umowie najmu takich kwestii, jak: kto będzie właścicielem nakładów, co się stanie z nakładami po zakończeniu okresu najmu oraz kto i kiedy ponosi koszty ich wykonania, kto dokonuje ich amortyzacji.

W większości przypadków kwestię własności nakładów rozstrzygają przepisy prawa: jeśli zmiany wprowadzone przez najemcę stają się tzw. częścią składową budynku lub lokalu (jest połączone z budynkiem lub lokalem w taki sposób, że nie może zostać odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości lub odłączanego elementu), wówczas z mocy prawa staje się własnością właściciela budynku lub lokalu (wynajmującego). W innych przypadkach, gdy jakiś element nakładów nie będzie częścią składową - strony będą mogły w umowie najmu ustalić, czyją stanie się on własnością.

Umowa najmu powinna rozstrzygać, czy po zakończeniu okresu najmu najemca zobowiązany jest usunąć poczynione przez siebie nakłady, czy też ma je pozostawić w najmowanych pomieszczeniach. Nakłady wiążą się z koniecznością poniesienia, często wysokich, kosztów ich wykonania. Określając w umowie najmu zasady ich ponoszenia przez strony, należy mieć na uwadze przede wszystkim konsekwencje podatkowo-księgowe.

Nie zawsze konieczne jest trzymanie się zasady, że koszty zmian przedmiotu najmu ponosi ta strona, która staje się ich właścicielem. Strony mogą bowiem się umówić, że nakłady sfinansowane przez najemcę mogą bowiem stanowić tzw. inwestycję w obcym środku trwałym. Dzięki temu po sfinansowaniu nakładu, stającego się własnością wynajmującego (np. dlatego, że jest on częścią składową budynku lub lokalu), najemca może dokonywać jego amortyzacji i w ten sposób uwzględniać go w swoich rozliczeniach podatkowych.

Jeśli po zakończeniu okresu najmu nakłady sfinansowane przez najemcę mają pozostać w przedmiocie najmu, warto określić w umowie, czy wynajmujący ma zwrócić najemcy ich wartość. Należy przy tym wziąć pod uwagę wartość takich nakładów w momencie zakończenia okresu najmu, w szczególności ich amortyzację dokonaną w okresie najmu.

Tak określona wartość ulepszeń przedmiotu najmu na dzień zakończenia obowiązywania umowy najmu może stanowić podstawę rozliczeń pomiędzy wynajmującym a najemcą. Ewentualne postanowienia umowy, zgodnie z którymi najemca zobowiązany jest pozostawić w przedmiocie najmu dokonane ulepszenia bez możliwości żądania od wynajmującego zwrotu ich wartości, należy bardzo uważnie rozważyć także z podatkowego punktu widzenia, zwłaszcza wobec możliwych konsekwencji podatkowych dla wynajmującego.

Zdarza się także, że strony, zawierając umowę najmu, nie regulują w niej w żaden sposób zagadnień wskazanych powyżej. W takiej sytuacji ich rozliczenia w związku z dokonanymi nakładami w postaci ulepszeń przedmiotu najmu określa art. 676 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący - w braku odmiennego uregulowania tego zagadnienia w umowie najmu - może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

W przypadku wybrania przez wynajmującego drugiej z możliwości wskazanych w tym przepisie najemca zobowiązany będzie usunąć na własny koszt z przedmiotu najmu ulepszenia dokonane przez niego w trakcie najmu.

@RY1@i02/2011/076/i02.2011.076.210.006b.001.jpg@RY2@

Łukasz Zwiercin, prawnik, Zespół Prawa Nieruchomości Kancelarii Salans

Łukasz Zwiercan

prawnik, Zespół Prawa Nieruchomości Kancelarii Salans

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).