Umowę należy dostosować do konkretnego projektu IT

1 W jaki sposób należy skonstruować umowę o dostawę sprzętu i aplikacji informatycznych, by nie narażała ona przedsiębiorców na ryzyko sporów prawnych?

Umowy z dostawcami reprezentującymi branżę IT mogą przybrać różny kształt - w zależności od potrzeb. Najpopularniejsza jest umowa o świadczenie usług. Stanowi ona podstawę dla większości projektów informatycznych w przedsiębiorstwach. Na rynku IT można się spotkać z trzema modelami umów na świadczenie usług informatycznych. Pierwszy występuje wówczas, gdy każdy projekt dotyczący usług IT zawierany jest kompleksowych umowach, konstruowanych odrębnie dla każdego przedsięwzięcia informatycznego. Podstawową jego wadą jest konieczność uzgadniania przy realizacji każdego kolejnego projektu wszystkich postanowień umowy od początku.

Z drugim modelem tej umowy mamy do czynienie, gdy podstawowe kwestie prawne i finansowe zawierane są w podstawowej części umowy. Natomiast kwestie techniczne czy też inne, szczegółowo odnoszące się do zakresu wykonywanych usług IT, wydzielane są do odrębnych załączników umowy. Dzięki temu sama umowa jest przejrzysta i czytelna dla uczestników projektu informatycznego. Natomiast zainteresowani szczegółami technicznymi bądź też harmonogramem danego projektu mogą sięgnąć do odpowiednich załączników. Taka konstrukcja umowy ułatwia również negocjowanie kolejnych projektów informatycznych - przy dobrej woli stron jedynie załączniki stają się tu przedmiotem negocjacji.

Trzecim modelem umowy o świadczenie usług informatycznych jest umowa ramowa, która reguluje wzajemne relacje prawne, finansowe i projektowe stron. Szczegółowe kwestie odnoszące się do poszczególnych projektów informatycznych regulowane są tu w bardzo krótkich umowach wykonawczych (szczegółowych). Powinny one regulować jedynie zakres danego projektu, czas trwania i wynagrodzenie - w pozostałej części stosunki między stronami reguluje umowa ramowa.

2 Czy w każdym przypadku, gdy ustalane są warunki współpracy z dostawcami sprzętu IT, sprawdza się umowa o świadczenie usług?

Nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie. Typowe wdrożenie informatyczne, w którym dostawca odpowiada za efekt końcowy (gotowy produkt), zasadniczo nie powinno być regulowane umową o świadczenie usług. W tego typu przypadkach umowa powinna raczej mieć kształt umowy o dzieło lub umowy mieszanej. Kwalifikacja prawna umowy łączącej strony projektu informatycznego jest bardzo istotna, chociażby z tego powodu, że różne są uprawnienia (i obowiązki) stron w umowach o dzieło lub w umowie o świadczenie usług. Przed rozpoczęciem prac nad konstrukcją umowy IT warto przeanalizować wszystkie korzyści, jakie wynikają z przybrania przez nią kształtu umowy o dzieło czy umowy o świadczenie usług.

Zakup i wdrożenie rozwiązań informatycznych powinny mieć za podstawę umowę, która odpowiada naturze stosunku prawnego i daje poczucie komfortu prawnego stronom.

W sytuacji kiedy wdrożenie przeprowadza zamawiający - sam lub z udziałem innego dostawcy wspierającego go w tym procesie - warto zastosować umowę o świadczenie usług (umowę konsultingową). Tego rodzaju kontrakt zakłada bowiem wsparcie konsultantów dostawcy. Inna nieco sytuacja występuje wtedy, gdy dostawca ma wykonać określone prace konsultingowe w celu sporządzenia raportu. W takim modelu trudno jednoznacznie stwierdzić, czy jest to umowa o dzieło czy też umowa o świadczenie usług, czy sam raport jest owym dziełem będącym przedmiotem umowy, czy też jedynie skutkiem świadczenia prac (usług) konsultingowych. Wówczas można mówić o umowie mieszanej, ze wszystkimi skutkami prawnymi wynikającymi z takiego kształtu kontraktu.

Trzeba starannie dopasować umowę do faktycznych działań podejmowanych przez zamawiającego i dostawcę. Na szczególną uwagę zasługują wszelkiego typu umowy serwisowe (maintenance) czy umowy outsourcingowe. Co do zasady również one będą się opierać na konstrukcji umowy o świadczenie usług. W obu tych przypadkach mogą się jednak pojawiać elementy dodatkowe przy serwisie, np. drobne dzieła (prace dodatkowe), zaś w przypadku outsourcingu - postanowienia związane ze sprzedażą lub najmem sprzętu czy przejmowaniem pracowników.

3 Jakie zagadnienia przede wszystkim powinny być uregulowane w umowie o świadczenie usług?

Kwestią podstawową jest określenie obowiązku starannego działania ze strony wykonawcy, a nie zobowiązania do wypracowania przez niego określonego rezultatu. Mechanizm wzajemnych rozliczeń stron w takich umowach dokonywany jest na podstawie świadczenia usług w uzgodnionych okresach rozliczeniowych (często miesięcznych). Zasadą jest płacenie za dany okres świadczenia usługi, a nie za osiągnięcie wskazanego z góry efektu.

4 Jakie mogą być konsekwencje zawarcia umowy o świadczenie usług?

Najistotniejszym problemem jest kwestia potencjalnej nietrwałości kontraktu. Wynika to z brzmienia art. 746 kodeksu cywilnego, który stanowi, że dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom. Jeżeli zaś wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Kolejny ustęp tego artykułu stanowi, iż przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednak gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę.

5 Czy w kontrakcie nie można zrzec się uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów?

Nie ma takiej możliwości. Przepisy dotyczące zlecenia stosuje się odpowiednio do umowy o świadczenie usług. W konsekwencji zarówno zleceniodawca jak i zleceniobiorca ma możliwość wypowiedzenia umowy z ważnych powodów w każdym czasie i nie jest przy tym odpowiedzialny za szkodę. Uprawnienie to zostało przez ustawodawcę uznane za bardzo istotne. Wyrazem tego jest brak możliwości umownego zobowiązania się do wypowiedzenia takiej umowy z ważnych powodów. O ile nie budziłoby to aż takich kontrowersji w przypadku umów zawieranych na czas nieoznaczony (tego rodzaju umowy są co do zasady wypowiadalne), to taki problem pojawia się przy umowach na czas oznaczony (np. okres 3 lat). Ten drugi przypadek jest typowy dla umów serwisowych czy umów outsourcingowych. Konstrukcja tego rodzaju umów jest dość oczywista dla klasycznego zlecenia, gdzie zasadą jest stosunek zaufania pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. W umowie serwisowej czy outsourcingowej, kiedy obie strony inwestują bardzo dużo w zrealizowanie kontraktu, tego rodzaju postanowienia rzeczywiście narażają je na duże ryzyko. Kluczowa jest wykładnia tego, co ustawodawca faktycznie ustalił pod pojęciem "ważne powody". Orzecznictwo sądowe i poglądy doktryny wiążą je zarówno z przyczynami umownymi (np. jej naruszenie), jak i z kwestiami niejako podmiotowymi (dotyczącymi stron umowy), jak np. utrata zaufania do kompetencji drugiej strony. Tego rodzaju założenie nie jest całkowicie absurdalne w przypadku umów zakładających daleko idącą współpracę stron, np. przy umowie outsourcingu całego systemu IT. W praktyce jednak (z uwagi na pewną nieostrość tego pojęcia) lepszym rozwiązaniem jest powiązanie poziomu zaufania z mierzalnymi parametrami, np. skutecznością w usuwaniu błędów. Pozwala to w pewnej mierze uniknąć sporu w tym zakresie. Co do zasady dopuszczalne jest bowiem (choć są spory co do tej kwestii) zarówno wprowadzenie terminu wypowiedzenia, jak i ograniczenia listy ważnych powodów, np. do przypadku naruszenia umowy.

6 W jakim zakresie taka umowa zabezpiecza wydatki i zobowiązania zleceniobiorcy?

Obowiązek zwrotu wydatków zleceniobiorcy poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia - i to z odsetkami ustawowymi - od daty ich poniesienia jest kolejnym ryzykiem, które towarzyszy klasycznym umowom-zleceniom (art. 742 k.c.). W interesie firmy jest zatem wyraźne zakreślenie kwestii kosztów i wynagrodzenia, np. przez wskazanie, że koszty wykonywania umowy są ujęte w wynagrodzeniu, lub wyraźne wskazanie, jakie koszty i w jakim trybie oraz zakresie są pokrywane przez firmę.

7 Czy zleceniobiorca może korzystać z usług podwykonawców przy realizacji kontraktu?

Z art. 738 kodeksu cywilnego wynika, że zleceniobiorca może wykorzystywać podwykonawców tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W praktyce zatem dla umów w branży IT, które są umowami o świadczenie usług - lub dla bezpieczeństwa - umowami mieszanymi, prawo skorzystania z pomocy podwykonawcy powinno być wyraźnie zastrzeżone w umowie. W pewnym zakresie problematyczna jest kwestia tzw. freelancerów. Formalnie są oni podwykonawcami, ale można również bronić tezy, że rynek IT wykształcił już zwyczaj korzystania z tego rodzaju podwykonawców, a w takiej sytuacji wyraźna zgoda w umowie nie jest konieczna. Dla bezpieczeństwa prawnego i na wypadek ewentualnego sporu sądowego lepiej tę kwestię w umowie uregulować.

8 Jakie inne ryzyka prawne wynikają z niewłaściwej konstrukcji umowy o zakup i wdrożenie rozwiązań informatycznych?

Często spotykanym problemem w sektorze IT - niezależnie od tego, czy to jest dzieło, czy umowa o świadczenie usług - jest pomijanie lub niedostateczne regulowanie kwestii praw autorskich. W przypadku umów o świadczenie usług wynika to z przekonania, że wskutek wykonania kontraktu nie powstają utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Jest to założenie mocno ryzykowne. Najczęściej stosowane umowy serwisowe dotyczą zwykle aktualizowania lub przygotowywania kolejnych wersji systemu informatycznego. A więc odnoszą się one do nowego oprogramowania i związanej z nim nowej dokumentacji, np. w związku z modyfikacjami, jakie wprowadziła nowa wersja oprogramowania. Dodatkowo strony często pomijają regulacje związane z rozliczeniem stron na wypadek rozwiązania (odstąpienia/wypowiedzenia) umowy, możliwością zmiany (modyfikacji) przedmiotu umowy czy określenia mechanizmów wewnętrznej komunikacji stron w projekcie informatycznym. Wreszcie w umowach często brakuje precyzyjnych postanowień dotyczących zakresu odpowiedzialności stron.

@RY1@i02/2012/006/i02.2012.006.215000700.802.jpg@RY2@

wojciech górski

Bartosz Tomaszewski, radca prawny współpracujący z kancelarią Baker & McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy

Rozmawiał Krzysztof Polak