W jaki sposób napisać dobrą umowę o obsługę public relations

Usługi public relations (PR) cieszą się wśród polskich przedsiębiorców coraz większą popularnością. Firmy podpisują więc umowy o ich świadczenie zarówno z profesjonalnymi agencjami PR, jak i freelancerami. Umowa o obsługę PR ma charakter cywilnoprawny. Jej poszczególne postanowienia powinny być dostosowane do charakteru współpracy, a mianowicie czy będzie to kompleksowa obsługa przedsiębiorcy w budowaniu wizerunku jego firmy czy jednorazowy projekt. Przygotowując ją, trzeba jeszcze pamiętać o istotnej kwestii przeniesienia praw autorskich do utworów, a więc stworzonych przez agencję PR (lub jej podwykonawców) wzorów, logotypów, sloganów czy znaków graficznych.

- W interesie firmy jest zawarcie takich postanowień w umowie - przyznaje radca prawny Marcin Paczewski z kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy.

Nie zawsze w kodeksie

Ze specjalistą od PR przedsiębiorca może podpisać zarówno umowę o świadczenie usług (najpopularniejsza), jak i np. umowę o dzieło.

Regulacje dotyczące pierwszej z nich nie są zawarte w kodeksie cywilnym. Jednak zgodnie z zasadą swobody kontraktowania strony mogą zawierać umowy także niewskazane w kodeksie cywilnym. W tym przypadku, zgodnie z art. 750 k.c. do umów o świadczenie usług stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

W takim kontrakcie podstawą jest:

wwyraźne określenie rodzaju i zakresu prac do wykonania przez usługobiorcę,

wtermin ich wykonania,

wwysokość wynagrodzenia,

wtermin zapłaty, wynagrodzenia (strony mogą ustalić, że będzie to określony dzień każdego miesiąca).

Na podstawie tej umowy usługobiorca zobowiązany jest do starannego wykonania usług, których się podjął, a nie do osiągnięcia określonego rezultatu, jak w przypadku umowy o dzieło.

Najważniejsze elementy

Niektóre firmy zawierają z agencjami czy specjalistami od PR umowy w podstawowym zakresie. Bardziej szczegółowe kwestie regulują zaś na bieżąco w aneksach. Inne przeciwnie - od samego początku starają się o jak największą szczegółowość. W obu przypadkach warto pamiętać, że pewne elementy umowa powinna zawierać.

Jak wskazuje mec. Marcin Paczewski, ważne jest zawarcie zapisów dotyczących:

wzasad wykonywania usług,

wwzajemnej współpracy stron przy realizacji umowy,

wzasad odpowiedzialności za ewentualne niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie umowy,

wkwestii związanych z przeniesieniem praw autorskich,

wmożliwości wypowiedzenia,

wsposób wzajemnych rozliczeń w sytuacji zakończenia współpracy.

Należy określić zakres zadań PR-owca. Standardowo będzie to:

wzarządzanie stroną internetową usługodawcy,

wdbanie o wizerunek firmy i jej produktów,

wbudowanie dobrych relacji z otoczeniem firmy,

wredagowanie i dystrybucja materiałów prasowych,

wprzygotowywanie raportów z wykonanej pracy,

wutrzymywanie kontaktów z mediami i tworzenie bazy kontaktów.

Na ostatni punkt warto zwrócić uwagę i trzeba dokładnie określić, czyją własnością będzie baza kontaktów w mediach. Często bowiem agencje PR nie udostępniają klientowi tych danych. Przeważnie firma dostaje jedynie wykaz wykorzystanych mediów.

W paragrafie dotyczącym zasad wykonywania usług warto zawrzeć rozwiązania dotyczące zakazu konkurencji. Można więc ustalić, że w trakcie trwania umowy oraz w określonym czasie od jej rozwiązania agencja PR nie będzie świadczyć usług innym firmom z tej samej branży. Strony mogą porozumieć się co do tego, że w przypadku złamania tego zakazu usługodawca będzie musiał zapłacić przedsiębiorcy określoną sumę.

Strony mogą również wpisać do umowy zasadę poufności. Wówczas będą zobowiązane do zachowania w tajemnicy zasady współpracy i wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy. Agencję PR obowiązuje również tajemnica handlowa, zgodnie z którą udostępnione jej dane i hasła dostępu są poufne.

Kolejnym ważnym punktem jest określenie odpowiedzialności za niewykonanie umowy. Jeżeli bowiem agencja PR zobowiązała się do wskazanych w umowie działań i z tego się nie wywiązała, to powinna ponieść tego konsekwencje. Agencja będzie więc odpowiadać za wyrządzone przedsiębiorcy szkody, jak i za utracone korzyści. Nie można zastrzec w umowie, że agencja nie będzie odpowiadać za szkody wyrządzone umyślnie.

Dodatkowo strony mogą zawrzeć w kontrakcie postanowienia dotyczące kary umownej. W efekcie, zgodnie z art. 483 k.c., naprawienie szkody powstałej przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Wówczas to właśnie ta kwota będzie się należeć przedsiębiorcy, bez względu na wysokość szkody.

Wynagrodzenie agencji przeważnie jest ryczałtowe. Często w umowach wpisana jest możliwość jego podwyższenia zgodnie z dodatkowymi kosztami poniesionymi przez kontrahenta. Mogą one wynikać np. z podróży służbowych w celu realizacji umowy.

W części dotyczącej wypowiedzenia stronom wolno wpisać postanowienie, na mocy którego od dnia rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia agencja PR nie będzie mogła podejmować działań skutkujących finansowym obciążeniem przedsiębiorcy. Strony mogą umówić się na uzyskanie pisemnej zgody na podjęcie takich działań.

Rozwiązanie

W końcu istotne jest porozumienie się co do rozliczeń stron w przypadku zakończenia współpracy. Przedsiębiorca powinien zapisać w umowie, że w takiej sytuacji agencja zwróci mu dokumenty, analizy lub inne materiały public relations, które zostały wykonane jako część działań przy realizacji wspólnego projektu. Agencja powinna również zobowiązać się, że nie będzie korzystać z materiałów wykorzystywanych przy budowaniu marki danego klienta w jakimkolwiek celu po rozwiązaniu umowy.

Niektóre firmy żądają też od agencji PR zabezpieczenia należytego wykonania umowy w określonej kwocie. Wówczas, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, przedsiębiorca może z tej sumy zaspokoić swoje roszczenia. Wolno mu z niej również potrącić kary umowne lub inne należności wynikające z kontraktu.

Przeniesienie praw autorskich

Aby móc swobodnie korzystać ze wzorów graficznych, loga i innych projektów chronionych prawem autorskim, korzystne dla przedsiębiorcy będzie zawarcie w umowie zapisów o przeniesieniu praw autorskich. Zgodnie bowiem z art. 52 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631), jeżeli umowa nie zastrzega inaczej, przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje przejścia autorskich praw majątkowych do utworu. Warto wskazać, że przeniesienie praw autorskich będzie dużo korzystniejsze dla przedsiębiorcy niż nabycie licencji. Ta ostatnia upoważnia bowiem jedynie do korzystania z utworu (np. hasła, slogany, logotypy), należy więc precyzyjnie zapisać, że usługodawca nabywa autorskie prawa majątkowe i prawa zależne do utworów powstałych w związku z wykonywaniem umowy w trakcie jej obowiązywania, które zostały stworzone przez agencję PR lub jej podwykonawców.

Zapisy o przeniesieniu praw autorskich powinny - zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy - obejmować pola eksploatacji wyraźnie w umowie wymienione. Są to sposoby korzystania ze stworzonego przez agencję materiału reklamowego.

Mogą to być: utrwalanie, zwielokrotnianie w postaci nagrań fonicznych i audiowizualnych oraz zwielokrotnienie jakąkolwiek techniką i rozpowszechnianie ich egzemplarzy, wprowadzanie do obrotu, wprowadzanie do pamięci komputera, publiczne wykonanie lub wyświetlenie, odtworzenie, wystawienie, najem, dzierżawa, nadanie za pomocą wizji lub fonii bezprzewodowej i przewodowej przez stację naziemną oraz za pośrednictwem satelity, wykorzystywanie w produkcjach multimedialnych i internetowych, dokonywanie zmian, poprawek, przeróbek, skrótów.

Odnośnie do wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich, zazwyczaj w umowach o obsługę PR stosowane są postanowienia, że prawa do utworów zostają przeniesione na nabywcę z chwilą ich zaakceptowania oraz zapłaty agencji miesięcznego wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym utwory te zostały przekazane przedsiębiorcy.

Ewa Maria Radlińska

ewa.radlinska@infor.pl