Czy najemca musi mieć zgodę właściciela na adaptację lokalu

Co do zasady, najemca powinien przez cały czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób określony w umowie, a w jej braku - w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy. Jednocześnie ustawa zakazuje najemcy czynienia zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy. Tym samym zakres prac adaptacyjnych, jakie mogą być wykonane przez najemcę bez zgody wynajmującego, jest wyznaczona z jednej strony umową, a z drugiej przeznaczeniem rzeczy. Dodatkowo drobne nakłady na rzecz z mocy prawa obciążają najemcę. W przypadku lokalu ustawa do drobnych nakładów obciążających najemcę zalicza przykładowo drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie z mediów. Z tych powodów, w celu uniknięcia ewentualnych sporów pomiędzy wynajmującym a najemcą co do zakresu dozwolonych prac adaptacyjnych, pożądane wydaje się ustalenie w umowie najmu, jakie prace mogą zostać wykonane w lokalu przez najemcę bez zgody wynajmującego. W umowach najmu powierzchni komercyjnych takie regulacje są obecnie standardem. Poza tym zgodnie z przeważającą praktyką rynkową wynajmujący oddaje najemcy do korzystania samą powierzchnię (open space w przypadku lokali biurowych czy box lub unit w przypadku lokali w centrach handlowych), natomiast obowiązek wykończenia (adaptacji) lokalu spoczywa w umownie na najemcy.

Ponadto należy pamiętać, iż niektóre elementy adpatacji lokalu dokonanej przez najemcę mogą stać się częścią samego lokalu i z mocy prawa przejdą na wynajmującego. Dotyczy to w szczególności wszelkiego rodzaju trwale montowanych instalacji czy innych urządzeń technicznych (np. instalacje elektryczne, wentylacyjne, klimatyzacja itp.), które po zamontowaniu nie będą mogły zostać odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany ich samych albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany lokalu. O ile z podatkowego punktu widzenia będą one najczęściej traktowane jako inwestycje w cudzy środek trwały i amortyzowane u najemcy, o tyle na gruncie prawa cywilnego staną się one z chwilą połączenia z substancją lokalu własnością wynajmującego. Dlatego niezwykle istotne jest precyzyjne uregulowanie w umowie najmu kwestii rozliczeń nakładów poniesionych przez najemcę na tego rodzaju prace adaptacyjne na wypadek zakończenia najmu, gdyż najemca nie będzie mógł domagać się ich fizycznego zwrotu.

Rozliczenie nakładów poniesionych przez najemcę na wypadek zakończenia najmu stanowi w ogóle jedną z najistotniejszych kwestii, jaka winna zostać uregulowana w umowie najmu, a jaka w praktyce obrotu często bywa przemilczana.

Warto w szczególności ustalić w umowie sposób ustalenia wartości poczynionych nakładów, tj. przyjętej metody obliczenia takiej wartości (odtworzeniowa, rynkowa) oraz daty, na którą będzie ona obliczana (data wykonania prac czy data zakończenia umowy).

W braku takiej umowy zastosowanie znajdzie regulacja ustawowa, zgodnie z którą to wynajmującemu przysługuje prawo wyboru albo zatrzymania ulepszeń dokonanych przez najemcę za zapłatą ich wartości w chwili zwrotu rzeczy najętej, albo żądania przywrócenia stanu poprzedniego, czyli usunięcia ulepszeń i ich skutków na koszt najemcy.