Jak skutecznie zawrzeć umowę w drodze aukcji lub przetargu

Organizator przetargu pisemnego lub aukcji w pierwszej kolejności powinien ogłosić, że chce w tym trybie zawrzeć umowę. Jeżeli ogłoszenie dotyczy przetargu pisemnego, osoby zainteresowane muszą złożyć organizatorowi oferty na piśmie. Natomiast w przypadku aukcji uczestnicy muszą stawić się osobiście w miejscu i czasie rozpoczęcia aukcji. Postępowanie przetargowe ma doprowadzić do zawarcia umowy w wyniku wyboru najkorzystniejszej cenowo oferty.

Postępowanie przetargowe rozpoczyna się od jego ogłoszenia przez organizatora. To organizator decyduje, za pomocą jakich środków masowego przekazu poinformuje o przeprowadzanym postępowaniu przetargowym. Może to zrobić np. poprzez ogłoszenie w prasie. Kodeks cywilny bowiem nie reguluje sposobu ogłoszenia aukcji lub przetargu. Ważne jest, aby z jego treścią mógł się zapoznać jak najszerszy krąg adresatów. Coraz częściej przedsiębiorcy zamieszczają takie informacje na swoich stronach internetowych. O tym, jakie elementy powinny znaleźć się w ogłoszeniu o przetargu, stanowi art. 70¹ par. 2 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim ogłoszenie obejmuje co najmniej czas, miejsce, przedmiot oraz warunki przetargu. Warto wiedzieć, że brak któregokolwiek z wymienionych elementów nie powoduje nieważności przetargu. Jednak niepodanie np. czasu lub miejsca uniemożliwiłoby przeprowadzenie przetargu. W przypadku gdy w ogłoszeniu niedookreślono np. przedmiot przetargu lub określono go w sposób zbyt ogólny, należy go skonkretyzować przed przystąpieniem zainteresowanych do przetargu ustnego. Dopiero bowiem wówczas wszczęta zostanie procedura przetargowa. Tak samo będzie, gdy w ogłoszeniu warunki przetargu były zbyt ogólne. Szczegółowe warunki przetargu będą musiały być podane przed rozpoczęciem aukcji. W przeciwnym przypadku, jeżeli braki nie zostaną uzupełnione do czasu rozpoczęcia przetargu ustnego, nie dojdzie do wszczęcia procedury przetargowej. Niezupełne ogłoszenie przetargowe będzie można traktować tylko jako zaproszenie do rozpoczęcia rokowań. Warto pamiętać, że ogłoszenie, a także określone w nim warunki aukcji mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy możliwość taka została zastrzeżona w treści samego ogłoszenia. Strony postępowania przetargowego są bowiem związane postanowieniami ogłoszenia i warunkami w nim określonymi. To związanie w przypadku organizatora następuje w chwili podania w ogłoszeniu lub udostępnienia w inny sposób warunków aukcji, natomiast oferenta - od chwili złożenia oferty.

Uzupełnienie tego typu braków w ogłoszeniu tuż przed rozpoczęciem przetargu możliwe jest jednak tylko w przypadku aukcji. Natomiast, gdy chcemy przeprowadzić przetarg pisemny, niedookreślenie wszystkich jego warunków może spowodować znaczne utrudnienia lub wręcz uniemożliwić wszczęcie procedury przetargowej. Adresat ogłoszenia musi bowiem wiedzieć, co konkretnie jest przedmiotem przetargu, i znać dokładne jego warunki. Tylko bowiem posiadając taką wiedzę może przygotować pełną ofertę. Potencjalny oferent (osoba składająca ofertę) nie będzie przecież w stanie wskazać kwoty, jaką chce zapłacić, jeżeli przedmiot przetargu nie będzie sprecyzowany. Tak więc, mimo że brak warunków przetargu, czy też niedookreślenie w ogłoszeniu jego przedmiotu nie będą - zgodnie z prawem - skutkować unieważnieniem przetargu, ale można mieć wątpliwości, czy jest sens takie ogłoszenie w ogóle zamieszczać. Tylko ogłoszenie zawierające wszystkie elementy, o których mowa w art. 70¹ par. 2 k.c. pozwoli oferentom na wskazanie ceny w złożonej ofercie.

Prawo nie przewiduje, aby wskutek braku w ogłoszeniu wszystkich istotnych informacji na temat przedmiotu przetargu dochodziło do unieważnienia całego postępowania przetargowego. Organizator powinien jednak liczyć się z tym, że w efekcie niepodania potencjalnym uczestnikom przetargu tak istotnych informacji, jak właśnie rocznik samochodu czy jego przebieg, będzie mało chętnych do wzięcia udziału w przetargu. Trudno bowiem bez takiej wiedzy złożyć propozycję ceny, po jakie oferent może nabyć auto. Tak więc to w interesie organizatora przetargu leży, aby w ogłoszeniu znalazły się wszystkie istotne informacje. Ta reguła dotyczy nie tylko cech przedmiotu przetargu, ale również jego miejsca, czasu i warunków.

Na postępowanie aukcyjne składa się wiele czynności, w wyniku których ma dojść do zawarcia umowy z uczestnikiem (licytantem). W ten sposób wybierana jest najkorzystniejsza oferta, która musi zostać złożona w toku aukcji. Oznacza to, że licytant może ją składać od chwili rozpoczęcia aukcji do czasu jej zamknięcia. Tak więc wykluczone jest składanie ofert przed lub już po zakończeniu aukcji. Bardzo ważną rolę podczas przetargu ustnego odgrywa osoba prowadząca. Jej zadaniem jest ustne inicjowanie zgłaszania przez licytantów kolejnych ofert w celu uzyskania jak najwyższej ceny za licytowany przedmiot. Kolejne oferty nazywane są postąpieniami przebijającymi lub podwyższającymi. Jeżeli licytant złoży korzystniejszą ofertę od zgłoszonej ostatnio mówimy, że doszło do przebicia. Jeżeli osoba prowadząca aukcję wzywa do dalszych postąpień, to oznacza to, że uznaje ostatnio zgłoszoną ofertę za niedostatecznie korzystną. W przypadku braku innych ustaleń w warunkach aukcji oznacza to, że przebita oferta przestaje wiązać oferenta. Zakończenie aukcji następuje w momencie przybicia, czyli z chwilą wybrania najkorzystniejszej oferty. Organizator aukcji może określić w ogłoszeniu inny moment zakończenia aukcji.

Wniesienie wadium to obowiązek leżący po stronie oferentów. Jego nieuiszczenie wyklucza możliwość wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym. Powstaje on jednak tylko wtedy, gdy tak zadecyduje organizator przetargu. Wadium nie jest bowiem obligatoryjnym elementem każdego przetargu. Prawo stanowi, że wadium może stanowić suma pieniężna lub odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty. Ponadto przystępujący do aukcji lub przetargu może złożyć zobowiązanie do zapłacenia sumy pieniężnej na wypadek uchylenia się od zawarcia umowy. Mogą to być także zabezpieczenia osobiste, takie jak poręczenie, gwarancja bankowa czy weksel in blanco lub zabezpieczenia rzeczowe, np. zastaw, hipoteka. Warunki przetargu powinny wyraźnie określać konsekwencje braku wpłaty wadium oraz sposób zabezpieczenia ustanowionej sumy wadium. Ustalenie obowiązku wniesienia wadium ma doniosłe skutki także dla organizatora przetargu. Zastrzeżenie wadium wyłącza bowiem możliwość dochodzenia zawarcia umowy przez organizatora lub uczestnika aukcji. Wynika to z tego, że zachowanie przedmiotu wadium stanowi zastępcze zaspokojenie organizatora. Dzięki temu oferent zwolniony jest od odpowiedzialności majątkowej. Tak więc wadium chroni interesy oferenta, gdyż pozwala mu uniknąć odpowiedzialności odszkodowawczej.

Warto pamiętać, że organizator może zatrzymać wadium niezależnie od tego, czy poniósł szkodę wynikającą z uchylenia się przez oferenta od zawarcia umowy czy też nie. Z kolei, jeżeli to organizator mimo wyboru oferty nie chce zawrzeć umowy, uczestnik, którego oferta została wybrana, może domagać się zapłaty wadium w podwójnej wysokości albo naprawienia szkody.

Opisane skutki wniesienia wadium wynikają z kodeksu cywilnego, organizator może jednak określić je inaczej. Ważne jednak, aby nie powodowały one pogorszenia sytuacji uczestników przetargu.

Rozstrzygnięcie przetargu poprzez wybór najkorzystniejszej oferty zrodzi określone skutki prawne. Moment zawarcia umowy inaczej określony jest w przypadku aukcji, a inaczej w przypadku przetargu pisemnego. W aukcji jej organizator udziela przybicia licytantowi, który złożył najkorzystniejszą ofertę, jeżeli po wezwaniu nie było już dalszych postąpień. I właśnie w momencie przybicia następuje zawarcie umowy. Z kolei, jeżeli chodzi o przetarg pisemny, to organizator ma obowiązek o jego wyniku niezwłocznie powiadomić na piśmie wszystkich uczestników przetargu. Umowę uważa się za zawartą w chwili otrzymania przez zwycięzcę informacji od organizatora o wyniku postępowania przetargowego. W sytuacji gdy ważność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie (np. umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego), zarówno organizator przetargu, jak i uczestnik, którego oferta została przyjęta, mają prawo dochodzić zawarcia umowy.

W sytuacji gdy ustawa wymaga do zawarcia umowy formy szczególnej, wybór oferty i zawiadomienie oferenta o wyborze jego oferty skutkuje powstaniem między organizatorem przetargu a tym oferentem swoistego stosunku prawnego zbliżonego do umowy przedwstępnej. Oznacza to, że strony nabywają prawo do dochodzenia zawarcia umowy definitywnej (np. w formie aktu notarialnego). Co ważne, zaskarżeniu w takim przypadku podlega tylko umowa definitywna zawarta w formie szczególnej. Tak więc wynik przetargu i powstanie swoistego stosunku prawnego między organizatorem przetargu a oferentem jest źródłem do żądania zawarcia umowy w formie prawem przewidzianej. Tak orzekł Sąd Apelacyjny w Krakowie (sygn. akt I ACa 29/2007).

Może się zdarzyć, że na wynik aukcji wpłynęło w sposób sprzeczny z prawem lub z dobrymi obyczajami działanie strony zawartej umowy, innego uczestnika albo osoby działającej z nimi w porozumieniu. Skutkiem tego jest względna nieważność umowy. Oznacza to, iż umowa wywiera wszystkie wynikające z niej skutki prawne, dopóki nie zostanie unieważniona orzeczeniem sądu. Warto jednak pamiętać, że prawo do żądania unieważnienia umowy jest ograniczone terminem. Wynosi on miesiąc od momentu powzięcia wiadomości o istnieniu przyczyny unieważnienia. Ponadto od dnia zawarcia umowy nie może upłynąć dłużej niż rok. Co ważne - domagający się unieważnienia nie może opierać się jedynie na swoich domysłach czy podejrzeniach.

Małgorzata Kryszkiewicz

malgorzata.kryszkiewicz@infor.pl

Art. 70¹ - 70⁵ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).