Umowę najmu auta należy sporządzić na piśmie

Na rynku działa kilka rodzajów firm wynajmujących samochody. Są to lokalne wypożyczalnie działające w danym mieście lub regionie, firmy o zasięgu krajowym oraz międzynarodowym. Lokalne wypożyczalnie często oferują dość wysokie ceny. Poza nimi działają jeszcze pośrednicy - brokerzy. Firmy te współpracują z setkami wypożyczalni na całym świecie i w zależności od potrzeb klienta i miejsca wynajmu są w stanie w ciągu kilku chwil znaleźć najkorzystniejszą ofertę spełniającą wymagania klienta.

Oferowane przez wypożyczalnie pojazdy wypożyczane są z reguły na dobę lub kilka dni (wynajem krótkoterminowy) lub zdecydowanie dłuższy czas liczony w miesiącach, a nawet latach (wynajem długoterminowy). Z tej pierwszej formy korzystają zazwyczaj osoby fizyczne, rzadziej firmy, i rzecz sprowadza się do wynajmu samochodów osobowych, vanów, aut terenowych. Długoterminowy wynajem dotyczy w zdecydowanej większości pojazdów ciężarowych (auta dostawcze lub osobowe z homologacją ciężarową, mikrobusy) i korzystają z niego firmy.

Niezależnie, na jak długo wynajmujemy samochód, należy przestrzegać kilku zasad. Przede wszystkim trzeba domagać się sporządzenia umowy na piśmie, w której zostaną zawarte dane kierowcy i wynajmującego oraz wszystkie warunki wynajmu. Konsument otrzyma jeden egzemplarz umowy, z której treścią powinien się dokładnie zapoznać. Jeśli przy odbiorze samochodu będą dokonywane nowe ustalenia, warto dopisać je do umowy z datą ich dokonywania i dodatkowym podpisem obu stron umowy.

W umowie warto zapisać podział płatności, np. zapłatę zaliczki i zasady jej ewentualnego zwrotu. Najczęściej określa się także sposób ustalenia zapłaty, np. według stawki godzinowej, dziennej lub tygodniowej. Wskazuje się też, czy cała należność powinna być uiszczona już w momencie podpisania umowy, czy też w ratach płatnych w podanej w umowie wysokości lub terminie. Należy unikać podpisywania dokumentów in blanco. W przypadku, gdy konsument nie zna języka, w jakim sporządzona jest umowa, nie powinien jej zawierać.

Aby podpisać umowę najmu samochodu, niekiedy nie wystarczy okazać prawo jazdy. W niektórych krajach granica wieku, od której można prowadzić auto, wynosi 18 lat. Często zdarza się jednak, że firmy zgadzają się wynająć auto tylko osobom starszym, np. 21-letnim, posiadającym prawo jazdy przynajmniej od roku. Istnieją też ograniczenia maksymalnego wieku kierowcy na poziomie od 65 do 75 lat.

Aby wynająć samochód w Grecji, należy mieć skończone 21 lat i prawo jazdy od co najmniej roku.

W firmach, które zajmują się wynajmowaniem samochodów, najczęściej można dokonać zamówienia auta przez internet, telefonicznie albo faksem. Umożliwia to klientowi wybór samochodu z przedstawionej oferty i gwarantuje, że zostanie mu wypożyczony pojazd konkretnej marki, a nawet we wskazanym przez niego kolorze i w ustalonym z góry czasie.

Klient, który dokonuje wcześniejszej rezerwacji, powinien zachować dowody potwierdzające złożenie zamówienia, które zostało przyjęte. Przydadzą się mu wówczas, gdyby jego rezerwacja zaginęła albo jej treść została zniekształcona. Będzie mógł wówczas łatwiej wyegzekwować na miejscu wcześniejsze ustalenia wynajmu zawarte w rezerwacji oraz uniknie sporu co do daty wynajmu oraz marki zamówionego samochodu.

W razie wyboru pojazdu z oferty internetowej oraz zamówienia go przez internet powinien wydrukować i zachować kopię zamówienia oraz korespondencję z poczty elektronicznej z wynajmującym samochody.

Firmy przyjmują też rezerwację faksem lub przez telefon. Radzimy wówczas zachować wydruk z faksu lub domagać się potwierdzenia ustaleń rezerwacji na piśmie, np. listownie.

Wcześniejsza rezerwacja pojazdu nie jest jednak zawsze konieczna. Firmy wynajmują samochody również osobom, które wcześniej nie złożyły zamówienia. Najczęściej przedstawiają im jednak znacznie bardziej ograniczoną ofertę pojazdów, których nikt wcześniej nie zarezerwował.

Za szkody spowodowane uszkodzeniem pojazdu zawsze odpowiada klient, który spowodował wypadek. Dobrze wtedy oddać samochód do warsztatu, aby oszacowano koszty naprawy szkód. W ten sposób konsument zabezpiecza się przed zawyżeniem wartości szkody przez przedsiębiorcę w stosunku do faktycznej usterki samochodu.

Naprawa samochodu należy jednak do właściciela samochodu, nie zaś do konsumenta wynajmującego auto. Natomiast firma wypożyczająca samochody ma prawo wybrać zakład, któremu powierzy naprawę auta.

Aby skutecznie chronić swoje interesy jeszcze przed zawarciem umowy, konsument powinien sprawdzić, czy obejmuje ona ubezpieczenie AC. Wynajmujący nie może odmówić udzielenia mu dokładnych wyjaśnień co do zakresu ubezpieczenia i procedury zgłaszania szkody.

Warto też zakupić dodatkową polisę na okres wynajmu. W ten sposób klient zabezpiecza się przed odpowiedzialnością za szkodę określoną w polisie.

Często podstawowa wersja zapewnia pokrycie przez ubezpieczyciela wszelkich kosztów w sytuacji poważnego wypadku, ale już w przypadku stłuczki - koszty dzielone są np. w proporcji 60 proc. - ubezpieczyciel, 40 proc. - kierowca. Zdarzają się też ubezpieczenia obejmujące wszystkie części za wyjątkiem opon lub szyb w samochodzie. Jeśli więc najemca przebije oponę lub stłucze szybę - zapłaci z własnej kieszeni.

Większości firm wynajmuje samochody z pełnym bakiem. W takim stanie powinny zostać zwrócone wynajmującemu. W innym wypadku firma wynajmująca doliczy opłatę za dotankowanie powiększoną o dodatkowe koszty operacyjne. Alternatywą jest zakup tak zwanej opcji paliwowej, czyli opłacenie z góry brakującego paliwa.

Konkurencja na rynku spowodowała, że nie ma jednolitej stawki wynajmu samochodów, choć można powiedzieć, że są one do siebie zbliżone. W średniej wielkości wypożyczalni za wynajęcie samochodu osobowego zapłacimy od 20 euro do nawet 150 euro za dobę. Do tego trzeba oczywiście doliczyć koszty paliwa, czasem dodatkowego ubezpieczenia, wyposażenia (np. GPS, fotelik dziecięcy) czy usług (przyprowadzenie auta we wskazane miejsce, żeby nie trzeba było odbierać go z siedziby firmy). Najniższe stawki dotyczą małych tanich aut miejskich.

Wynajęcie samochodów dla pracowników może być opłacalne dla przedsiębiorstwa. Firma może bowiem zaliczyć uzyskany czynsz za najem do kosztów uzyskania przychodów. Prawo nie przewiduje tutaj żadnych ograniczeń formalnych.

Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (sygn. akt III SA/Wa 1502/09) firma może do kosztów zaliczyć również takie wydatki związane z użytkowaniem samochodu przez pracownika, jak opłaty za przejazdy autostradą lub za parkowanie. Jak uzasadniał sąd, w przypadku najmu samochodów nie mają zastosowania ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem firma może zaliczyć do kosztów wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów, ale jedynie do wysokości tzw. kilometrówki. Sąd stwierdził jednak, że najem poprzedza użytkowanie samochodu, a zatem ograniczenia wynikające z przytoczonego przepisu nie mają do niego zastosowania.

● wynajmujący samochód ma prawo zakupić dodatkową polisę.

● odbierając samochód z wypożyczalni, należy dokładnie sprawdzić jego stan i złożyć na piśmie ewentualne zastrzeżenia.

● oddając samochód, trzeba sporządzić protokół zdawczy.

● dokładne dane kontaktowe do przedsiębiorcy, numer rejestru zezwolenia na działalność, opinie o danej firmie np. w internecie,

● sposób podawania ceny,

● okres wynajmu i możliwość przedłużenia,

● określenie marki samochodu, modelu, wyposażenia, rocznika produkcji,

● ustalić miejsce i czas odbioru samochodu,

● możliwości otrzymania bezpłatnie samochodu zastępczego, jeśli wystąpią kłopoty,

● sposób ustalenia i naprawy oraz koszty usuwania ewentualnych szkód,

● jakiego rodzaju dokumentami auta powinniśmy dysponować w danym kraju,

● kary umowne za niewłaściwe wykonanie umowy albo wcześniejsze rozwiązanie umowy.

Wynajmując auto, dodatkowo zapłacimy za:

● paliwo (dodatkowa wysoka opłata, jeśli oddamy auto z pustym bakiem, a wypożyczaliśmy z pełnym),

● przekroczenie limitu kilometrów (jeśli taki jest podany w umowie),

● oddanie auta w innym miejscu niż to, w którym zostało wypożyczone,

● korzystanie z usług wypożyczali poza jej godzinami pracy,

● prawo do prowadzenia auta przez drugiego kierowcę,

● fotelik dziecięcy,

● dodatkowe ubezpieczenie,

● GPS.

Katarzyna Wójcik-Adamska

katarzyna.wojcik@infor.pl

Art. 659 - 679 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).