Jak przedsiębiorca może uniknąć pułapek w umowie zlecenia

Przez umowę zlecenia przyjmujący zadanie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Jest więc to kontrakt, którego zawarcie powoduje zobowiązanie do świadczenia usług przez jedną ze stron - zleceniobiorcę. Umowa ta została uregulowana w kodeksie cywilnym. Ważne jest przy tym, że przepisy o zleceniu stosuje się także - odpowiednio - do wszelkich nieuregulowanych ustawowo umów o świadczenie usług (art. 750 k.c.). Także do wszelkich usług o charakterze czynności fizycznych, a nie tylko prawnych. Równie częste jest dziś zlecenie wypierające na różne sposoby umowy o pracę. Oznacza to, że reguły dotyczące zlecenia stosuje się, gdy nie może być mowy o wykonywaniu dzieła, o umowie agencyjnej, komisu, przewozu, spedycji, przechowania czy składu ani np. nie da się powierzonych czynności określić jako wykonywanych tak jak na podstawie umowy o pracę.

Przedsiębiorca pozwał pośrednika w obrocie nieruchomościami po czterech latach po kupieniu lokalu, w którym prowadzi sklep. Okazało się jednak, że zrobił to za późno. Do umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami nie stosuje się bowiem przepisów o zleceniu, a tylko wtedy mógłby obowiązywać 10-letni okres przedawnienia. Umowa o pośrednictwo w obrocie nieruchomościami dotyczy działalności zawodowej. Tym samym roszczenia z niej wynikające przedawniają się z upływem trzech lat.

Zlecenie nie wymaga szczególnej formy niezależnie od tego, co jest jego przedmiotem. Umowa tego rodzaju może więc być zawarta nawet w sposób dorozumiany. Dlatego gdy przedsiębiorca otrzymuje od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy-zlecenia związanej z jego działalnością, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty (art. 68² k.c.). Niemniej w wypadku umów zawieranych w obrocie profesjonalnym zawsze warto - przynajmniej na początku stosunków gospodarczych - zapisać umowę, precyzyjnie określając (chociażby dla celów dowodowych) co najmniej strony, przedmiot świadczenia i ewentualne wynagrodzenie zleceniobiorcy.

Zasadą jest, że zlecenie jest umową starannego działania, a nie rezultatu. Zleceniobiorca zobowiązuje się w niej do dołożenia starań w celu osiągnięcia tego, co zostało mu zlecone. Dlatego ryzyko gospodarcze tej umowy obciąża zleceniodawcę. Niemniej zleceniobiorca nie zobowiązuje się jedynie do podjęcia starań o wykonanie powierzonej mu czynności. Musi wiec dokonać tego, do czego się zobowiązał (np. zorganizować i przeprowadzić przetarg). Gdyby jednak mu się to nie udało, odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Kiedy jednak z należytą starannością dokona zleconej czynności, to przyjmuje się, że wykonał swoje zobowiązanie, i to bez względu na to, czy jego działania dały oczekiwane przez zleceniodawcę skutki. Dzieje się tak przeważnie wtedy, kiedy uzyskanie określonego rezultatu zależy nie tylko od rzetelnego wypełnienia obowiązków zleceniobiorcy, lecz także od woli i działań osób trzecich (np. zleceniobiorca, który ma zawrzeć ugodę dla zleceniodawcy z jego kontrahentem, nie może odpowiadać za to, że ten ostatni odmówił po wielu negocjacjach ułożenia się na rozsądnych warunkach).

Zleceniobiorca odpowiada więc np. za niewłaściwe przeprowadzenie przetargu, ale nie za nieosiągnięcie w nim pożądanej przez zleceniodawcę ceny, albo za nieodpowiednie reprezentowanie w postępowaniu cywilnym powoda, a nie za przegranie procesu mimo starannie przygotowanego powództwa. Z tych właśnie przyczyn zawsze warto w umowie dokładnie określić, co jest jej przedmiotem, czyli do czego zobowiązuje się zleceniobiorca, określając przy okazji zakres współpracy. Należy też zobowiązać obie strony do przekazywania sobie wszystkich informacji i dokumentów związanych z wykonywaniem zlecenia.

Zlecenie nie musi być odpłatne. Jeżeli jednak ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący je zobowiązał się wykonać swoje czynności bez pieniędzy, to należy mu się wynagrodzenie. I kiedy nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się na określoną kwotę, to powinno to być wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy, proporcjonalne od rodzaju zajęcia i wysiłku, jakiego wymagało wykonanie zlecenia (art. 735 k.c.). Nie ma też zakazu ustalania zapłaty za wykonanie zlecenia znacząco później, niż nastąpi jego wykonanie. Co więcej, jest to dopuszczalne na zasadzie autonomii woli stron. I skoro zlecenie może być odpłatne lub nie, to ewentualny obowiązek zapłaty nie musi być ściśle powiązany ze spełnieniem świadczenia zleceniobiorcy. Jeżeli jednak zleceniobiorca ma działać za wynagrodzeniem, to pieniądze należą mu się za dokonanie czynności prawnej (np. za sprzedanie nieruchomości zleceniodawcy) lub za dokonanie działań potrzebnych do zrealizowania umowy, o ile efekty zależą nie tylko od jego starannego działania (np. za zorganizowanie i przeprowadzenie przetargu, w czasie którego zostaną sprzedane tylko niektóre wystawione przez zleceniodawcę przedmioty po żądanej przez niego cenie).

Właścicielka restauracji ustaliła dla swoich zleceniobiorców cennik ich usług i zgodnie z tą taryfą płaciła im. Kilku z nich wystąpiło do sądu, który uznał, że ustalone przez restauratorkę rażąco niskie cenniki nie mogą być uznane za obowiązującą taryfę. Mogłaby ona wiązać drugą stronę tylko wtedy, kiedy stanowiłaby integralną część umów zawartych z nimi. A skoro tak się nie zdarzyło, zleceniobiorcom należy się zapłata proporcjonalna do wkładu ich pracy.

Z tego, że odpłatność nie jest konieczną cechą tej umowy, wynika też możliwość ograniczenia sytuacji, w których zleceniobiorca dostaje wynagrodzenie. Tym samym nie ma przeszkód, by strony ustaliły w umowie, że przyjmujący zlecenie otrzyma całą zapłatę lub jej część jedynie wtedy, kiedy osiągnie zamierzony rezultat. I to bez względu na to, czy efekty jego starannego działania zależą tylko od niego, czy również od innych osób lub zdarzeń losowych (np. zleceniobiorca dostaje całe wynagrodzenie w razie uzyskania określonej ceny ze sprzedaży maszyn zleceniodawcy, a w razie sprzedaży za niższą kwotę - stosowny odsetek ustalonego maksymalnego wynagrodzenia, w razie zaś gdy nie sprzeda nic, to nie dostaje zapłaty). Trzeba jednak pamiętać, że zawsze - bez względu na to, czy zleceniobiorca dostaje wynagrodzenie, czy nie - należy mu się zwrot nakładów, jakie poczynił na wykonanie zlecenia (art. 742 k.c.). Ważne jest przy tym, że nieodpłatność została w kodeksie zapisana jako możliwość uchylenia reguły odpłatności (art. 735 par. 1 k.c.). Dlatego gdyby stosowne postanowienie kontraktu zostało wyartykułowane mętnie, trzeba by było zbadać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, a nie opierać się na dosłownym jego brzmieniu (art. 65 par. 2 k.c.). Co więcej, jeśli umowa milczy w sprawie wynagrodzenia, to wcale nie oznacza to jej bezpłatności. Wówczas zapłata zależy od okoliczności.

To zleceniodawca, który twierdzi, że przyjmującemu zamówienie nie należy się wynagrodzenie, musi udowodnić, że umówiono się o pracę za darmo, lub powinien wykazać takie okoliczności towarzyszące zawarciu umowy, które wskazują na jej nieodpłatność. O ile więc zlecenie ma być odpłatne, strony - dla uniknięcia nieporozumień - powinny w umowie precyzyjnie ustalić wysokość, termin i sposób zapłaty. Mogą również określić zaliczkę. Wówczas jednak zleceniobiorca musi pamiętać, że nie wolno mu używać we własnym interesie rzeczy ani pieniędzy dającego zlecenie. Od kwot zatrzymanych powinien też zapłacić dającemu zlecenie odsetki ustawowe. Dający zlecenie zaś musi zwrócić przyjmującemu wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. I to wraz z ustawowymi odsetkami. Powinien też zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten - w celu wywiązania się z zamówionej pracy - zaciągnął w imieniu własnym (np. gdy zleceniobiorca zgodnie z umową wziął pożyczkę na poczet zakupu materiałów dla zleceniodawcy). W umowie trzeba określić, kogo obciążają dodatkowe koszty kontraktu. Można do nich zaliczyć np. opłaty notarialne, rejestracyjne, wynagrodzenie rzeczoznawców, ubezpieczenie. Trzeba również zdecydować, jak strony te koszty rozliczą. W razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się bowiem przyjmującemu dopiero po wykonaniu umówionych zadań, chyba że co innego wynika z umowy albo z przepisów szczególnych.

Stronami umowy mogą być wszelkie podmioty prawa, a więc zarówno dającym, jak i przyjmującym zlecenie może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub nieprowadząca jej, albo osoby prawne oraz podmioty niemające tego przymiotu, choć występujące samodzielnie w obrocie prawnym i gospodarczym (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe). I jeśli nawet do skutecznego wykonania zleconych czynności ustawa wymaga szczególnych kwalifikacji (np. wpisu na listę adwokatów czy radców prawnych), to ich brak po stronie zleceniobiorcy nie powoduje nieważności umowy. W razie jej niewykonania uzasadnia tylko odpowiedzialność odszkodowawczą (art. 387 par. 2 k.c.). Sytuacja taka nie wiąże się bowiem z niemożnością świadczenia w ogóle (np. zapewnienia zleceniodawcy skutecznej obsługi prawnej), lecz jest skutkiem subiektywnej przeszkody.

Zlecenie może też i dać, i przyjąć kilka podmiotów. Wówczas ich odpowiedzialność względem drugiej strony jest solidarna (art. 745). Niemniej wolno tę kwestię uregulować w umowie inaczej. Można np. postanowić, że za wypłatę uzgodnionego wynagrodzenia odpowiadają solidarnie obydwaj zleceniodawcy, lecz za nienależyte wykonanie umówionej usługi z trzech przyjmujących zlecenie odpowiada tylko jeden wskazany.

Zawierając umowę - jak zawsze - trzeba precyzyjnie określić strony. Z oczywistych powodów, kiedy zamawiający i przyjmujący zlecenie mało jeszcze o sobie wiedzą, dobrze jest uczynić to na piśmie. Kiedy stronami są osoby fizyczne, należy podać ich imiona i nazwiska, daty urodzenia, imiona rodziców, adresy zamieszkania, numery dokumentów tożsamości, PESEL. W wypadku jednoosobowych przedsiębiorców wpisanych do centralnej ewidencji działalności gospodarczej także ważne są ich nazwisko, NIP i numer wpisu do CEIDG. Spółkę handlową określa się przez wskazanie firmy, siedziby, adresu prowadzenia działalności i przede wszystkim numeru w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, podaje się przy tym także personalia osoby uprawnionej do reprezentacji. W przypadku przedsiębiorców występujących po obu stronach umowy zlecenia warto również zażądać i przedstawić odpis z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku umawiania się ze spółką cywilną przedsiębiorców zawsze warto zajrzeć do takiej umowy spółki. W umowach opiewających na duże lub długotrwałe zlecenie sensowne jest natomiast, by znalazły się w nich wzmianki, że osoba zawierająca kontrakt w imieniu s.c. jest do tego upoważniona na mocy umowy spółki, której kopia stanowi załącznik do zlecenia.

Zlecana czynność prawna może być określona ściśle (np. może chodzić o kupienie czegoś od konkretnej osoby). Możliwe jest określenie przedmiotu umowy przez podanie wszystkich albo tylko istotnych elementów owej czynności (np. może to być zlecenie zakupu na licytacji, za cenę nieprzekraczającą konkretnej kwoty). Wolno również zlecane czynności określić rodzajowo (np. zleceniobiorca będzie windykował należności zleceniodawcy).

Zleceniem jest umowa zobowiązująca do dokonania czynności dla innej osoby. Powinna więc wywoływać skutki dla dającego zlecenie (np. sprzedanie jego rzeczy lub praw). Nie chodzi w niej o dokonanie czynności w interesie zleceniobiorcy. Dyskusyjne jest natomiast zawarcie umowy na rzecz osoby trzeciej (wynajęcie mieszkania dla córki zleceniodawcy), ponieważ zgodnie z art. 374 k.c. przez umowę przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Niemniej można przyjąć, że redakcja ustawowej definicji zlecenia (art. 734 par. 1 k.c.) nie wyklucza dokonania czynności w interesie osoby, dla której właśnie zleceniodawca chce coś osiągnąć. Na pewno jednak nie można zlecić dokonania czynności ściśle osobistej, której nie da się dokonać przez pełnomocnika.

Przedsiębiorcy często zapominają, że przepisy o zleceniu stosuje się wprost tylko do umów, w których świadczenie zleceniobiorcy polega wyłącznie na dokonywaniu czynności prawnych (np. na zawieraniu umów, reprezentowaniu zleceniodawcy przed urzędami, sądami powszechnymi i polubownymi). Jeśli natomiast działanie zleceniobiorcy ma stanowić kompleks działań, obejmujący obok czynności prawnych także faktyczne (np. zarządzanie przedsiębiorstwem), to konieczne jest stosowanie przepisów o zleceniu odpowiednio (art. 750 k.c.). Przykładowo przy umowie mailingu (patrz wzór) niektóre jej postanowienia będą uregulowane nie kodeksem, lecz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Ten, kto zawodowo, czyli stale i zarobkowo, trudni się załatwianiem czynności dla innych, jeżeli nie chce przyjąć zlecenia, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym dającego zlecenie. Zresztą taki sam obowiązek ciąży na osobie, która dającemu zlecenie oświadczyła gotowość załatwiania określonych spraw choćby w ogłoszeniu (art. 736 k.c.). Tu brak odpowiedzi nie jest równoznaczny z przyjęciem oferty. Wyjątkiem może być relacja stałych kontrahentów, kiedy to brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się właśnie za przyjęcie oferty (art. 68² k.c.). W innych sytuacjach z zawodowym zleceniobiorcą odpowiedzialność za szkodę, jaką ponosi ten ostatni, obejmuje stratę, jaką niedoszły zleceniodawca poniósł, licząc na zawarcie umowy, ale nie za szkody spowodowane niewykonaniem zobowiązania. Nie zmienia to również faktu, że przepisy szczególne mogą nakładać na określone kategorie osób świadczących usługi obowiązek zawarcia umowy na żądanie kontrahenta.

Zasadą jest osobiste wykonywanie zleceń. Przyjmujący je może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej (substytutowi) tylko wtedy, kiedy wynika to z umowy lub ze zwyczaju. I to niezależnie od tego, czy zleceniodawca o tej praktyce wiedział. Powierzenie zamówionych prac substytutowi jest możliwe również wtedy, kiedy zleceniobiorca jest do tego zmuszony przez okoliczności. W takim wypadku obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie zleceniodawcę o osobie i o miejscu zamieszkania czy siedzibie swego zastępcy. Zleceniodawca może bowiem udzielać wskazówek co do sposobu wykonywania czynności bezpośrednio substytutowi. I wówczas gdy zleceniobiorca dopełni tej powinności, odpowiedzialny jest - w razie czego - jedynie za brak należytej staranności w wyborze zastępcy (art. 738 par. 1 k.c.). W razie procesu bowiem (np. w razie niezgodnego z treścią zobowiązania przyjętego przez zleceniobiorcę wykonania go) zleceniodawca musiałby udowodnić obiektywne przesłanki odpowiedzialności i winę w wyborze substytuta, natomiast zleceniobiorcę obciążałby obowiązek udowodnienia braku winy zastępcy.

Trzeba przy tym pamiętać, że zleceniobiorca, który ustanawia zastępcę, powinien przekazać mu wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego wykonania zlecenia. W razie naruszenia tego obowiązku ponosi on odpowiedzialność za nienależyte wykonanie zobowiązania, choćby przy wyborze zastępcy dołożył wymaganej staranności.

Przyjmujący zlecenie powinien przekazywać dającemu je potrzebne wiadomości o przebiegu sprawy (art. 740 zd. 1 k.c.). Jest to konsekwencja możliwości wpływania przez zleceniodawcę na sposób wykonania zleconej czynności. Naruszenie obowiązku informowania o przebiegu sprawy stanowi nienależyte wykonanie zobowiązania. Rodzi zatem odpowiedzialność odszkodowawczą zleceniobiorcy (art. 471 k.c.). Jest też dla zleceniodawcy ważnym powodem wypowiedzenia umowy (art. 746 par. 1 k.c.). Po wykonaniu zlecenia zaś lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy zleceniobiorca musi złożyć sprawozdanie. Powinien wówczas wydać wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla zleceniodawcy uzyskał, chociażby w imieniu własnym (art. 740 k.c.). Musi również wydać należące do zleceniodawcy dokumenty. Warto też pamiętać, że gdy zleceniobiorca przy wykonywaniu umowy nabył prawa do majątku zleceniodawcy, to wydanie tego, co uzyskał, następuje przez czynność faktyczną (zaparkowanie kupionego dla zleceniodawcy samochodu pod jego siedzibą, wydanie stosownej umowy, dokumentów i kluczyków).

Gdyby natomiast przyjmujący zlecenie dokonywał czynności we własnym imieniu, np. nabywający nieruchomość dla zleceniodawcy na swoje nazwisko musiałby w kolejnym akcie notarialnym przenieść jej własność na zleceniodawcę. A ponieważ dającemu zlecenie z natury tego stosunku prawnego służy roszczenie o wydanie przedmiotów uzyskanych przez zleceniobiorcę, to nie trzeba tego obowiązku zapisywać w umowie. Sam kontrakt nie musi również mieć szczególnej formy, jaka może być zastrzeżona dla czynności zobowiązujących do przeniesienia praw danego rodzaju (np. aktu notarialnego, gdy zleceniobiorca zobowiązuje się do nabycia nieruchomości).

W umowie prócz daty i miejsca jej sporządzenia trzeba określić termin, w jakim zleceniobiorca dokona czynności, do których się zobowiązał (np. w ciągu miesiąca od podpisania kontraktu), a także daty i sposób rozliczeń, jeżeli umowa ma przynieść gotówkowe skutki dla zleceniodawcy i jest odpłatna.

Wypowiedzieć zlecenie zleceniodawca może w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, a w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest także uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom. Gdyby natomiast wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, to dający zlecenie powinien naprawić szkodę. Także przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednak gdy jest ono odpłatne, a rezygnacja nastąpi bez ważnego powodu, będzie odpowiedzialny za szkodę. Jednocześnie żadna ze stron nie może się z góry zrzec uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów (art. 746 k.c.).

@RY1@i02/2011/172/i02.2011.172.210.0004.001.jpg@RY2@

Wzór umowy zlecenia

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).