Co brać pod uwagę, zwołując doroczne zebranie wspólnoty

Co roku w każdej dużej wspólnocie mieszkaniowej, czyli takiej, która liczy więcej niż siedem wyodrębnionych lub niesamodzielnych lokali (nie ma znaczenia, czy są to mieszkania, lokale użytkowe czy w dowolnej proporcji jedne i drugie), musi się odbyć w ciągu pierwszego kwartału lub niewiele później zebranie ogółu właścicieli. W małych wspólnotach składających się z nie więcej niż siedmiu lokali podstawą zarządzania są przepisy kodeksu cywilnego dotyczące współwłasności. Tym samym każdy ze współwłaścicieli osobiście uczestniczy w nich w zarządzaniu nieruchomością wspólną. I nie ma obowiązku powoływania w tego rodzaju niewielkich strukturach takich organów jak zarząd. Nie oznacza to jednak, że nie można. Współwłaścicielom wolno również umówić się, że do ich nieruchomości wspólnej będą stosowane przepisy ustawy o własności lokali dotyczące dużych wspólnot. Wówczas i tu wszystko odbywa się tak jak w większych budynkach.

O zebraniu właścicieli zarząd powinien zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie (może to być informacja wrzucona do skrzynki na listy albo list elektroniczny; rodzaj pisemnej formy zależy od tego, na co umówili się członkowie wspólnoty). Trzeba to jednak uczynić co najmniej tydzień przed przewidywanym terminem zebrania.

W zapraszającej informacji trzeba podać dzień, godzinę, miejsce spotkania i porządek obrad. I jeśli na zebraniu miałyby zapaść decyzje o zmianie wzajemnych praw i obowiązków właścicieli lokali, to należy wskazać również treść tej zmiany.

Możliwe jest też głosowanie dowolnych innych spraw ważnych dla wspólnoty. Projekty uchwał przeważnie dołącza się do zawiadomienia o dorocznym zebraniu, podobnie jak dokumenty rachunkowe świadczące o prawidłowym rozliczeniu poprzedniego roku.

Przy okazji dorocznego zebrania zawsze warto, by zarząd zainteresował się, czy budynek wspólnoty ma aktualną dokumentację techniczną. I jeśli okaże się, że jej nie ma, to do tego właśnie gremium (lub pojedynczej osoby sprawującej zarząd) należy podjęcie (zlecenie) czynności związanych z opracowaniem lub zaktualizowaniem dokumentacji technicznej. Kiedy zaś w takich sytuacjach uchwała właścicieli nie stanowi inaczej (a więc jeżeli pierwotny właściciel nie ma przewagi głosów), koszty opracowania lub aktualizacji budynku pokrywa: do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu dotychczasowy właściciel nieruchomości (gmina lub deweloper), a po sprzedaży ostatniego lokalu wszyscy nowi właściciele w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Właściciela lokalu (mieszkania, lokalu użytkowego czy nawet garażu) może na dorocznym zebraniu zastępować pełnomocnik. Umocowania udziela się w takich przypadkach na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Niewykluczone jest więc udzielenie pełnomocnictwa ogólnego. Przeważnie będzie to jednak albo pełnomocnictwo rodzajowe, gdy właściciel zechce umocować np. któregoś z sąsiadów jedynie do uczestniczenia w tego rodzaju spotkaniach, albo pełnomocnictwo do poszczególnej czynności, czyli do reprezentowania go na jednym zebraniu czy choćby do głosowania jednej uchwały, np. w sprawie remontu. Trzeba pamiętać, że udzielenie tego rodzaju pełnomocnictwa to jednostronna czynność prawna. Małżonkowie, którzy są współwłaścicielami lokalu w częściach ułamkowych głosują albo obydwoje, albo jeden może udzielić pełnomocnictwa drugiemu, który sam pójdzie na zebranie. Jeśli natomiast mieszkanie należy do majątku wspólnego, za stadło może głosować albo mąż, albo żona. Tak samo będzie, jeśli obowiązuje zasada jeden lokal - jeden głos.

Zebranie powinno być prowadzone przez przewodniczącego, którego wybiera się zwyczajowo spośród obecnych właścicieli. Protokołowane jest najczęściej przez innego uczestnika spotkania (np. przez administratora). Do protokołu dołącza się listę obecności. Obowiązkiem zarządu (zarządcy) lub firmy administrującej, jeżeli przewiduje to umowa, jest przechowywanie takich protokołów.

Przed przystąpieniem do głosowania nad uchwałą powinna się odbyć dyskusja. Zarząd wyjaśnia wtedy właścicielom, którzy nie znają przepisów lub nie rozumieją sensu podejmowanej decyzji, jaką odniosą korzyść lub jaki muszą wypełnić obowiązek.

Głosowanie przeważnie jest jawne, lecz jeśli tajne złagodziłoby konflikty między właścicielami, można zarządzić i taką formę. Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie zdecydowano, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Jeśli natomiast suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela lub gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli dysponujacych co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Podstawowym punktem rocznego zebrania jest ocena pracy zarządu (zarząd- cy) oraz podjęcie uchwały o udzieleniu bądź nieudzieleniu mu absolutorium. Taką uchwałę powinno poprzedzać głosowanie w sprawie przyjęcia rocznego sprawozdania z działalności zarządu (musi być podpisane przez zarząd, względnie zarządcę, lub przez osobę umocowaną do składania oświadczeń woli w ich imieniu). I jeśliby ta formalność nie została dopełniona, można mówić jedynie o projekcie sprawozdania. Ten zaś nie może być podstawą udzielenia zarządowi absolutorium.

Warto przy tym pamiętać, że nieudzielenie absolutorium nie oznacza, że zarząd został odwołany. Gdyby więc właściciele lokali chcieli tego dokonać (albo odwołać któregoś z członków wieloosobowego zarządu), to powinni podjąć uchwałę także w tej sprawie. Również jeśli są niezadowoleni z prac administratora, powinni podjąć uchwałę o rozwiązaniu z nim umowy i o zawarciu kontraktu z inną firmą.

Nieprawdą jest, że do zarządu wspólnoty należy wybierać przedstawicieli jednostki samorządu terytorialnego (jeżeli wspólnota powstała w drodze sprzedaży lokali należących do gminy i ma ona jeszcze jakiś w niej udział). Wbrew temu, że w każdej chwili wolno odwołać każdego członka zarządu i wszyscy właściciele powinni współuczestniczyć w zarządzaniu nieruchomością wspólną, właściciele rzadko wykazują tyle inicjatywy, żeby choć sprawdzać wszystkie ważne czynności podejmowane przez zarząd. Ten zaś, jeżeli pochodzi od gminy, zawsze będzie kierował się jej interesami bardziej niż dobrem współwłaścicieli.

Także roczny plan gospodarczy zatwierdzany jest w formie uchwały właścicieli. Załącznikiem do niej powinien być plan finansowy wspólnoty uwzględniający przychody i koszty. Wielkości te muszą być ujęte w podziale na fundusz remontowy, fundusz eksploatacyjny (bieżące zarządzanie nieruchomością) i muszą uwzględniać koszty utrzymania lokali.

Członkowie wspólnoty - stosownie do wielkości udziałów - ponoszą nie tylko wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Mogą też uzyskiwać z niej pożytki. Dlatego i one powinny zostać uwzględnione w planie gospodarczym (wspólnota może uzyskiwać dochody z wynajmowania ściany budynku pod reklamę czy dachu na maszty telekomunikacyjne).

Do kosztów zarządu nieruchomością wspólną należą wydatki na fundusz remontowy, opłaty za dostawę elektryczności i ciepła, gazu oraz wody wykorzystywanych w nieruchomości wspólnej. Są to również opłaty za windy, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne (jeżeli nie są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali). Zalicza się do nich także wydatki na utrzymanie porządku i czystości, na wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy oraz wydatki na remonty i bieżącą konserwację.

Przy uchwalaniu rocznego planu gospodarczego należy również uwzględnić wydatki związane z utrzymaniem wyodrębnionych lokali będących własnością członków wspólnoty. Zarząd wspólnoty - gdy mamy do czynienia z dostawą energii cieplnej i wody do poszczególnych lokali - występuje jako pośrednik między dostawcami a odbiorcami. Ci ostatni co miesiąc uiszczają zaliczki na c.o., wodę itp. Po zakończeniu roku obrachunkowego zarząd (zarządca) musi wskazać, ile wynosiły rzeczywiste wydatki na utrzymanie każdego lokalu i jaką kwotę wpłacił każdy właściciel. I kiedy wpłata przewyższa wydatki, różnica powinna być zwrócona lub zaliczona na poczet przyszłych wydatków na ten sam cel. Nie może być przeznaczona na co innego. Nawet na fundusz remontowy. Pieniądze wpłacane na te opłaty nie stają się bowiem środkami wspólnoty i nie ona powinna o nich decydować. Kwoty nadwyżki przeważnie zwraca się właścicielom lokali.

Członkowie wspólnoty z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną mogą ustalić w uchwale zwiększenie obciążenia dla właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali.

● ocena pracy zarządu (lub zarządcy),

● sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium,

● uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządzania nieruchomością wspólną i ustalenie opłat na pokrycie kosztów tych czynności.

W przypadku zarządu powierzonego w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo potem (również w umowie zawartej w formie aktu notarialnego) zmiana zarządcy może nastąpić tylko na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Może się to zdarzyć na dorocznym zebraniu lub w innym terminie

Dobromiła Niedzielska

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).

Art. 98 - 100 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).