Jak przygotować i przeprowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej

W każdej dużej, a więc liczącej więcej niż siedem lokali wspólnocie mieszkaniowej powinno odbyć się co najmniej raz w roku zebranie właścicieli. Zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali zwołać je musi przed końcem pierwszego kwartału zarząd lub zarządca. W sytuacji, gdyby zarządca bądź zarząd nie zwołali takiego zebrania, prawo do jego zorganizowania przysługuje każdemu właścicielowi lokalu.

Zebranie członków wspólnoty mieszkaniowej to ważne wydarzenie w działalności każdej wspólnoty mieszkaniowej. Podczas niego właściciele lokali powinni dzielić się swoimi uwagami i spostrzeżeniami, dzięki którym będzie możliwe podejmowanie jak najlepszych decyzji zarządczych służących wszystkim mieszkańcom wspólnoty. Oprócz tego, zgodnie z ustawą, przedmiotem zebrania powinno być w szczególności:

● uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

● ocena pracy zarządu lub zarządcy,

● sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Nieokreślony termin

Należy jednak pamiętać, że ustawa wcale nie przesądza o tym, że zebranie musi się odbyć w pierwszym kwartale roku. W tym bowiem terminie powinno być ono jedynie zwołane. W praktyce zatem w wielu, szczególnie bardzo dużych, wspólnotach mieszkaniowych zebrania obywają się w kwietniu. Dzieje się tak, ponieważ wynajmowani przez zarządy administratorzy nie nadążają z właściwym i kompletnym przygotowaniem dokumentów na zebranie.

Należy jednak pamiętać, że termin od zwołania do zorganizowania zebrania nie powinien być zbyt odległy. Nie można bowiem zapominać, że to właśnie na zebraniu zarząd wspólnoty z jednej strony dostaje dalszą legitymację do działania, z drugiej zaś strony mieszkańcy w planie gospodarczym określają cele i zdania do zrealizowania w bieżącym roku.

Forma zawiadomienia

O każdym zebraniu zarząd lub zarządca powinien zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Informacja musi zawierać datę, godzinę i miejsce, w którym odbędzie się spotkanie oraz porządek obrad. To właśnie dzięki zawiadomieniu właściciele lokali dowiadują się przykładowo o planowanej podwyżce opłat czy też poniesionych wydatkach związanych z funkcjonowaniem wspólnoty w roku ubiegłym. Dzięki tym informacjom są w stanie właściwie przygotować się do zebrania, jak również podjąć decyzje co do sposobu głosowania na zebraniu.

W praktyce informacja o dorocznym zebraniu wspólnoty przekazywana jest jej członkom w różny sposób. Wszystko zależy od wielkości wspólnoty i od jej zarządu. Najczęściej zawiadomienie przybiera formę informacji pisemnej wysłanej listownie do poszczególnych właścicieli lokali.

Nie oznacza to jednak, że dokumenty na zebranie nie mogą być przekazane za pośrednictwem członka zarządu, dozorcy czy też innej upoważnionej do tego osoby. Oczywiście dla celów dowodowych odebranie takiej dokumentacji powinno być pokwitowane i potwierdzone w protokole.

Prowadzenie zebrania

Sposób prowadzenia zebrania nie został uregulowany w ustawie. Zawsze jest jednak potrzebny przewodniczący.Może nim być każda z obecnych na zebraniu osób, np. ktoś z zarządu, jeden z właścicieli czy też pracownik firmy zarządzającej. Zebranie powinno być też protokołowane. Potrzebna będzie również komisja skrutacyjna, która po zakończeniu głosowania nad uchwałami określi ich wyniki.

Na rocznym zebraniu należy przede wszystkim uchwalić roczny plan gospodarczy. Ustala się też opłaty na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną. W trakcie zebrania oceniana jest również praca zarządu, który składa sprawozdanie, po czym członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium. [Przykład 1]

Oprócz tego członkowie wspólnoty decydują o czynnościach przekraczających zakres zwykłego zarządu, np. o dużych remontach. W trakcie zebrania warto również udzielić zarządowi pełnomocnictw koniecznych przy zawieraniu niezbędnych umów.

Przybycie na zebranie wspólnoty mieszkaniowejjak największej liczby zainteresowanych ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one bowiem - co do zasady - większością głosów, którą liczy się albo według wielkości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, o ile wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono.

Oprócz głosowania na zebraniu dopuszczalna jest również forma indywidualnego zbierania podpisów. Wówczas wyznaczona przez zarząd lub zarządcę osoba roznosi nieobecnym na spotkaniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk: za, przeciw lub wstrzymał się od głosu. [Przykład 2]

Kwestionowanie decyzji

Mieszkańcy niezadowoleni z uchwał podjętych na zebraniu wspólnoty mogą domagać się ich weryfikacji w sądzie. Samo zaskarżenie uchwały, czy to podjętej na corocznym zebraniu wspólnoty, czy podjętej w trybie mieszanym, a więc częściowo na zebraniu, a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów, następuje w drodze powództwa.

Oznacza to, że w sprawach tych ustawodawca przewidział tryb procesowy. Powództwo o uchylenie uchwały może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Wskazany termin jest terminem zawitym (prekluzyjnym). Innymi słowy z jego upływem wygasa prawo domagania się uchylenia uchwały.

Dzień podjęcia uchwały na zebraniu oraz formalne powiadomienie o uchwale (podjętej obiegiem) określają więc początek biegu terminu, bez względu na wadliwość zwołania zebrania lub powiadomienia o uchwale. Te ostatnie uchybienia podlegają badaniu jedynie w kontekście podstaw uchylenia uchwały, jeżeli została zaskarżona w czasie właściwym. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 19 lutego 2004 r. (I ACa 1297/2003, OSA 2004, nr 12, poz. 46), ustawa o własności lokali, przez zakreślenie terminu do zaskarżenia uchwały, stwarza jednocześnie prekluzję do powoływania podstaw zaskarżenia, a zatem po upływie wskazanego w nim terminu wykluczone jest powoływanie dalszych podstaw uzasadniających uchylenie uchwały. Wadliwość zawiadomienia o zebraniu właścicieli może doprowadzić do unieważnienia uchwały tylko wtedy, gdy mogła mieć wpływ na wynik głosowania. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 16 października 2002 r. (IV CKN 1351/2000, OSNC 2004, nr 3, poz. 40). Sędziowie wskazali w nim, że niezawiadomienie członka wspólnoty mieszkaniowej o terminie zebrania właścicieli może stanowić podstawę uchylenia przez sąd uchwały, jeżeli zostanie wykazane, że uchybienie to mogło mieć wpływ na jej treść. Dla zachowania terminu do wniesienia powództwa wystarczy, że powód nada pozew na poczcie listem poleconym (lub złoży go bezpośrednio w sądzie) w ostatnim dniu tego terminu.

Coraz częściej jednak w praktyce zaskarżenie uchwał wspólnoty nie zawsze podyktowane jest potrzebą ochrony rzeczywistych jego interesów, a często skłonnościami pieniaczymi. Z tej przyczyny ustawa o własności lokali przewiduje, że uchwały od chwili ich podjęcia wiążą wszystkich właścicieli lokali oraz zarząd (zarządcę) w zakresie, w jakim dotyczą zarządzania nieruchomością wspólną. Innymi słowy zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. W przypadku wstrzymania wykonania uchwały nie wywołuje ona żadnych skutków prawnych do czasu prawomocnego wyroku sądowego. [Przykład 3]

Samo powództwo może wnieść każdy właściciel lokalu - zarówno ten, który nie brał udziału w głosowaniu nad uchwałą (na zebraniu lub w trybie indywidualnego zbierania głosów), jak i ten, który brał udział w głosowaniu, w tym właściciel, który głosował za uchwałą.

Ważne

O każdym zebraniu zarząd lub zarządca powinien zawiadomić pisemnie każdego właściciela lokalu przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem

PRZYKŁADY

1 Czy na zebraniu wspólnota może podjąć decyzję o zmianie administratora

Tak. Zarządca lub zarząd mogą wykonywać czynności zarządu nieruchomością wspólną samodzielnie lub powierzyć funkcjonowanie nieruchomości zewnętrznej firmie. Jest ona wybierana przez zarząd bądź w trybie uchwały właścicieli lokali.

Jeżeli wspólnota nie jest zadowolona z usług świadczonych przez przedsiębiorcę, może wypowiedzieć mu umowę. Do tego niezbędna jest uchwała właścicieli lokali. Właściciele lokali mogą ją podjąć w każdym czasie, w tym również na rocznym zebraniu wspólnoty. Po jej podjęciu umowa z dotychczasowym właścicielem rozwiązuje się zgodnie z przewidzianym w niej terminem wypowiedzenia.

2 Czy uchwała w trybie indywidualnego zbierania głosów wejdzie w życie z mocą wsteczną

Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali uchwały we wspólnotach mieszkaniowych podejmowane są bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów i zapadają zwykłą większością głosów. Uchwała może być wynikiem zebrania głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Wtedy momentem początkowym obowiązywania uchwały będzie dzień oddania przez właściciela ostatniego głosu wymaganego do osiągnięcia większości. W orzecznictwie Sądu Najwyższego panuje zgodność, że uchwała podjęta z naruszeniem ustawowego wymogu większości głosów, liczonej według wielkości udziałów, w ogóle nie stanowi wyrażenia woli zebrania współwłaścicieli (wyrok SN z 23 lutego 2006 r. sygn. akt I CK 336/2005). W konsekwencji skoro nie tylko moc prawna, ale i skuteczność uchwały wspólnoty mieszkaniowej jest uzależniona od uzyskania przez nią wymaganej prawem większości, zawarte w niej postanowienia nie mogą wiązać członków wspólnoty z datą wsteczną, ale dopiero od chwili oddania przeważającego głosu za (lub przeciw) jej obowiązywaniu.

3 Czy sąd zawsze uchyli uchwałę, która nie podoba się właścicielowi lokalu

Nie. Możliwość zaskarżenia każdej uchwały właścicieli lokali do sądu ma na celu ochronę ich interesów i interesów wspólnoty mieszkaniowej. Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy.

W pierwszych trzech przypadkach uchwałę może zaskarżyć każdy właściciel lokalu. Jeżeli zarzut stawiany uchwale dotyczy naruszenia w inny sposób interesów właściciela, uchwałę może z tego powodu zaskarżyć tylko ten właściciel, którego interesy są naruszone, nie można jej natomiast zaskarżyć z tego powodu, iż narusza ona interesy innego właściciela będącego członkiem wspólnoty mieszkaniowej.

Niezgodność z przepisami prawa to niezgodność z ustawą o własności lokali oraz kodeksu cywilnego w zakresie, w jakim ma zastosowanie do odrębnej własności lokali. O sprzeczności z prawem można mówić także wtedy, gdy uchwała z formalnego punktu widzenia nie narusza żadnego przepisu, lecz jest dla członka niekorzystna z gospodarczego lub osobistego punktu widzenia.

Podstawą zaskarżenia uchwały może być także naruszenie zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną, a przez to naruszenie istotnych interesów albo pokrzywdzenie właścicieli lub skarżącego właściciela.

Łukasz Sobiech

lukasz.sobiech@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 z późn. zm.).