Umowa ułatwi uzyskanie należności

W większości przypadków problemy przedsiębiorców z uzyskaniem zapłaty od kontrahentów wynikają z nieprawidłowych zapisów umowy handlowej.

- Zawierając umowę, przedsiębiorcy koncentrują się najczęściej na określeniu ceny dostarczanych towarów czy wykonywanych usług, terminach spełnienia zobowiązań, wysokości wynagrodzeniu itp. Mniejszą uwagę poświęcają zaś klauzulom regulującym dochodzenie należnej zapłaty - mówi Monika Drab-Grotowska, radca prawny, partner w Kancelarii Drab-Grotowska, Juszczyńska, Achler w Warszawie.

Tylko uprawnieni

Jak podkreśla, istotną częścią umowy jest ta, która znajduje się nad paragrafem pierwszym. To komparycja umowy, w której określone są jej strony i wskazane osoby uprawnione do reprezentacji. Nierzadko właśnie ta część decyduje o ważności umowy. Przedsiębiorcy powinni wnikliwie sprawdzać, czy rzeczywiście osoby reprezentujące kontrahenta są uprawnione do zawarcia umowy na dzień jej podpisania. Jeśli występują pełnomocnicy, to należy sprawdzić, czy posiadają oni odpowiednie pełnomocnictwa, które powinny w oryginale lub uwierzytelnionej kopii być jednym z pierwszych załączników do umowy.

- Nierzadko zdarzało się, że nie chcąc dokonać zapłaty, kontrahenci podważali ważność umowy ze względu na jej zawarcie przez osoby nieuprawnione do reprezentacji - przestrzega mecenas Monika Drab-Grotowska.

Wyjaśnia, że dobra umowa to taka, w której zrealizowana jest zasada równości stron. Jeśli umowa przewiduje np. karę umowną, to warto zwrócić uwagę, że nie powinna być ona wygórowana, bo zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego dłużnik będzie mógł żądać jej zmniejszenia. Sąd Najwyższy potwierdził, że przepisy kodeksu cywilnego nie ograniczają możliwości redukowania kary umownej zastrzeżonej w umowie zawartej między przedsiębiorcami (wyrok SN z 27 lutego 2009 r., sygn. akt II CSK 511/08). Konsekwencją błędnych zapisów o karach umownych jest to, że kiedy kontrahent nie wykonuje umowy czy też wykonuje ją nienależycie, to przedsiębiorca nie obciąża drugiej strony karą umowną, bo nie wie, jak się o nią zwrócić: czy wystawić fakturę, czy może wezwać do zapłaty? Jeżeli w umowie nie jest ustalony termin płatności kary umownej, to także nie wiadomo, kiedy roszczenie o zapłatę kary umownej jest wymagalne, czyli - mówiąc w skrócie - kiedy można wystąpić o nią na drogę sądową.

Pomocne klauzule

- Prostymi klauzulami umownymi można zwiększyć prawdopodobieństwo wykonania umowy przez kontrahenta lub zmniejszyć negatywne skutki braku zapłaty, a w konsekwencji utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa - zapewnia mecenas Monika Drab-Grotowska.

Warto też uregulować kwestie doręczenia korespondencji wynikającej z umowy. Zapisy te powinny obejmować korespondencję dotyczącą doręczenia faktury, naliczenia odsetek i oświadczeń związanych z wypowiedzeniem umowy czy odstąpienie od niej. Dlatego mecenas Monika Drab-Grotowska radzi, żeby umowa zawierała klauzulę o przykładowym brzmieniu: "Wszelka korespondencja związana z realizacją niniejszej umowy winna być kierowana na adresy stron wskazane na wstępie niniejszej umowy. W przypadku zmiany adresu strona zobowiązana będzie poinformować o tym fakcie drugą stronę, pod rygorem uznania za skutecznie doręczoną korespondencji wysłanej na ostatni wskazany przez tę Stronę adres do doręczeń; dwukrotne awizowanie przesyłki ma skutek jej doręczenia".

Zgoda małżonka

- Sąd Najwyższy podjął 18 marca 2011 r. uchwałę, zgodnie z którą w sprawie o nadanie tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności przeciwko małżonkowi dłużnika (art. 787 k.p.c.) nie jest dopuszczalne stosowanie domniemania faktycznego przy ustalaniu, że stwierdzona tytułem egzekucyjnym wierzytelność powstała za zgodą małżonka dłużnika (sygn. akt III CZP 117/2010). Zdaniem SN z dokumentu przedłożonego przez wierzyciela celem uzyskania na podstawie art. 787 k.p.c. klauzuli wykonalności przeciwko małżonkowi dłużnika musi wynikać wprost, że małżonek wyraził zgodę na zaciągnięcie zobowiązania - przypomina radca prawny Monika Drab-Grotowska.

Zaznacza, że konkluzje SN mają istotne praktyczne znaczenie dla wierzycieli dłużników pozostających w związkach małżeńskich. Dlatego najlepszym sposobem na zapewnienie sobie możliwości egzekwowania wierzytelności z majątku wspólnego małżonków jest uzyskanie jednoznacznej, pisemnej zgody małżonka kontrahenta na zaciągnięcie zobowiązania. Zgoda taka może być wyrażana bądź w odrębnym dokumencie, bądź w formie adnotacji na dokumencie stwierdzającym zaciągnięcie zobowiązania przez dłużnika. Istotne jest jednak, aby zgoda wynikała wprost z treści dokumentu. Tylko bowiem taki dokument w myśl wykładni przyjętej przez SN może pozwolić na uzyskanie klauzuli wykonalności na podstawie art. 787 k.p.c. przeciwko małżonkowi dłużnika.

- Warto zatem pamiętać, że odpowiednio przygotowana umowa jest gwarancją dobrych stosunków z kontrahentem. Fundamentalne we współpracy z kontrahentami jest sprawdzenie ich wiarygodności finansowej i prawnej, ocena zdolności do wywiązania się z zawartej umowy oraz zabezpieczenie umowy klauzulami przydatnymi w skutecznym dochodzeniu należności handlowych. Dobrą praktyką będzie więc wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur dokumentacyjnych w zakresie zawierania i zabezpieczania umów - przekonuje mecenas Monika Drab-Grotowska.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl