Zamawiający może, a nawet musi żądać ustanowienia pełnomocnictwa w języku polskim

W "Dzienniku Gazecie Prawnej" nr 67 z 6 kwietnia 2011 r. ukazał się artykuł pana dr. Dariusza Jagiełły "Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie", z którego wynika, że zamawiający w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie może żądać tłumaczenia pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym. Nie można zgodzić się już ze stwierdzeniami znajdującymi się w tezie artykułu: "Na każdym podmiocie biorącym udział w postępowaniu przetargowym ciąży obowiązek prawidłowego udzielenia pełnomocnictwa. Gdy jednak zostało ono sporządzone w języku obcym, zamawiający nie może żądać jego tłumaczenia".

Autor opiera swoje wnioski na wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 19 sierpnia 2008 r., KIO/UZP/801/08, błędnie zakładając, że kopia pełnomocnictwa i tłumaczenie pełnomocnictwa to dokumenty o takim samym statusie prawnym. Dalsza analiza stanowiska KIO przeprowadzona przez pryzmat tego błędu pociąga za sobą przedstawione w artykule wnioski o stosowaniu takiego samego reżimu zarówno w stosunku do kopii pełnomocnictwa, jak i do jego tłumaczenia. Natomiast istotą problemu przedstawionego w tym wyroku jest jedynie forma tłumaczenia, a nie forma samego pełnomocnictwa.

Przede wszystkim nie na każdym wykonawcy ciąży obowiązek ustanowienia pełnomocnika. Obowiązek taki dotyczy tylko wykonawców występujących wspólnie i wynika z art. 23 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych (PZP). Natomiast każdy inny wykonawca działa w swoim własnym imieniu lub ustanawia pełnomocnika.

Forma pełnomocnictwa

Zgodnie z art. 9 ust. 2 PZP postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone w języku polskim. Przepisy par. 4 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. (wcześniej z 19 maja 2006 r.) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, określają, że dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. W związku z tym zamawiający nie dość, że ma prawo, to nawet obowiązek żądania tłumaczenia pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym.

Stanowisko KIO

W ocenie składu orzekającego izby z treści postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) nie wynika obowiązek przedstawienia dokumentów tłumaczonych na język polski przez tłumacza przysięgłego. Ponieważ nie ma podstaw prawnych, aby żądać załączenia dokumentów w takiej formie, skład orzekający izby stoi na stanowisku, że załączone w ofercie tłumaczenie dokumentu potwierdzone za "zgodność z oryginałem" przez wykonawcę było wystarczające.

Przywołując wyrok KIO z 19 sierpnia 2008 r., KIO/UZP/801/08 autor twierdzi, że pełnomocnictwo może mieć formę kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, a ustawodawca czyni tu odstępstwo od zasad dotyczących potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Twierdzenie to jest błędne, gdyż co do zasady uprawnionym podmiotem do tej czynności jest w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego bez ograniczeń notariusz. Autor artykułu stanowisko KIO odniósł do kopii pełnomocnictwa, gdy w rzeczywistości dotyczy ono tłumaczenia dokumentu pełnomocnictwa, a konkretnie formy tłumaczenia. Ustawodawca nie czyni żadnych wyjątków w sprawie formy złożonego pełnomocnictwa.

Przepisy par. 4 ww. rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. określają, że dokumenty powinny być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Przepisy rozporządzenia określają wykaz i formę dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a zatem mają zastosowanie wyłącznie do dokumentów wymienionych enumeratywnie w tym rozporządzeniu.

Pełnomocnictwo jednak, zdaniem składu orzekającego w niniejszej sprawie, nie jest dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków, zatem nie jest uzasadnione stosowanie w odniesieniu do jego formy przepisów rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. Prawo zamówień publicznych nie reguluje kwestii formy pełnomocnictw, więc znajdą tu zastosowanie, zgodnie z art. 14 PZP, przepisy art. 98 i nast. kodeksu cywilnego. Z treści art. 9 ust. 1 PZP w zw. z art. 99 i art. 78 k.c. należy wywieść wniosek, że pełnomocnictwo w prawie zamówień publicznych powinno być udzielone w formie pisemnej, dla zachowania której wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Co do zasady należy zatem uznać, że pełnomocnictwo powinno być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

Dwa różne dokumenty

Dla zrozumienia istoty problemu decydujące znaczenie ma odróżnienie kopii pełnomocnictwa od tłumaczenia oryginału pełnomocnictwa. Tłumaczenie pełnomocnictwa nie jest jego kopią. Tak więc wykonawca składający pełnomocnictwo sporządzone w oryginale w języku obcym jest zobowiązany do załączenia w ofercie jego tłumaczenia na język polski. Ze stanowiska KIO wynika, że wykonawca nie ma obowiązku przedkładania w ofercie tłumaczenia dokumentów przez tłumacza przysięgłego. Tłumaczenia na język polski wykonawca może dokonać samodzielnie i potwierdzić "za zgodność z oryginałem". Natomiast wykonawca nie może potwierdzić "za zgodność z oryginałem" kopii pełnomocnictwa w sytuacji, gdy składa ją zamiast oryginału sporządzonego w jakimkolwiek języku.

Błędne wnioski

Reasumując, autor dochodzi w artykule do wniosku, że zamawiający nie może żądać tłumaczenia pełnomocnictwa, podczas gdy w rzeczywistości zamawiający nie może żądać tłumaczenia pełnomocnictwa dokonanego przez tłumacza przysięgłego. Podobny błąd popełnia, twierdząc, że pełnomocnictwo może mieć formę kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, gdy z analizy wyroku wynika, że to tłumaczenie pełnomocnictwa może przyjąć taką formę, a nie samo pełnomocnictwo.

Bezsprzeczne jest, że dokumenty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w tym także pełnomocnictwo, muszą być przetłumaczone na język polski.

Ustanowienie prokury

W treści artykułu została także zamieszczona tabela, z której wynika, że wspólnicy spółki cywilnej mogą ustanowić prokurę.

Zgodnie z art. 1091 par. 1 k.c. prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Artykuł 36 ustawy z 10 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym wskazuje, jakie podmioty podlegają wpisowi do rejestru. Ponieważ ani spółka cywilna, ani wspólnicy spółki cywilnej nie podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców, nie mogą ustanowić prokury.

Spółka cywilna jest traktowana w obrocie gospodarczym jak umowa przedsiębiorców uregulowana w k.c., wpisanych indywidualnie do ewidencji działalności gospodarczej, zobowiązujących się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu. Spółka cywilna nie ma podmiotowości prawnej, nie jest też przedsiębiorcą (zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej są wspólnicy spółki cywilnej. Nie są oni jednak przedsiębiorcami podlegającymi wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

Wspólnicy spółki cywilnej mogą jedynie ustanowić pełnomocnika do prowadzenia spraw firmy, ale nie prokurenta.

Anna Wojtczyk

doktorantka Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, Wydział Prawa i Administracji, Katedra Prawa Cywilnego i Prawa Prywatnego Międzynarodowego

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr 226, poz. 1817). Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.)