Jak właściwie ustalić i zmienić termin oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej

Naruszenie przepisów ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej określających terminy sporządzania ocen okresowych nie powoduje z mocy prawa nieważności nieprawidłowo dokonanej czynności. Może jednak być powodem odwołania się ocenianego członka korpusu służby cywilnej od wadliwie dokonanej oceny.

Jak często

Ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące, licząc od dnia zakończenia poprzedniej lub od dnia zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej na czas nieokreślony. Częstotliwości sporządzania oceny okresowej nie można jednak mylić z okresem, który podlega ocenie.

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (dalej: "rozporządzenie") nakłada na oceniającego obowiązek zapoznania pracownika z kryteriami oceny w terminie 30 dni od sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony. Okres podlegania ocenie rzadko kiedy więc będzie równy 24 miesiącom. Realny okres podlegający ocenie może wynieść np. 23 lub 22 miesiące.

Pomocny kodeks

Ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów sporządzania ocen okresowych. W zakresie nieuregulowanym w ustawie przepisy art. 9 ust. 1 ustawy odsyłają do regulacji zawartych w ustawie z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie zaś z art. 300 kodeksu pracy terminy realizacji oceny okresowej oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, określonymi w art. 110 i następnych kodeksu cywilnego. Według tych zasad:

● Jeżeli termin określony jest w dniach, np. "60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony", to termin rozpoczyna bieg od następnego dnia po zatrudnieniu ocenianego na czas nieokreślony, a upływa on z końcem ostatniego dnia (z upływem ostatniej godziny w danej dobie). [przykład 1]

● Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). [przykład 2]

● Jeżeli termin upływa w dniu uznanym ustawowo za wolny od pracy (w niedzielę lub święto), zgodnie z art. 115 kodeksu cywilnego termin upływa dnia następnego, przy zachowaniu wszystkich zasad ogólnych. Dni wolne od pracy znajdujące się w środku terminu są liczone do biegu terminu. [przykład 3]

Obligatoryjnie lub fakultatywnie

Zgodnie z przepisami ustawy ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące. Od tej zasady są jednak wyjątki. Jedne z nich mają charakter obligatoryjny, inne fakultatywny.

Zmiana terminu oceny okresowej następuje w sposób obligatoryjny:

● w przypadku zmiany stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków,

- jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, albo

- w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy (art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej);

● w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin sporządzenia oceny okresowej ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 ustawy).

Gdy do zmiany stanowiska pracy dojdzie przed upływem 6 miesięcy od sporządzenia ostatniej oceny okresowej, albo, w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, okres podlegający ocenie jest krótszy lub równy 6 miesięcy, zastosowanie znajdzie par. 8 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie z nim oceniający dokonuje wyboru nowych kryteriów oceny w ciągu 30 dni od dnia zmiany stanowiska, po uprzednim przeprowadzeniu z ocenianym rozmowy poprzedzającej wybór kryteriów. Oceniany potwierdza zapoznanie się z kryteriami oceny na piśmie, natomiast termin oceny się nie zmienia. [przykład 4]

Okresami usprawiedliwionej nieobecności, o których mowa w art. 81 ust. 7 ustawy, są wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy i nieświadczenia pracy, które uznaje się za usprawiedliwione na mocy kodeksu pracy, ustawy o służbie cywilnej, rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.), a także innych przepisów, na podstawie których niektóre kategorie pracowników korzystają z dodatkowych zwolnień od pracy. Zatem okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność mogą być np. urlop wypoczynkowy, urlop szkoleniowy, choroba, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy.

Usprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc oznacza nieobecność nieprzerwaną bez względu na to, czy przyczyna tej nieobecności w całym okresie jej trwania była taka sama. Biorąc pod uwagę cel przepisu, jakim jest umożliwienie przełożonemu dokonania oceny okresu faktycznie przepracowanego przez pracownika, należy zauważyć, że dni, które nie są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - a co za tym idzie nie jest zobowiązany do usprawiedliwienia swojej nieobecności w tych dniach - nie przerywają tej nieobecności. [przykład 5]

Należy zauważyć, że zmiana terminu sporządzenia oceny okresowej następuje automatycznie z mocy prawa w chwili spełnienia warunku określonego w tym przepisie, tj. każdorazowego wystąpienia usprawiedliwionej nieobecności ocenianego trwającej dłużej niż miesiąc.

Przepisy nie regulują kwestii związanych ze sposobem zmiany wskazanego w arkuszu oceny terminu sporządzenia oceny w przypadku, gdy zmiana ta następuje na podstawie art. 81 ust. 7 ustawy. Zmiana tego terminu w arkuszu oceny jest czynnością czysto techniczną i sposób jej dokonania zależy od decyzji oceniającego. Wydaje się, że potwierdzenie zmiany tego terminu może następować zarówno po każdej usprawiedliwionej nieobecności trwającej dłużej niż miesiąc, jak i na koniec 24-miesięcznego cyklu oceny. Brak jest również regulacji co do formy wprowadzenia takiej zmiany. Jedną z ewentualności może być zastosowanie takiego samego trybu, jaki został przewidziany dla ustalenia terminu oceny - oceniający wpisuje do arkusza nowy termin oceny, a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z tym terminem. Jednak podkreślić należy, że zgodnie z przepisami oceniający nie ma obowiązku informowania ocenianego o zmianie terminu sporządzenia oceny okresowej, jeśli zmiana ta następuje na podstawie art. 81 ust. 7 ustawy.

Oprócz wyżej przestawionych przesłanek, których wystąpienie prowadzi do obligatoryjnej zmiany terminu oceny okresowej, ustawa o służbie cywilnej przewiduje także sytuacje, w których oceniający może podjąć decyzję o zmianie oceny okresowej.

Zmiany terminu sporządzenia oceny okresowej może dokonać oceniający w przypadku:

a) zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie,

b) przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, która może uniemożliwić przeprowadzenie oceny,

c) przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy oceniającego, która może utrudnić przeprowadzenie oceny,

d) złożenia przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny (art. 81 ust. 8 ustawy).

Dla spełnienia jednej z przesłanek wymienionych wyżej musi być spełniony dodatkowy warunek - od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej musi upłynąć więcej niż 6 miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, okres podlegający ocenie musi być dłuższy niż 6 miesięcy.

Gdy oceniający podejmie decyzję o zmianie terminu oceny, ma on obowiązek poinformować pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny, a kopię pisma dołącza się do arkusza oceny.

W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym członek korpusu służby cywilnej podlega ocenie, i w razie niesporządzenia wcześniejszej oceny - na podstawie art. 81 ust. 8 pkt 1 ustawy - przez dotychczasowego przełożonego, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów w niezmienionym terminie przez nowego oceniającego.

Pół roku na poprawę

W razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 ustawy). Użycie wyrażenia "po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną" oznacza, że ponowna ocena okresowa powinna być sporządzona niezwłocznie po dniu, w którym minie 6 miesięcy od dnia zapoznania się ocenianego z oceną negatywną. [przykład 6]

Korekta źle wskazanego terminu

Przepisy nie regulują kwestii związanych ze sposobem zmiany wskazanego w arkuszu oceny terminu sporządzenia oceny w przypadku, gdy termin ten został ustalony błędnie. Przepisy ww. rozporządzenia stanowią jednak, że oceniany powinien znać termin sporządzenia oceny - potwierdza to podpisem w arkuszu oceny. W związku z tym korekta błędnie wskazanego terminu oceny okresowej powinna nastąpić w takim samym trybie, jaki został przewidziany dla ustalenia terminu oceny - oceniający wpisuje do arkusza nowy termin oceny, a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z tym terminem.

Konsekwencje błędów

Czynności wykonywane przez oceniającego w trakcie przeprowadzania procesu oceniania członka korpusu służby cywilnej są czynnościami z zakresu prawa pracy. W prawie pracy obowiązuje zaś zasada, że skutek prawny w postaci nieważności z mocy prawa występuje jedynie wtedy, gdy przepis prawa tak stanowi. Ustawa o służbie cywilnej nie przewiduje nieważności czynności dokonanych z naruszeniem prawa przez oceniającego przeprowadzającego ocenę okresową podległych członków korpusu służby cywilnej. W związku z tym naruszenia przepisów w zakresie przeprowadzania ocen w służbie cywilnej nie powodują nieważności z mocy prawa oceny, przy sporządzaniu której doszło do tych nieprawidłowości. Natomiast ewentualne naruszenia obowiązujących zasad przeprowadzania oceny okresowej mogą stanowić podstawę do skorzystania przez ocenianego z przysługujących mu środków odwoławczych przewidzianych w art. 83 ustawy o służbie cywilnej.

WAŻNE

W przypadku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej do innego urzędu, które będzie wiązało się z istotną zmianą zakresu obowiązków, sporządzenie oceny okresowej będzie obowiązkowe, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej upłynie więcej niż 6 miesięcy

WAŻNE

W sytuacji niespodziewanej nieobecności oceniającego spowodowanej np. chorobą w dniu, w którym przypadał termin sporządzenia oceny okresowej na piśmie, ocenę tę należy sporządzić niezwłocznie po jego powrocie do pracy (z adnotacją o nieobecności na arkuszu)

PRZYKŁAD 1

W dniach

Jeżeli oceniany został zatrudniony na czas nieokreślony 4 kwietnia 2013 r., ustalenie oraz wpisanie do arkusza oceny wybranych kryteriów powinno nastąpić najpóźniej 3 czerwca 2013 r. (w terminie 60 dni).

PRZYKŁAD 2

W miesiącach

W przypadku terminu 24 miesięcy na sporządzenie oceny okresowej, gdy początek terminu (sporządzenie ostatniej oceny okresowej) wypadał 4 kwietnia 2013 r., termin sporządzenia kolejnej oceny okresowej przypadnie na 4 kwietnia 2015 r.

PRZYKŁAD 3

Przy dniu wolnym

Jeżeli 30-dniowy termin określony w par. 8 rozporządzenia rozpoczynał swój bieg 27 lipca 2013 r., to koniec terminu przypadnie na 25 sierpnia 2013 r., czyli na niedzielę, która jest dniem ustawowo wolnym od pracy. W takim przypadku zgodnie z art. 115 kodeksu cywilnego termin upłynie z końcem 26 sierpnia.

PRZYKŁAD 4

Na innym stanowisku

Ostatnia ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej miała miejsce 4 lutego 2013 r. Natomiast 3 czerwca 2013 r. doszło do zmiany dotychczasowego stanowiska zajmowanego przez ocenianego, co wiązało się z istotną zmianą zakresu obowiązków. W omawianym przypadku 3 czerwca 2013 r. nie mogła być dokonana ocena okresowa, ponieważ nie upłynęło 6 miesięcy od sporządzenia ostatniej oceny okresowej. W tej sytuacji w terminie 30 dni od zmiany stanowiska pracy nowy oceniający ponownie dokonuje wyboru kryteriów oceny i wpisuje je do arkusz ocen. Termin sporządzenia oceny się nie zmienia.

PRZYKŁAD 5

W razie usprawiedliwionej nieobecności

Bezpośredni przełożony miał dokonać oceny okresowej pracownika 14 czerwca 2013 r. Pracownik był jednak nieobecny w pracy z powodu choroby od 6 maja 2013 r. do 10 czerwca 2013 r., łącznie przez 35 dni. Była to nieobecność ciągła. Zgodnie z art. 81 ust. 7 ustawy termin na dokonanie oceny okresowej ulega wydłużeniu o cały okres nieprzerwanej nieobecności w pracy. Dniem, w którym należy dokonać oceny, będzie 19 lipca 2013 r.

PRZYKŁAD 6

Zaopiniowany negatywnie

Jeśli członek korpusu służby cywilnej zapoznał się z negatywną oceną okresową 15 lutego 2013 r., ponowna ocena powinna zostać dokonana 16 sierpnia 2013 r.

Ewa Łukasik

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z poźn. zm.). Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz.U. nr 74, poz. 633).