Jak bronić się przed nadużyciami podczas wakacyjnej kontroli w firmie

W wakacje przedsiębiorcy mogą być skontrolowani przez blisko 50 przedstawicieli różnych inspekcji, urzędów i innych organów badających prawidłowość wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. W praktyce zdarzają się przypadki, że wzmożona ofensywa kontrolerów fiskusa, sanepidu, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Inspekcji Handlowej niszczy dobrze prosperujące i działające zgodnie z literą prawa firmy. Osoby prowadzące własny biznes muszą pamiętać, że nie pozostają na łasce urzędników sprawdzających dokumentację ich zakładu produkcyjnego czy sklepu. Mają one prawo wytykać błędy i żądać unieważnienia czynności kontrolerów nadużywających swoich uprawnień. Dodatkowo obowiązująca od marca 2009 r. nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dała przedsiębiorcom dodatkowe uprawnienia. Wprowadza ona postanowienie, że w tym samym czasie w firmie może odbywać się tylko jedna kontrola i ogranicza w czasie jej trwanie.

Kontrola przedsiębiorcy może dotyczyć jedynie jego działalności gospodarczej. Może ona obejmować wszystkie jej etapy (podejmowanie, wykonywanie, zawieszenie, zakończenie). Chociaż wykonują ją przede wszystkim organy administracji publicznej, do kontroli firm są upoważnione również inne upoważnione ustawowo podmioty, np. NIK, ZAiKS.

Pracownicy organów kontroli nie mogą zapukać do drzwi przedsiębiorstwa bez uprzedniej zapowiedzi. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 79 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej mają oni obowiązek przesłać wcześniej pismo o zamiarze wszczęcia kontroli, co ma dać przedsiębiorcy czas do rzetelnego przygotowania się do wizyty inspektorów oraz zgromadzenia i uporządkowania niezbędnej dokumentacji.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce jego wystawienia oraz oznaczenie przedsiębiorcy. Musi też zostać w nim podany przedmiotowy zakres kontroli. Dokument powinien być ponadto podpisany przez osobę upoważnioną do wystawienia zawiadomienia. Organ może wszcząć kontrolę nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia, w którym przedsiębiorca otrzymał zawiadomienie. Jeżeli kontrola nie zostanie rozpoczęta w 30-dniowym terminie, wszczęcie kontroli wymaga zawsze ponownego pisma. Przedsiębiorcy, którym z różnych względów zależy na wcześniejszym przeprowadzaniu kontroli (np. planują urlop), mają prawo złożyć wniosek o jej wszczęcie przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Obowiązek zawiadamiania przedsiębiorców o planowanej kontroli nie jest bezwzględny i organy kontroli są zwolnione od niego w kilku przewidzianych ustawą przypadkach. Urzędnicy nie będą na pewno informowali o swojej wizycie, gdy ma ona przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo ma na celu zabezpieczenie dowodów popełnienia podobnych czynów. Pozwalałoby to bowiem uniknąć odpowiedzialności za popełnione nadużycia w ramach prowadzonej działalności. Kontrolerzy nie będą też uprzedzać o swojej wizycie przedsiębiorców, których działalność powoduje bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego, np. sprzedają niebadane mięso z nieudokumentowanych źródeł, zanieczyszczają pobliską rzekę ściekami z produkcji papieru. Co ważne, badający firmę kontrolerzy muszą podać uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli w książce kontroli i protokole kontroli.

Kontrolerzy mogą wykonywać swoje czynności po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Artykuł 79a ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (u.s.d.g.) wymienia elementy, które powinno posiadać ważne upoważnienie kontrolne. Wśród nich musi się przede wszystkim znaleźć pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy, zakres i termin kontroli. Dokument, który nie spełnia wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia czynności i przedsiębiorca powinien w takich sytuacjach odmówić przeprowadzenia kontroli.

W niektórych przypadkach upoważnienie może być doręczone nieco później. Rozpoczęcie kontroli jedynie po okazaniu legitymacji służbowej jest możliwe, gdy jest ona potrzebna w związku z toczącym się postępowaniem karnym lub wykroczeniowym, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. Wówczas upoważnienie powinno być doręczone przedsiębiorcy najpóźniej trzeciego dnia od wszczęcia kontroli. W przypadku wszczęcia czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej, przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej osoba podejmująca kontrolę ma obowiązek poinformować kontrolowanego przedsiębiorcę lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

Kontrola prowadzona w firmie nie może wykraczać poza zakres wskazany na upoważnieniu. Inspektor nie może samodzielnie poszerzyć zakresu kontroli. Każda taka zmiana łączy się z koniecznością zmiany upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli przedsiębiorca zauważy, że inspektor kontroluje inne aspekty działalności firmy, niż wskazane w upoważnieniu, powinien zwrócić mu uwagę, a jeśli to nie odniesie skutku – napisać sprzeciw do organu kontroli.

Gdyby już w trakcie trwania kontroli nastąpiła zmiana inspektora, to wówczas nowy pracownik organu kontrolnego, który zastąpi go przy dalszym wykonywaniu kontroli w firmie, musi mieć odrębne upoważnienie. Zmiany te nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.

Przedstawiciele inspekcji, urzędów i innych organów muszą dokonywać swoich czynności w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej na piśmie. W razie nieobecności przedsiębiorcy lub wskazanej przez niego osoby inspektorzy mogą podejmować czynności w obecności innego pracownika, gdyż zgodnie z art. 97 kodeksu cywilnego za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Kontrola może być też dokonywana w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę. W pewnych sytuacjach (np. podejrzenie o popełnienie przestępstwa skarbowego) obecność właściciela firmy w czasie pracy kontrolerów nie jest wymagana.

Kontrola firmy powinna być zawsze ograniczona do siedziby firmy lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Nie wolno jej przeprowadzać, np. w prywatnym domu przedsiębiorcy (chyba, że jest on siedzibą firmy), jak również w dowolnym czasie. Właściwe są tutaj godziny pracy danej firmy lub czas faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Dlatego jeśli Inspekcja Handlowa kontroluje sklep spożywczy otwarty w godzinach 7.00–20.00, to czynności kontrolne np. Inspekcji Handlowej nie mogą być przeprowadzane poza tymi godzinami. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne, za zgodą przedsiębiorcy, mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić jej prowadzenie.

W związku z licznymi zastrzeżeniami właścicieli firm – do u.s.d.g. wprowadzono przepisy, które nakazują, by czynności kontrolne były przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli.

Przedsiębiorcy nie powinni traktować kontrolerów jak intruzów i utrudniać im wykonywania swoich obowiązków. Na ich żądanie należy udostępnić całą niezbędną dokumentację oraz zapewnić kontrolerom wstęp do odpowiednich pomieszczeń firmy. Współpraca przyczyni się do skrócenia terminu kontroli i pozwoli uniknąć niepotrzebnego wrażenia, że kontrolowany ma coś do ukrycia przed urzędnikami.

Zgodnie z u.s.d.g. każdy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Może być ona prowadzona także w formie elektronicznej.

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Może to zrobić później tylko wtedy, gdy jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli.

Ważnym ograniczeniem dla organów kontrolujących przedsiębiorców jest to, że przepisy u.s.d.g. zabraniają im przeprowadzania kontroli w sytuacjach, gdy ich działalność bada w danym czasie inny urząd lub instytucja. Jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, drugi organ kontroli musi odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny termin ich przeprowadzenia. Kilka kontroli równocześnie może być przeprowadzanych prawie we wszystkich sytuacjach, które zwalniają organ od obowiązku wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli oraz innych wskazanych w art. 82 ust. 1–1c u.s.d.g. (m.in. gdy kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu lub gdy jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów).

Od 7 marca 2009 r. kontrole przedsiębiorców muszą trwać zdecydowanie krócej. U mikroprzedsiębiorcy nie może ona przekraczać 12 dni roboczych, u małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych, a średnich – 24 dni roboczych. Natomiast u pozostałych przedsiębiorców czas trwania wszystkich kontroli nie może przekraczać 48 dni roboczych. Jest to maksymalny czas trwania wszystkich kontroli tego samego organu kontroli w jednym roku kalendarzowym. Do tego czasu nie wlicza się tzw. powtórnej kontroli w tym samym zakresie podmiotowym w danym roku kalendarzowym, pod warunkiem że czas jej trwania nie przekroczy seidmiu dni. Przeprowadza się ją wówczas, gdy wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę.

Planowany czas trwania kontroli w firmie może zostać przedłużony jedynie, gdy zostanie to spowodowane przyczynami niezależnymi od inspektorów. W dodatku przyczyny te muszą oni uzasadnić na piśmie i doręczyć je przedsiębiorcy oraz wpisać do księgi kontroli przed podjęciem dalszych czynności. Nawet przedłużając ten czas trwania, nie mogą jednak naruszać terminów dotyczących czasu trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.

Od tej zasady wyjątek dotyczy przedłużenia czasu trwania kontroli prowadzonej wówczas, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione, że przedsiębiorca zaniżył zobowiązanie podatkowe lub zawyżył straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty. Przedłużenie jest możliwe także, gdy podczas kontroli zostanie ujawniony fakt, że przedsiębiorca nie złożył deklaracji, mimo że miał taki obowiązek. W tych wszystkich przypadkach inspektorzy muszą jednak dopełnić procedury: zawiadomić przedsiębiorcę o tym, że takie okoliczności zostały ujawnione i wskazać zebrane dowody. Natomiast uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli inspektorzy powinni umieścić w książce kontroli i protokole kontroli. Czas trwania kontroli zostanie wówczas przedłużony, ale nie może doprowadzić do przekroczenia odpowiednio dwukrotności czasu trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym. Do czasu trwania kontroli nie wlicza się czasu nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli stanowi to przeszkodę w przeprowadzeniu czynności kontrolnych.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej w art. 84–84b wskazuje na szereg innych przepisów szczególnych, które uprawniają organy kontrolne do przekraczania wymienionych wyżej ograniczeń czasowych, a także do równoczesnego przeprowadzania więcej niż jednej kontroli. Chodzi tutaj głównie o przypadki kontroli firm objętych nadzorem bankowym, emerytalnym czy ubezpieczeniowym.

Dokonujący czynności pracownik organu kontroli musi przestrzegać praw przysługujących przedsiębiorcy. Jeżeli nie jest on obiektywny i na przykład przekracza swoje uprawnienia, naruszając prawa kontrolowanego, to wówczas przedsiębiorca może złożyć skargę do organu kontroli i zawrzeć w niej zastrzeżenia do działań inspektora.

Przedsiębiorca może wnieść także sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności niezgodnie z obowiązującymi normami. Można go złożyć tylko z kilku, ściśle wymienionych powodów. Należą do nich m.in. dokonywanie kontroli bez wcześniejszego obowiązkowego zawiadomienia o kontroli lub też bez ważnego upoważnienia/legitymacji. Skargę można złożyć także w razie dokonywania czynności podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Będzie ona także zasadna, gdy inspektorzy przedłużą czas kontroli ponad ustawowe terminy lub nie będą przestrzegali zakazu przeprowadzania więcej niż jednej kontroli przedsiębiorcy w tym samym czasie.

Sprzeciw przedsiębiorca powinien wnieść na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu należy zawiadomić na piśmie kontrolującego. Na wniesienie sprzeciwu wraz z uzasadnieniem u.s.d.g. przewiduje trzy dni robocze od dnia wszczęcia kontroli przez organ. Przedsiębiorca musi uzasadnić wniesienie sprzeciwu. Jeśli uchybienie inspektora polega na przekroczeniu dopuszczalnego okresu kontroli, trzydniowy termin na wniesienie sprzeciwu rozpoczyna się w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu czasu trwania kontroli.

Wniesienie sprzeciwu powoduje określone skutki. Przede wszystkim będzie to wstrzymanie czynności kontrolnych. Odbywa się to z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu jego rozpatrzenia. Po otrzymaniu pisma od przedsiębiorcy organ kontroli w terminie trzech dni roboczych rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub kontynuowaniu czynności kontrolnych. Na takie postanowienie przysługuje przedsiębiorcy zażalenie, którego rozpoznanie następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego wniesienia.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wniesienie sprzeciwu nie jest dopuszczalne, gdy powodem kontroli jest przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia lub sytuacje wymienione w art. 84a, który wskazuje szczegółowe przepisy przewidujące odrębne zasady kontroli przedsiębiorców zajmujących się m.in. działalnością farmaceutyczną, weterynaryjną czy rybołówstwem.

Na podstawie art. 77 ust. 4 u.s.d.g. przedsiębiorca, który poniósł szkodę na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, przysługuje odszkodowanie. Konsekwencją przeprowadzenia kontroli z naruszeniem przepisów prawa jest to, że zebrane podczas niej dowody obciążające przedsiębiorcę nie mogą być brane pod uwagę w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym, które będzie jego dotyczyło.

Dochodzenie roszczenia następuje na zasadach i w trybie określonym w kodeksie cywilnym. Przedsiębiorca będzie musiał jednak udowodnić, że przeprowadzona w bezprawny sposób kontrola naraziła go na problemy, np. zaburzenie ciągłości produkcyjnej przez firmę, utrata klientów z powodu kontroli. Zazwyczaj jest to niezwykle trudne, jednak realne do osiągnięcia. Przykładem może być spółka Centrozap, która pod koniec 2008 r. wygrała prawie 42,5 mln zł odszkodowania od Skarbu Państwa za błędne decyzje aparatu skarbowego, które doprowadziły ją do utraty jej aktywów i upadłości.