Jakie są zasady doręczania pism przez jednostki samorządu terytorialnego

radca prawny

Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego w postępowaniu przed organami administracji publicznej, w tym jednostkami samorządu terytorialnego, obowiązuje zasada, że decyzja administracyjna wywiera skutki prawne od daty jej doręczenia lub ogłoszenia. Zatem z faktem doręczenia pisma stronie bądź uczestnikowi postępowania wiążą się doniosłe skutki prawne. To właśnie od daty doręczenia decyzja administracyjna staje się skuteczna. Innymi słowy z momentem doręczenia decyzji rozpoczynają swój bieg terminy procesowe, np. do złożenia skargi do organu wyższej instancji bądź do sądu. Zgodnie z powszechnie akceptowanym orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok NSA z 15 lipca 1999 r., sygn. akt SA/Rz 1982/98) decydujące znaczenie ma sam fakt doręczenia decyzji, natomiast nie jest istotne z punktu widzenia poprawności czynności procesowych i biegu postępowania, czy adresat zapoznał się z treścią pisma.

Przepis art. 39 k.p.a. określa, kto może doręczać pisma w postępowaniu administracyjnym. Zgodnie z nim doręczać pisma można przez pocztę, pracowników organu administracji publicznej albo inne upoważnione osoby lub organy. Organ administracji publicznej co do zasady sam określa zasady wyboru sposoby doręczania korespondencji. Przy wyborze sposobu doręczania ważna jest pewność doręczeń, jak również koszty usługi. Dodatkowo przepisy kodeksu postępowania administracyjnego umożliwiają dokonywanie doręczeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Możliwość taka istnieje, jeśli strona wystąpi do organu o doręczanie pism taką drogą bądź też wyrazi zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.

W przypadku niedoręczenia pisma w sposób wskazany powyżej poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej lub pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Dodatkowo na odbiorcę pisma będzie czekało zawiadomienie informujące o możliwości jego odbioru. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

W przypadku odmowy przyjęcia pisma przez adresata przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Strony mogą być również zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. W tych przypadkach zawiadomienie bądź doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia publicznego ogłoszenia.

Należy jednak pamiętać, że skorzystanie z obwieszczenia lub publicznego ogłoszenia decyzji wymaga powołania podstawy prawnej zawartej w odrębnym akcie prawnym rangi ustawowej. Ta forma powiadamiania adresatów aktów i czynności organu w niewielkim tylko stopniu chroni ich interesy w porównaniu z doręczeniami uregulowanymi i stąd większe rygory przy jej stosowaniu (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 5 kwietnia 2007 r. II SA/Ol 114/2007).