Organy celne będą przeprowadzać postępowania audytowe

Nowa ustawa o Służbie Celnej wprowadza szczególną procedurę weryfikacji spełnienia warunków do uzyskania zezwoleń wynikających z prawa celnego. Zupełnie nowe podejście ma na celu przyśpieszenie procesu wydawania zezwoleń oraz partnerską współpracę między organami celnymi a przedsiębiorcami.

Jak wyjaśnia nam Wojciech Krok, doradca podatkowy z Kancelarii Parulski & Wspólnicy, postępowanie audytowe ma zastosowanie przy wydawaniu zezwoleń, pozwoleń, świadectw oraz innych decyzji o podobnym charakterze. Postępowanie to poprzez swoją formę jest całkiem nowym i rewolucyjnym podejściem w prawie celnym. Nowa instytucja gwarantuje współpracę pomiędzy organami celnymi a przedsiębiorcami. Zgodnie z założeniami do ustawy organy celne zobowiązane są nie tylko do sprawdzenia wymogów potrzebnych do uzyskania określonego zezwolenia, ale także do aktywnego uczestnictwa w całym procesie weryfikacji. Celem takiego podejścia ma być ułatwienie uzyskiwania zezwoleń przez przedsiębiorców (m.in. poprzez wydawanie zaleceń w celu spełnienia wymagań wynikających z przepisów celnych).

- Regulacje zawarte w ustawie o Służbie Celnej są krokiem w kierunku tworzenia legislacji przyjaznej dla podmiotów gospodarczych. W rzeczywistości jednak bardzo ważne będzie podejście do tej instytucji przez funkcjonariuszy celnych przeprowadzających postępowanie audytowe - ostrzega Wojciech Krok.

Postanowienia ustawy o Służbie Celnej w zakresie postępowania audytowego są zgodne z delegacją dla ministra finansów uzupełnione przez stosowne rozporządzenia wykonawcze, tj. rozporządzenie w sprawie zakresu i sposobu przeprowadzania czynności audytowych oraz rozporządzenie w sprawie sposobu dokumentowania czynności audytowych oraz wzorów dokumentów stosowanych w postępowaniu audytowym. Według Rafała Kowalika, prawnika z Kancelarii Parulski & Wspólnicy, postępowanie audytowe znajduje zastosowanie dla następujących postępowań: w sprawie wydania świadectwa Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO), o wydanie jednolitego pozwolenia europejskiego (SASP), w sprawie przyznania podmiotom uprawnień do dokonywania zgłoszeń celnych w uproszczony sposób.

Ustawa nie ogranicza jednak zastosowania przedmiotowego postępowania tylko do wymienionych sytuacji. Minister finansów jest bowiem uprawniony do określenia także innych sytuacji, gdy postępowanie audytowe może znaleźć zastosowanie.

- Minister nie skorzystał jednak z przysługującego mu uprawnienia do poszerzenia przypadków, gdy takie postępowanie znajduje zastosowanie - zastrzega Rafał Kowalik.

W trakcie postępowania audytowego weryfikacji podlegają warunki określone we wspólnotowych przepisach celnych m.in. warunki określone w art. 14g-14k rozporządzenia Komisji (EWG) nr 2454/93 z 2 lipca 1993 r. ustanawiającego przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny. Jak wymienia Wojciech Krok, zgodnie z tymi przepisami weryfikacji podlega: przestrzeganie przepisów celnych; posiadanie przez przedsiębiorcę systemu zarządzania ewidencjami handlowymi oraz ewidencjami transportowymi; wypłacalność przedsiębiorcy oraz przestrzeganie standardów bezpieczeństwa i ochrony.

- Przykładowo w zakresie wypłacalności przedsiębiorcy organy sprawdzają jego stan finansowy poprzez analizę sprawozdań finansowych, zaświadczeń o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, a także z podatkami będącymi dochodem budżetu państwa - podaje Rafał Kowalik.

W postępowaniu audytowym można wyróżnić kilka części następujących po sobie. Początkowo funkcjonariusze Służby Celnej analizują zgromadzoną dokumentację przedstawioną przez przedsiębiorcę oraz będącą w posiadaniu organu. Później następuje etap dokonywania weryfikacji w siedzibie przedsiębiorcy. Końcową częścią jest zaś wydanie zaleceń w celu usunięcia nieprawidłowości oraz ocena ich wykonania przez organy Służby Celnej.

Według Wojciecha Kroka postępowanie audytowe rozpoczyna się z momentem przedłożenia wniosku wraz z wymaganymi przez przepisy prawa dokumentami (dołączanymi w formie załącznika) przez podmiot ubiegający się o wydanie danego zezwolenia. Do dokumentów jest dołączany kwestionariusz tego postępowania w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak zastosowanie formy elektronicznej jest utrudnione. Podatnik bowiem realnie dokonuje w takim wypadku dwie czynności. Po pierwsze, składa taki dokument w wersji elektronicznej. Po drugie, ciąży na nim obowiązek pisemnego powiadomienia organów celnych o tym fakcie. W konsekwencji nieodosobnione będą przypadki, gdy podatnicy zrezygnują z formy elektronicznej ze względu na tego typu utrudnienie.

Kolejnym etapem w postępowaniu audytowym jest - jak wymienia Rafał Kowalik - poinformowanie wnioskodawcy na piśmie przez właściwe organy celne o przyjęciu wniosku. Przed jego przyjęciem organy dokonują wstępnego badania otrzymanych dokumentów pod kątem ich zgodności z wymogami formalnymi.

Następnie dochodzi do spotkania przedstawicieli organu celnego z podmiotem wnioskującym w jego siedzibie. Podczas takiego spotkania wypracowuje się wspólne metody postępowania w trakcie weryfikacji spełnienia warunków do wydania określonego zezwolenia. Sporządzany jest także szczegółowy plan postępowania. Ma on na celu przyspieszenie i usystematyzowanie procesu uzyskiwania zezwolenia oraz określenie jego ram przedmiotowych.

Stopień ryzyka określony w planie postępowania audytowego został określony w trójstopniowej skali, tj. niskie, średnie, wysokie. Jak wskazuje Rafał Kowalik, zmiana klasyfikacji stwierdzonego ryzyka do innego stopnia wiąże się z korektą planu postępowania audytowego. Także zaistnienie innych sytuacji może doprowadzić do korekty planu.

- Przykładowo będzie ona miała miejsce w sytuacji stwierdzenia przez organ celny nowych obszarów ryzyka. Katalog ten jednak nie jest zamknięty, ponieważ minister finansów w rozporządzeniu posługuje się sformułowaniem w szczególności, które sugeruje otwarty katalog dopuszczalnych sytuacji zmiany planu - wyjaśnia Wojciech Krok.

Wskazuje też, że organ celny sporządza plan postępowania audytowego w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla przedsiębiorcy. Dzięki temu ma on możliwość ponownej analizy ustaleń zawartych z organem celnym.

Organ celny jest jednocześnie zobowiązany do omówienia mapowania ryzyk, tj. określenia ich obszarów oraz zakresu czy sposobu ich kwalifikacji. Istotną rolę pełni także sam kwestionariusz, na podstawie którego przedsiębiorca ma możliwość zapoznania się z zakresem postępowania. W efekcie ma on większą możliwość zajęcia stanowiska i podjęcia dyskusji celem sprostowania przyjętych założeń przez organ celny. W toku dokonywanej analizy stanu faktycznego organ celny musi informować podmiot o zaistniałych nieprawidłowościach i zalecić określone działania w celu ich usunięcia. Jeżeli wnioskodawca zamierza je podjąć, zostaje mu wyznaczony termin do ich zakończenia, a następnie dochodzi do weryfikacji ich spełnienia.

Proces weryfikacji i udzielanie pozwoleń celnych powinno być łatwiejsze dla organów celnych oraz przedsiębiorców. Postępowanie audytowe zostało odformalizowane oraz oparte na współpracy i bezpośrednim kontakcie między stronami postępowania

Plan postępowania audytowego wskazuje m.in.:

● obszary, w jakich będą dokonywane czynności sprawdzające (tzw. obszary ryzyka),

● rodzaje zadań, jakie będą realizowane w tych obszarach,

● dokumenty potrzebne do weryfikacji,

● działania organów celnych w danym obszarze ryzyka,

● dane personalne osób dokonujących czynności w postępowaniu,

● stopień zagrożenia danego ryzyka.

ewa.matyszewska@infor.pl