Korzystne zmiany dla zakładających i prowadzących działalność gospodarczą

Zmiany korzystne dla przedsiębiorców wprowadzają dwie nowelizacje ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.). Pierwsza - z 10 lipca 2008 r. weszła w życie 7 marca 2009 r., druga z 19 grudnia 2008 r. - wejdzie w życie 31 marca 2009 r.

Od 7 marca zmieniła się procedura wszczynania i prowadzenia kontroli w firmach. Kontrolujący muszą przestrzegać nowych zasad, ponieważ przedsiębiorca może domagać się odszkodowania, jeśli poniesie szkodę na skutek prowadzenia czynności kontrolnych prowadzonych z naruszeniem prawa. Poza tym dowody zebrane podczas takiej kontroli nie mogą stanowić dowodu przeciwko przedsiębiorcy w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym, które by go dotyczyło.

Zanim działalność gospodarcza przedsiębiorcy zostanie skontrolowana, inspekcja musi go o swoim zamiarze uprzedzić. Dopiero po upływie siedmiu dni od doręczenia mu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli może ją rozpocząć. Nie może jej jednak wszcząć po upływie 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Po przekroczeniu tego terminu kontrolujący organ będzie musiał ponownie doręczyć przedsiębiorcy zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Z kolei przedsiębiorca może domagać się wcześniejszego rozpoczęcia kontroli, jeszcze przed upływem siedmiu dni od doręczenia mu zawiadomienia. Powinien wówczas w tej sprawie złożyć wniosek do inspekcji.

Z treści zawiadomienia przedsiębiorca dowie się, jaki organ go skontroluje i jaki będzie zakres przedmiotowy kontroli. Oprócz tych informacji zawiadomienie powinno wskazywać: datę i miejsce wystawienia, oznaczenie przedsiębiorcy oraz być podpisane przez osobę upoważnioną.

Inspekcja nie musi zawiadamiać przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, jeśli ma być ona przeprowadzona na podstawie prawa wspólnotowego albo ratyfikowanej umowy międzynarodowej, ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Nie musi tego robić w razie kontroli jakości paliw lub gdy przedsiębiorca nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby, albo gdy doręczanie pism na podane przez niego adresy okazało się bezskuteczne czy utrudnione.

Zawiadomienia przedsiębiorca nie otrzyma również wówczas, gdy przeprowadzenie kontroli ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego albo wykroczenia skarbowego, bądź niezbędne jest dla zabezpieczenia dowodów popełnienia tych czynów. Bez wcześniejszego zawiadomienia wszczynane są też kontrole w przypadkach określonych w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Chodzi tu m.in. o takie przypadki, gdy kontrola:

● ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

● dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

● dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

● ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Znowelizowane przepisy znacznie ograniczyły możliwość prowadzenia kontroli wyłącznie na legitymację, czego od dawna domagali się przedsiębiorcy. Pracownicy organów kontroli, którzy będą chcieli wszcząć kontrolę, muszą okazać przedsiębiorcy, albo osobie przez niego upoważnionej legitymacje służbowe upoważniające ich do wykonywania tych czynności oraz doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Czynności kontrolne tylko po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej mogą być prowadzone wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach szczególnych regulujących pracę poszczególnych inspekcji. W dodatku muszą to być takie przypadki, w których czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, bądź przestępstwa albo wykroczenia skarbowego, a także w celu zabezpieczenia dowodów popełnienia tych czynów. Kontrolę tylko po okazaniu legitymacji można przeprowadzić również wówczas, gdy występuje bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Inspektor, który chce wszcząć kontrolę tylko po okazaniu legitymacji służbowej, w razie nieobecności w firmie przedsiębiorcy i upoważnionej przez niego osoby, musi ten dokument pokazać pracownikowi kontrolowanego obecnemu w firmie i wykonującemu tam jakieś czynności. Inspektor może też przywołać świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny. Świadkiem nie może zostać inny pracownik inspekcji.

Wszczynając kontrolę tylko po okazaniu legitymacji, jeszcze przed podjęciem pierwszej czynności, inspektor musi poinformować przedsiębiorcę o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli. Ale nawet w takim przypadku, gdy inspektor rozpoczął kontrolę tylko po okazaniu legitymacji, powinien doręczyć upoważnienie przedsiębiorcy lub osobie upoważnionej w ciągu trzech dni od podjęcia czynności.

Gdyby w czasie kontroli zmienił się inspektor, to wówczas organ musi wydać następne upoważnienie, w którym zamieści imię i nazwisko tego pracownika oraz numer jego legitymacji służbowej. Inspekcja nie może być prowadzona na podstawie poprzedniego upoważnienia, które będzie zawierało nazwisko pracownika, który już tej kontroli nie wykonuje.

W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli organ musi podać następujące informacje: wskazać podstawę prawną, oznaczyć organ kontroli, miejsce i datę wystawienia upoważnienia oraz przedsiębiorcę objętego kontrolą. Oprócz tego upoważnienie zawiera imię i nazwisko pracownika organu kontroli, który będzie ją wykonywał, oraz numer jego legitymacji służbowej, a także określa zakres przedmiotowy kontroli oraz datę rozpoczęcia i przewidywany termin jej zakończenia. Dokument powinna podpisać osoba udzielająca upoważnienia i podać przy tym swoje stanowisko i funkcję. Upoważnienie musi też zawierać pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Wszystkie wymienione wyżej informacje muszą być ujęte w upoważnieniu, ponieważ w przeciwnym razie inspektor po okazaniu go nie będzie mógł skontrolować przedsiębiorcy. W dodatku powinien on przestrzegać wskazań ujętych w tym dokumencie, bo na przykład nie może prowadzić kontroli w taki sposób, aby jej zakres wykraczał poza określony w upoważnieniu. Naruszyłoby to przepisy, a zebrane podczas kontroli dowody nie mogłyby zostać wykorzystane w postępowaniu toczącym się przeciwko przedsiębiorcy.

Przewidywany czas trwania kontroli w firmie określony jest w upoważnieniu. Tylko z przyczyn niezależnych od inspektora może on zostać przedłużony. Przedłużenia nie może uzasadniać na przykład zmiana inspektora, który prowadził czynności.

Natomiast do czasu trwania kontroli nie będzie wliczony okres, w którym przedsiębiorca i osoba przez niego kontrolowana byli nieobecni w firmie, co stanowiło przeszkodę w prowadzeniu czynności przez inspektora.

W pewnych przypadkach do czasu trwania kontroli nie wlicza się też przerwy potrzebnej do przeprowadzenia badania próbki produktu lub próbki kontrolnej. Wówczas organ może przerwać kontrolę, ale tylko gdy po otrzymaniu wyniku badania będzie musiał sporządzić jedynie protokół kontroli. Zanim przerwie kontrolę, powinien o tym na piśmie zawiadomić przedsiębiorcę. Przerwa nie zostaje wliczona, tylko gdy w tym czasie przedsiębiorca mógł prowadzić działalność, miał nieograniczony dostęp do swojej dokumentacji i rzeczy, z wyjątkiem zabezpieczonej próbki. Podczas przerwy firmę może skontrolować również inna inspekcja. Natomiast w książce kontroli inspektorzy powinni uzasadnić czas trwania tej przerwy.

Do 7 marca kontrole mogły trwać od 4 do 8 tygodni. Teraz czas trwania wszystkich kontroli tej samej inspekcji w firmie jest krótszy i wynosi:

● 12 dni roboczych w roku kalendarzowym u mikroprzedsiębiorcy

● 18 dni roboczych w roku kalendarzowym u małego przedsiębiorcy

● 24 dni robocze w roku kalendarzowym u średniego przedsiębiorcy

● 48 dni roboczych w roku kalendarzowym u pozostałych przedsiębiorców.

W pewnych przypadkach czas ten może być jednak przedłużony, na przykład gdy inspektor ujawnił, że przedsiębiorca zaniżał zobowiązanie podatkowe lub zawyżał stratę w wysokości przekraczającej 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania lub straty. Także gdy ujawni, że nie została złożona deklaracja, mimo takiego obowiązku. W takim przypadku kontrola nie może jednak trwać dłużej niż dwukrotność czasu, który był dla niej przeznaczony.

W firmie może być przeprowadzona powtórna kontrola, ale trwająca nie dłużej niż przez 7 dni. Prowadzi się ją wówczas, gdy wyniki kontroli wykazały, że przedsiębiorca w rażący sposób naruszył prawo. Nie wlicza się jej limitu do czasu trwania wszystkich kontroli prowadzonych przez ten sam organ kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.

Od 7 marca przedsiębiorca może książkę kontroli prowadzić też w formie elektronicznej, dodatkowo oprócz książki w formie papierowej. Może mieć ona formę zbioru dokumentów. Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ją i przechowywać w swojej siedzibie.

Gdyby zdecydował się prowadzić ją także w formie elektronicznej, to musi dokonywać w niej wpisów i aktualizować dane. Powinny one znajdować potwierdzenie w dokumentach, które on sam przechowuje.

Wpisów do książki dokonuje organ kontroli. Obejmują one: oznaczenie organu kontroli oraz upoważnienia do kontroli, jej zakres przedmiotowy, datę podjęcia i zakończenia, zalecenia pokontrolne oraz określić zastosowane środki pokontrolne. Oprócz tego wykonywanie niektórych czynności przez inspektorów powinno zostać uzasadnione w tej książce, np. podjęcie czynności, które zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, gdy wskaże on na piśmie, że do nich doszło. Uzasadnia się tam również m.in. brak zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, podejmowanie czynności wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej przez inspektora bez jednoczesnego przedłożenia mu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz przypadki przedłużenia czasu trwania kontroli (np. spowodowane ujawnieniem, że przedsiębiorca zaniżył zobowiązanie podatkowe, albo zawyżył stratę, bądź nie złożył deklaracji pomimo takiego obowiązku).

Książkę, kopie jej fragmentów albo wydruki z systemu informatycznego, w którym jest ona prowadzona, przedsiębiorca powinien niezwłocznie okazać inspektorowi, który rozpoczyna kontrolę jego firmy. Od tego obowiązku zwolniony jest tylko wówczas, gdy książkę już wcześniej udostępnił innej inspekcji. Jednak po jej otrzymaniu z powrotem musi w ciągu trzech dni przedstawić pracownikowi organu, który prowadzi kontrolę.

Umożliwienie przedsiębiorcy wniesienia sprzeciwu wobec czynności inspektorów naruszających przepisy jest nowym uprawnieniem obowiązującym od 7 marca 2009 r.

Jeżeli inspektor samowolnie przedłuża czas trwania kontroli, nie doręczył upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz w inny sposób naruszył przepisy - przedsiębiorca może wnieść sprzeciw na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. Powinien to zrobić w ciągu trzech dni od wszczęcia kontroli przez organ. Sprzeciw powinien uzasadnić i na piśmie zawiadomić o nim inspektora. Gdy przyczyną wniesienia sprzeciwu było przedłużenie limitu kontroli, to sprzeciw trzeba wnieść w ciągu trzech dni od tego momentu.

Sprzeciw wywołuje następujące skutki:

● wstrzymuje prowadzenie kontroli oraz biegu czasu jej trwania (od doręczenia inspektorowi zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia go),

● inspektor może zabezpieczyć na czas rozpatrzenia sprzeciwu dowody, które mają związek z przedmiotem i zakresem kontroli (na przykład: dokumenty, informacje, próbki wyrobów oraz inne nośniki informacji, które mogą stanowić dowód w toku kontroli).

Sprzeciw powinien zostać rozpoznany w ciągu trzech dni. Organ wydaje wówczas postanowienie o tym, że odstąpi od kontroli lub będzie ją kontynuował. W ciągu trzech dni przedsiębiorca może złożyć zażalenie na to postanowienie, które z kolei organ powinien rozpoznać w ciągu siedmiu dni. Gdyby sprzeciw lub zażalenie nie zostały rozpoznane w wymaganym czasie, to wówczas przyjmuje się, że organ uznał argumenty przedsiębiorcy za uzasadnione.

Natomiast przedsiębiorca nie może wnieść sprzeciwu wówczas, gdy np. prowadzenie kontroli ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa, wykroczenia (również skarbowego) lub zabezpieczeniu dowodów jego popełnienia. Także gdy jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia i środowiska naturalnego prowadzona jest kontrola jakości paliw lub kontrola na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, bądź przepisów prawa wspólnotowego. Wniesienie sprzeciwu nie jest dopuszczalne również wówczas, gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania albo siedziby bądź doręczanie pism na te adresy było bezskuteczne lub utrudnione albo przedsiębiorca został objęty np. szczególnym nadzorem podatkowym weterynaryjnym, zakupem produktów lub usług sprawdzających rzetelność.

Od 31 marca 2009 r. zostało utworzone jedno okienko Przedsiębiorca będzie mógł w nim dokonać wpisu do ewidencji, załatwić formalności związane z uzyskaniem numeru REGON i aktualizację lub nadanie numeru NIP oraz załatwić sprawy związane ze zgłoszeniem do ZUS lub KRUS. Będzie składał jeden formularz zamiast dotychczasowych pięciu - w formie papierowej lub elektronicznej. Wzór wniosku będzie zawierało rozporządzenie Rady Ministrów, którego projekt już przygotowało Ministerstwo Gospodarki.

Ewidencja obejmie m.in. następujące dane o przedsiębiorcy: jego firmę oraz jego numer PESEL; numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy; numer identyfikacji podatkowej (NIP); informację o obywatelstwie polskim przedsiębiorcy (o ile takie posiada i innych obywatelstwach przedsiębiorcy; oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz adres, pod którym jest wykonywana działalność gospodarcza, a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

Ewidencja będzie zwierała ponadto:

● datę rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej,

● określenie przedmiotów wykonywanej działalności gospodarczej, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),

● informację o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej,

● informację o umowie spółki cywilnej, jeżeli taka została zawarta,

● dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, jeżeli przedsiębiorca udzielił ogólnego pełnomocnictwa,

● informację o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,

● informację o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu kuratora.

Wniosek na formularzu papierowym przedsiębiorca składa osobiście w gminie albo wysyła tam listem poleconym.