W jakiej sytuacji beneficjent może nie dostać unijnej dotacji

Sukces, którym jest wygranie konkursu o unijną dotację, nie jest równoznaczny z jej otrzymaniem. Przed przedsiębiorcą, który ma już za sobą pozytywnie dla niego rozstrzygnięty konkurs, są trzy etapy:

● podpisanie umowy o dofinansowanie projektu,

● realizacja projektu,

● rozliczenie.

Popełnione w trakcie ich realizacji błędy mogą skutkować utratą wsparcia z UE, a w przypadku wypłaty dotacji, koniecznością jej zwrotu wraz z odsetkami. Błąd popełniony teraz może zemścić się na firmie nawet za pięć lat.

Przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na proces wyłonienia wykonawców, koszty kwalifikowane, udział własny i harmonogram prac. Powinien na bieżąco czuwać nad realizacją umowy oraz zapewnić osiągnięcie celów projektu. Dodatkowo firma powinna na bieżąco informować instytucję, która przyznała dotację, o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach powodujących zmianę sytuacji faktycznej lub prawnej, mogących mieć wpływ na realizację projektu. Kolejnym obowiązkiem jest przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu.

Każda inwestycja lub inne przedsięwzięcie realizowane w ramach programów unijnych 2007 - 2013 będą kontrolowane pod względem wydatków finansowych, ich zasadności i wielkości. Jednostki zarządzające, pośredniczące oraz inne instytucje uprawnione do kontroli będą sprawdzały przestrzeganie prawa w trakcie realizacji przedsięwzięcia na wszystkich etapach. Szczególna uwaga będzie zwracana na przestrzeganie katalogów kosztów kwalifikowanych, harmonogramu inwestycji oraz realizacji polityki informacyjnej.

Wszystkie wykonywane prace muszą mieć bezpośredni związek z realizowanym przedsięwzięciem, by osiągnąć końcowy efekt zakładany w projekcie. Ponadto wszystkim robotom związanym z przedsięwzięciem dofinansowanym ze środków unijnych musi przyświecać główny cel, jaki został zdefiniowany w opisie projektu.

Ostateczne nieprzyznanie dofinansowania zawartej wcześniej umowy to poważny cios dla budżetu niedoszłego beneficjenta, który w wyniku cofnięcia dofinansowania będzie musiał zwrócić wszystkie wypłacone wcześniej zaliczki i płatności transzowe. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, należy aktywnie reagować na wszelkiego rodzaju zapytania, uwagi i spostrzeżenia osób, które w imieniu np. instytucji zarządzającej czy pośredniczącej będą kontrolować realizację prawidłowości przeprowadzanych prac. Najgorzej, gdy uwagi i zastrzeżenia pojawią się np. pod koniec inwestycji, gdy najtrudniej jest naprawić nieprawidłowości wynikające np. z użycia niewłaściwych materiałów.

Urzędnicy odpowiadają za prawidłowe, czyli zgodne z polskim i unijnym prawem, wydatkowanie środków unijnych. Dlatego też istnieje możliwość wprowadzania zmian w zakresie inwestycji. Należy przy tym pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze na każdą zmianę należy mieć zgodę instytucji, która przyznała dotację. To oznacza, że trzeba ją najpierw poinformować o zamiarze zmian w inwestycji, poczekać na jej zgodę, a dopiero później wprowadzić ją w życie. Dokonuje się tego za pomocą aneksów do umowy o przyznaniu dotacji. Jeśli przedsiębiorca przedstawi porządne uzasadnienie do zmiany w zakresie inwestycji, właściwa instytucja powinna się na jej wdrożenie zgodzić.

Należy jednak od razu zastrzec, że nie każda zmiana jest możliwa. Na pewno urzędnicy odrzucą prośbę o zmianę charakteru samej inwestycji. Nie jest możliwa sytuacja, w której przedsiębiorca starał się o dotację na zakup maszyny produkcyjnej, a teraz chcę za unijne pieniądze powiększyć magazyn. Należy także pamiętać, że każde działanie, w którym firma może starać się o unijne dotacje, ma warunki wejścia. Na przykład w przypadku Działania 4.4 w programie Innowacyjna Gospodarka jest nim konieczność zastosowanie technologii używanej na świecie nie dłużej niż trzy lata. W przypadku tego działania nie będzie możliwe wygranie konkursu obietnicą wdrożenia najnowszej światowej technologii, a potem próba zmiany jej na starszą technologię.

Podpisując umowę o dofinansowanie, beneficjent zobowiązuje się jednocześnie do poddawania się kontroli w trakcie realizacji projektu. Może ona odbywać się w siedzibie firmy lub na miejscu realizacji projektu. Osobom z zespołu kontrolującego należy przedstawić wszystkie stosowne dokumenty związane z projektem. W przypadku odmowy poddania się kontroli lub utrudniania jej przeprowadzenia może to skutkować wypowiedzeniem umowy oraz odmową całkowitej wypłaty dotacji. Osoby z zespołu kontrolującego mają prawo wejść na teren, gdzie realizowany jest projekt, w tym do określonych budynków i pomieszczeń.

Należy pamiętać, że kontrolować inwestycji nie będą tylko instytucje związane bezpośrednio z realizowanym projektem, np. instytucja zarządzająca lub instytucja pośrednicząca.

Podczas przeprowadzanych kontroli sprawdzane są:

● dokumenty i materiały finansowe i techniczne,

● poziom osiągniętych wskaźników, które zostały założone we wniosku o dofinansowanie,

● dopełnienie przez beneficjenta obowiązków w zakresie działań informacyjno-promocyjnych dotyczących projektu.

Ważny jest czas kontroli i jej miejsce. Kontrola projektu i beneficjenta może być przeprowadzona tylko w okresie realizacji przedsięwzięcia. Istnieje jednak możliwość kontroli po zrealizowaniu projektu, jeżeli niektóre okoliczności związane z przedsięwzięciem zostały np. zatajone.

Po pomyślnej dla beneficjenta kontroli na zakończenie realizacji projektu oraz po pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność końcową można uznać, że dane przedsięwzięcie zostało zakończone. Po ocenie wniosku o płatność beneficjent otrzymuje przelew środków na swoje konto.

Beneficjent pomocy unijnej musi także zwracać baczną uwagę, by realizowane prace w trakcje trwania projektu były zgodne z harmonogramem i opisem projektu, a także z treścią wypełnionego wniosku o dofinansowanie. Instytucja odpowiedzialna za kontrolę i monitoring projektu może sprawdzać w zasadzie wszystko, co jest związane z przedsięwzięciem.

● obowiązkowo przeczytać zapisy umowy;

● wniesienie zabezpieczenia;

● możliwości oraz warunki dokonywania zmian w umowie - zasady sporządzania aneksów;

● obowiązki sprawozdawcze;

● obowiązki beneficjenta w zakresie promocji projektu;

● obowiązki poddania się kontrolom, zakres tych kontroli oraz podmioty uprawnione do ich przeprowadzania.

O ile w ramach budżetu UE na lata 2004 - 2006 fundusze były przekazywane jako wykonanie zobowiązania o charakterze czysto cywilnoprawnym, to obecnie stosuje się instrument prawa publicznego, jakim jest instytucja dotacji. Ma to konsekwencje dla tych beneficjentów, którzy będą musieli zwrócić wsparcie.

Nadal szczegółowe warunki przekazywania i wykorzystania środków określa umowa o dofinansowaniu, którą zawiera dysponent środków z beneficjentem. Umowa ta posiada pewne cechy czynności cywilnoprawnej. Jednakże podstawowym skutkiem jej zawarcia jest powstanie zobowiązania do przekazania beneficjentowi środków finansowych w drodze udzielenia dotacji, będącej typowo publicznoprawną formą wsparcia z budżetu.

Z faktem tym wiążą się istotne konsekwencje dla beneficjenta - związane w szczególności z formą dochodzenia zwrotu środków, które zostały nieprawidłowo wykorzystane. W takiej sytuacji instytucja zarządzająca danym programem operacyjnym władna jest wydać decyzję administracyjną, która zobowiązuje beneficjenta do zwrotu środków w określonej wysokości wraz z odsetkami. Decyzja winna określać należną kwotę i termin, od którego nalicza się odsetki. Te ostatnie określa się w takiej wysokości jak dla zaległości podatkowych. W przedmiocie skutków decyzji materialnoprawnych - w zakresie nieuregulowanym przepisami ustawy o finansach publicznych - stosuje się odpowiednio przepisy działu III Ordynacji podatkowej.

Beneficjent zobligowany jest zwrócić środki dotacji wraz z odsetkami w terminie 14 dni od dnia, w którym otrzymał przedmiotową decyzję wydaną przez instytucję zarządzającą.

Jednak zgodnie z przepisami k.p.a. beneficjentowi przysługuje prawo wniesienia odwołania do ministra rozwoju regionalnego za pośrednictwem instytucji zarządzającej, która wydała decyzję, w terminie 14 dni od jej doręczenia beneficjentowi. Przed upływem tego czasu decyzja nie jest egzekwowana, a terminowe wniesienie odwołania wstrzymuje jej wykonanie.

Beneficjent nie będzie musiał zwracać środków, dopóki minister nie wyda decyzji utrzymującej w mocy zaskarżoną decyzję instytucji zarządzającej. Jeżeli jednak minister wyda taką decyzję, a beneficjent pomimo to nie dokona zwrotu nieprawidłowo wykorzystanych środków - czy też nie wniesie w ogóle odwołania i jednocześnie nie zwróci środków w terminie - instytucja zarządzająca będzie zobowiązana do odzyskania dotacji w drodze postępowania egzekucyjnego.

Dodatkowo przepisy ustawy o finansach publicznych przewidują także niezwykle dolegliwą sankcję w przypadku, gdy beneficjent wykorzysta otrzymane środki dotacji niezgodnie z przeznaczeniem i w konsekwencji nie zrealizuje pełnego zakresu projektu (określonego w umowie o dofinansowanie). Sankcją tą jest wykluczenie prawa do otrzymania środków unijnych na realizację projektów. Okres wykluczenia rozpoczyna się w dniu, kiedy omawiana decyzja stała się ostateczna, kończy zaś z upływem trzech lat od dnia dokonania zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych. Sankcji nie stosuje się w odniesieniu do państwowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego.

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl