Jakie prawa przysługują przedsiębiorcy podczas kontroli w firmie

Przedsiębiorcę może skontrolować ponad 40 inspekcji i organów administracji publicznej i rządowej (zarówno centralnej, jak i terenowej) oraz samorządowej. Najczęściej kontrolę wykonują inspekcje: kontroli skarbowej, pracy, handlowa, jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, transportu drogowego, kolejnictwa, sanitarna, ochrony środowiska, nadzoru budowlanego, a także organy powołane wyłącznie do sprawowania kontroli i nadzoru, np. Najwyższa Izba Kontroli i regionalne izby obrachunkowe.

Inspektorzy przy wykonywaniu czynności muszą przestrzegać zasad określonych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej oraz w 50 ustawach szczególnych, które regulują działalność organów kontroli.

Organ może rozpocząć kontrolę po upływie 7 dni od doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia, ale nie później niż przed upływem 30 dni od tego dnia. Gdy kontrola nie zostanie w tym czasie rozpoczęta, przedsiębiorca musi zostać ponownie o niej zawiadomiony. Na wniosek przedsiębiorcy organ może także wszcząć kontrolę wcześniej niż przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia.

Organ może doręczyć zawiadomienie w sposób dowolny, pod warunkiem że zrobi to skutecznie, np. pocztą ze zwrotnym poświadczeniem, przez pracownika organu kontroli, Policji, straży miejskiej itd. Zawiadomienie o planowanej kontroli umożliwia przedsiębiorcy przygotowanie dokumentów do okazania inspektorowi, stworzenia dla niego odpowiednich warunków technicznych i lokalowych, a także zarezerwowanie czasu, aby mógł być obecny podczas kontroli, albo upoważnić inną osobę do jego reprezentowania.

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli musi być określony organ oraz kontrolowany przedsiębiorca oraz wskazany zakres przedmiotowy kontroli, data i miejsce wystawienia zawiadomienia oraz podpis osoby upoważnionej do jego wystawienia. Określenie zakresu przedmiotowego kontroli powinno być identyczne z tym, jakie będzie później zawierało upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. W czasie wykonywania kontroli nie będzie go można już zmienić.

Tylko w wyjątkowych wypadkach kontrola może zostać wszczęta bez wcześniejszego powiadomienia o tym przedsiębiorcy. Określa je ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Dla przykładu nie jest wymagane zawiadomienie, gdy kontrola ma być przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego lub na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej. Także wówczas, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego, albo wykroczenia skarbowego oraz zabezpieczenia dowodów popełnienia takiego przestępstwa lub wykroczenia. Zawiadomienie nie jest konieczne także gdy kontrolowana jest jakość paliw, albo gdy kontrola jest wykonywana w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów. Również nie jest wymagane zawiadomienie, gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego albo gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania, adresu siedziby, względnie doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne, albo utrudnione. Chodzi tu o takie przypadki, gdy adres przedsiębiorcy przestał być aktualny, a nie zgłosił on zmiany, a nawet świadomie unika podania aktualnego adresu.

Nie zawiadamia się również o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej m.in. gdy dotyczy: niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, opodatkowania przychodów, które nie znajdują pokrycia w ujawnionych źródłach, albo pochodzą ze źródeł nieujawnionych.

Prowadzący kontrolę bez zawiadomienia inspektor powinien zamieścić w książce kontroli oraz w protokole kontroli uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

Inspektor może rozpocząć czynności kontrolne po okazaniu przedsiębiorcy (albo osobie przez niego upoważnionej) legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Gdy przepisy dopuszczają rozpoczęcie kontroli tylko po okazaniu legitymacji - inspektor powinien doręczyć upoważnienie przedsiębiorcy (lub osobie przez niego upoważnionej) najpóźniej trzeciego dnia od wszczęcia kontroli. Zdarza się tak, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, bądź przestępstwa skarbowego, albo wykroczenia skarbowego, bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Oprócz tego można w taki sposób wszcząć kontrolę wówczas, gdy jest to uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Upoważnienie może być doręczone w każdej formie, nawet faksem lub za pomocą poczty elektronicznej. Najczęściej jednak wręcza je pracownik organu kontroli, który po okazaniu legitymacji służbowej przystępuje do wykonywania inspekcji.

W upoważnieniu powinna być podana podstawa prawna, oznaczony organ kontroli i przedsiębiorca (imię i nazwisko osoby fizycznej i miejsce jej zamieszkania albo nazwa osoby prawnej i jednostki organizacyjnej wraz z siedzibą), określony zakres przedmiotowy kontroli, wskazana data rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności.

Zakres przedmiotowy nie powinien zostać określony w sposób zbyt ogólny, ponieważ nie może wykraczać poza ramy właściwości rzeczowej i miejscowej konkretnej inspekcji. W upoważnieniu nie może więc znaleźć się ogólnikowe stwierdzenie, np. że będzie kontrolowana działalność przedsiębiorcy. Oprócz tego upoważnienie musi zawierać datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika organu kontroli, który ma prawo ją wykonywać, oraz jego numer legitymacji służbowej, a także pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy. Wyszczególnia się w nim także osoby, które nie są wprawdzie pracownikami inspekcji, lecz będą kontrolowały przedsiębiorcę. Określa się przy tym dokumenty, na podstawie których można stwierdzić tożsamość tych osób. Upoważnienie musi być opatrzone podpisem osoby, która go udziela, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Zdarza się, że już w trakcie prowadzonej inspekcji następuje zmiana: inspektora (np. z powodu jego długotrwałej choroby, śmierci, przejścia na emeryturę lub rentę, zwolnienia z pracy, przejęcia innych obowiązków lub odsunięcia od tej pracy z powodu sankcji dyscyplinarnych), zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności z nią związanych. Każda z tych zmian wymaga wydania odrębnego upoważnienia. Nie może ona jednak spowodować wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli. Nawet gdy przy zmianie pracownika niektóre wykonane wcześniej czynności zostaną powtórzone, musi zostać dotrzymany termin zakończenia kontroli. Może być ona zakończona wcześniej niż w dniu wskazanym w upoważnieniu. Natomiast w razie przedłużenia czasu kontroli organ musi wystawić nowe upoważnienie.

Kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek wskazać na piśmie osobę, którą upoważnił do reprezentowania go w trakcie kontroli, a szczególnie podczas swojej nieobecności. Od tej zasady ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje jednak wyjątki.

Jeśli czynności kontrolne są wszczynane tylko po okazaniu legitymacji służbowej przez inspektora, a w firmie nieobecny jest przedsiębiorca, bądź osoba przez niego upoważniona - inspektor powinien okazać legitymację pracownikowi firmy i w jego obecności rozpocząć czynności. Nie może to być jednak dowolny pracownik (np. sprzątaczka), ale uprawniony do wykonywania czynności prawnych w imieniu przedsiębiorcy, np. radca prawny, zastępca dyrektora, księgowy.

Zasady, że czynności kontrolne podejmowane są w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, nie stosuje się w następujących przypadkach:

● gdy zezwalają na to ratyfikowane umowy międzynarodowe,

● przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

● gdy inspekcja prowadzona jest w czasie toczącego się postępowania na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,

● jeśli wszczęcie kontroli spowodowało bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Zdarza się, że przedsiębiorca utrudnia prowadzenie kontroli w ten sposób, że jest obecny w firmie i nieobecna jest również upoważniona przez niego osoba. Gdy te nieobecności stanowią przeszkodę w wykonywaniu przez inspektorów czynności - długości okresu tej nieobecności nie wlicza się do czasu trwania kontroli. Natomiast gdy takiej przeszkody nie stanowią, kontrola może odbywać się w obecności innego pracownika (uprawnionego do czynności prawnych) albo przywołanego świadka, którym jest funkcjonariusz publiczny, pod warunkiem że nie jest on pracownikiem inspekcji, która aktualnie kontroluje firmę (może być to np. policjant).

● Brak zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

● Podjęcie kontroli bez okazania legitymacji służbowej i upoważnienia.

● Niepoinformowanie przedsiębiorcy o jego prawach.

● Wykonywanie kontroli pod nieobecność kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.

● Prowadzenie równocześnie więcej niż jednej kontroli u tego samego przedsiębiorcy.

● Przekroczenie dopuszczalnego czasu trwania kontroli.

● Prowadzenie kontroli bez ograniczeń czasowych w innych przypadkach niż wymienione w przepisach.

Gdy inspektor wszczyna kontrolę tylko po okazaniu legitymacji służbowej, przed podjęciem pierwszej czynności powinien poinformować przedsiębiorcę o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli. Musi je dokładnie omówić, a nie tylko ograniczyć się do wskazania aktu normatywnego. Powinien upewnić się, czy przedsiębiorca zrozumiał sens wyjaśnień, a w razie potrzeby podczas omawiania nawet posłużyć się przykładami. Przekazanie tych informacji trzeba odnotować w książce kontroli. W razie ich nieprzekazania kontrolowany przedsiębiorca ma prawo zamieścić o tym wzmiankę w uwagach i zastrzeżeniach do protokołu kontroli.

Jednak przedsiębiorca nie może domagać się uznania czynności kontrolnych za bezskuteczne, tylko dlatego, że kontroler nie poinformował go o prawach i obowiązkach podczas ich wykonywania.

Kontrolę należy przeprowadzić w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego prowadzenia tej działalności. Oznacza to, że nie może odbywać się w porze nocnej lub w dni wolne od pracy, z wyjątkiem przypadków, gdy obejmują one godziny pracy lub czas faktycznie prowadzonej działalności.

Niektóre czynności mogą zostać przeprowadzone w siedzibie inspekcji, pod warunkiem że usprawni to kontrolę (najczęściej dotyczy to kontroli dokumentów). Poza tym przedsiębiorca powinien wyrazić na to zgodę.

Kontroler powinien przeprowadzić czynności w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowanie firmy. Do takich zakłóceń zalicza się m.in. zablokowanie rachunku bankowego przedsiębiorcy, wstrzymanie produkcji lub sprzedaży, przejęcie do badania ksiąg rachunkowych itd.

Gdy przedsiębiorca uzna, że podjęte przez inspekcję czynności zakłócają w sposób istotny prowadzenie przez niego działalności, powinien te zakłócenia wskazać na piśmie. Wtedy kontrolujący musi uzasadnić konieczność podjęcia ich, a uzasadnienie zamieścić w protokole kontroli (sporządzany jest po zakończeniu inspekcji). Nie ma możliwości wstrzymania tych zakłóceń jeszcze w toku kontroli.

Przepisy określają czas trwania kontroli przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym i uzależniają go od wielkości firmy. Nie może on przekroczyć w przypadku:

● mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,

● małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,

● średnich przedsiębiorców - 24 dni robocze,

● pozostałych przedsiębiorców - 48 dni robocze.

Ograniczenia czasowe nie dotyczą przypadków, które wyłączają zakaz równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy.

Czas kontroli może zostać przedłużony, ale wyłącznie z przyczyn niezależnych od inspekcji. Wymaga też uzasadnienia na piśmie, które doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.

Takie przedłużenie możliwe jest również wówczas, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w razie ujawnienia, że taka deklaracja nie została złożona, mimo że na przedsiębiorcy ciążył taki obowiązek. Przedłużona kontrola nie może jednak spowodować, że zostanie przekroczona dwukrotność czasu inspekcji przewidzianej dla konkretnego przedsiębiorcy. Uzasadnienie przedłużenia powinno być zamieszczone w księdze kontroli i w protokole kontroli.

Organ ma również obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o ujawnionych okolicznościach związanych z tymi nieprawidłowościami podatkowymi i wskazać na zgromadzony materiał dowodowy.

Powtórną kontrolę w tym samym zakresie i w tym samym roku podatkowym przeprowadza się wówczas, gdy wyniki poprzedniej wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę. Nie może trwać dłużej niż 7 dni i nie wlicza się jej do czasu trwania wszystkich kontroli inspekcji u przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka prowadzona jest w formie zbioru dokumentów i służy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli. Nie ma jednolitego formularza książki. Może być ona prowadzona również w formie elektronicznej. Przedsiębiorca powinien wówczas dokonywać wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Dane w niej zawarte powinny znaleźć również potwierdzenie w dokumentach, które są przechowywane przez przedsiębiorcę.

Wpisy do książki dokonywane przez organ kontroli stanowią dokumentację ilustrującą kolejne kontrole, którymi został objęty przedsiębiorca. Informują o tym, jak często był kontrolowany, przez kogo oraz z jakim skutkiem. Po zapoznaniu się z treścią książki inspekcja może na przykład określić w inny sposób zakres kontroli niż wcześniej zamierzała. Natomiast nie wolno jej sprawdzać, czy zostały wykonane zalecenia pokontrolne, wskazane przez inny organ kontroli.

Wpisy dokonane przez kontrolerów obejmują: oznaczenie organu kontroli oraz upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli, datę podjęcia i zakończenia kontroli, a także zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych. Gdy przedsiębiorca nie został zawiadomiony o zamiarze przeprowadzenia kontroli, informację tę wraz z uzasadnieniem wpisuje się również do książki kontroli, podobnie jak informację z uzasadnieniem o podjęciu kontroli wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. W książce inspektor powinien uzasadnić, dlaczego podjął czynności bez wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli, a także dlaczego podjął je pod nieobecność kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Zamiesza się też tam informacje (z uzasadnieniem) o prowadzeniu jednocześnie więcej niż jednej kontroli oraz o przedłużeniu czasu trwania kontroli (także z uzasadnieniem). Inspektor musi też wpisać do książki uzasadnienie czasu trwania przerwy w kontroli.

Dla spółki cywilnej prowadzona jest jedna książka kontroli, bez względu na liczbę wspólników. Przechowywana jest w miejscu wskazanym jako siedziba spółki cywilnej.

Gdy rozpocznie się kontrola, przedsiębiorca musi niezwłocznie okazać inspektorowi książkę kontroli. Zamiast tego może też okazać kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego. Wówczas musi poświadczyć je za zgodność z wpisem w książce kontroli. Zdarza się, że udostępnienie książki jest niemożliwe, ponieważ w tym czasie zapoznaje się z nią inny organ kontroli. Taka sytuacja ma miejsce na przykład w razie zbiegu kontroli tego samego przedsiębiorcy przez różne organy. Wtedy w ciągu trzech dni od zwrotu książki przedsiębiorca powinien okazać ją inspektorom, którzy tego wcześniej żądali, w ich siedzibie.

Co do zasady, tego samego przedsiębiorcę nie może kontrolować jednocześnie kilka inspekcji. Istnieją jednak od niej wyjątki przewidziane w ratyfikowanych umowach międzynarodowych lub określone w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Zakaz nie dotyczy więc sytuacji, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia przedsiębiorstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, bądź dla zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Nie stosuje się go także przy kontrolach prowadzonych w toku postępowania wszczętego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, bądź gdy jest ona uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. Oprócz tego zakaz nie obejmuje kontroli zasadności dokonania zwrotu podatku VAT, przed dokonaniem tego zwrotu, zasadności zwrotu VAT osobom fizycznym w związku z wydatkami związanymi z budownictwem, a także przeprowadzenia kontroli w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego z zakresu ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej.

Gdy działalność przedsiębiorcy została już objęta kontrolą innego organu, to inspektorzy powinni odstąpić od podjęcia czynności i ustalić z przedsiębiorcą inny termin na ich rozpoczęcie.

Zdarza się, że przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w kilku zakładach lub w innej wyodrębnionej części swojej firmy. Wtedy zakazy dotyczące podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli dotyczą wyłącznie tego zakładu lub tej części przedsiębiorstwa. Oznacza to, że pozostałe zakłady może kontrolować inna inspekcja.

Gdy w zakładzie lub części przedsiębiorstwa prowadzona jest kontrola, inna inspekcja może tam w tym samym czasie dokonać czynności niezbędnych do zakończenia innej kontroli u tego samego przedsiębiorcy.

Jeśli inspekcja wykonuje czynności kontrolne z naruszeniem przepisów - przedsiębiorca ma prawo do wniesienia sprzeciwu. Powinien to zrobić na piśmie wraz z uzasadnieniem i skierować go do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. Ma na to 3 dni od wszczęcia kontroli (lub od przekroczenia limitu czasu jej trwania). O wniesieniu sprzeciwu powinien też zawiadomić kontrolującego.

Wniesienie sprzeciwu powoduje:

● wstrzymanie czynności kontrolnych od doręczenia inspektorowi zawiadomienia o wniesieniu do rozpatrzenia sprzeciwu lub zażalenia,

● wstrzymanie biegu czasu trwania kontroli od dnia wniesienia do dnia doręczenia przedsiębiorcy postanowienia o jego rozpatrzeniu lub od upływu 3 dni i nierozpatrzenia w terminie.

W ciągu 3 dni organ musi rozpatrzyć sprzeciw i odstąpić od czynności (wydając postanowienie w tej sprawie) lub postanowić o prowadzeniu nadal czynności kontrolnych. W ciągu 3 dni od otrzymania postanowienia przedsiębiorca może wnieść na nie zażalenie, które musi zostać rozstrzygnięte w ciągu 7 dni.

Nierozpatrzenie postanowienia w terminie będzie miało takie same skutki, jak wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych. Natomiast, gdy organ nie rozpatrzy w terminie zażalenia - wywołuje to skutki w postaci uznania słuszności wniesionego zażalenia.

Gdy podczas kontroli inspektorzy naruszą przepisy prawa i przedsiębiorca poniesie szkodę - przysługuje mu odszkodowanie. Przedsiębiorca może się domagać wypłacenia go, wnosząc pozew do sądu cywilnego na podstawie art. 417 lub 417² kodeksu cywilnego. Musi jednak udowodnić, że poniósł szkodę, ponieważ na nim spoczywa ciężar dowodu. W tym celu pokrzywdzony powinien zbierać dowody dokumentujące poniesioną szkodę, już podczas prowadzonej kontroli w firmie. Na przykład podpisując protokół kontroli powinien zaznaczyć, że spowodowała ona szkody oraz wskazać, które zasady kontroli zostały wówczas naruszone.

Dowody zgromadzone przez organ z naruszeniem przepisów nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym. Chodzi o takie dowody, które mogłyby mieć istotny wpływ na wyniki kontroli.

Gdy do firmy przyjdzie inspektor z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli, przedsiębiorca ma prawo dokładnie zapoznać się z treścią tego dokumentu i zwrócić uwagę na ewentualne nieprawidłowości, jakie zostały popełnione przy jego wystawieniu. Mogą to być następujące uchybienia:

● upoważnienie do przeprowadzenia kontroli nie może wystawić ta sama osoba, która będzie kontrolowała przedsiębiorcę,

● nie wolno wystawić formularza upoważnienia in blanco, tylko opatrzonego podpisem osoby, która ma prawo go wystawić,

● upoważnienie nie może być opatrzone nieczytelnym podpisem, bo w ten sposób nie można odtworzyć imienia i nazwiska osoby, która złożyła podpis,

● nie wolno obok pieczątki z pełnymi danymi osoby odręcznie zaznaczyć, że zostało wydane z upoważnienia lub w zastępstwie i złożyć przy tym nieczytelny podpis.

Przedsiębiorca ma prawo żądać, aby inspektor umożliwił mu sprawdzenie, czy upoważnienie ma charakter autentyczny oraz umożliwił mu poznanie nazwiska, stanowiska lub funkcji osoby, która je wystawiła. Nie można zastąpić pouczenia przedsiębiorcy o jego prawach i obowiązkach na piśmie w uzasadnieniu, ustnym pouczeniem przez kontrolera.

@RY1@i02/2011/162/i02.2011.162.210.0004.001.jpg@RY2@

Wzór

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.sobkiewicz@infor.pl

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).