Nie zawsze można żądać uwierzytelnionych odpisów

Przepis art. 73 par. 1 k.p.a. gwarantuje stronie prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Nowa treść tego artykułu obowiązuje od 11 kwietnia 2011 r. i nadana została ustawą z 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2011 r. nr 6, poz. 18, dalej nowelizacja). Ustawodawca w porównaniu do poprzednio obowiązującego brzmienia podkreślił prawo strony dostępu do akt z poszerzeniem jego zakresu o sporządzanie kopii dokumentów.

Strona może to uprawnienie realizować osobiście, przez swojego przedstawiciela lub przez pełnomocnika. Z prawa do wglądu w akta sprawy mogą korzystać również podmioty uczestniczące w postępowaniu na prawach strony. Jeżeli natomiast z żądaniem udostępnienia akt występują inni uczestnicy postępowania, uwzględnienie tego żądania zależy wyłącznie od oceny organu prowadzącego postępowanie. W literaturze akceptuje się możliwość udostępnienia akt biegłemu, w sytuacji gdy dostęp do akt jest niezbędny do sporządzenia opinii. Prawo to przysługuje w każdym stadium postępowania prowadzonego w trybie zwykłym lub w trybach nadzwyczajnych (zgodnie z nowelizacją również po zakończeniu postępowania). Dotyczy ono przeglądania całych akt, a więc nie tylko tych z postępowania w danej instancji, lecz także ze wszystkich stadiów postępowania zmierzającego do załatwienia sprawy.

Strona może żądać zapoznania się z treścią wszystkich pism, opinii, protokołów, dokumentów i innych materiałów znajdujących się w aktach sprawy. WSA w Warszawie w wyroku z 22 sierpnia 2008 r. (II SA/Wa 793/07, Lex nr 368231) podkreślił, że skoro strona ma prawo do zaznajomienia się z materiałami postępowania, w tym także danymi dotyczącymi pełnomocników stron, to ujawnienie tych danych w uzasadnieniu decyzji nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, gdyż zawiera się w treści upoważnienia, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

W dodanym nowelizacją par. 1a art. 73 k.p.a. wyraźnie określono, że wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów dokonywane są w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Przepis ten potwierdza wyrażany wcześniej pogląd orzecznictwa (por. np. wyrok NSA z 14 lutego 2008 r., II OSK 20/07, Lex nr 437527).

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 73 par. 1 k.p.a. strona może sporządzać kopie dokumentów. Organ prowadzący sprawę powinien umożliwić stronie ich uzyskanie, zwłaszcza gdy na terenie urzędu działa odpowiedni punkt usługowy. Kserokopie nie muszą być sporządzone bezpośrednio przez organ administracji, wystarczy, gdy umożliwi on stronie sporządzenie takich kopii na jej koszt (wyrok NSA z 22 października 2008 r., II OSK 1270/07, Lex nr 575146).

Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, jeżeli jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Czynność ta polega na dostarczeniu stronie sporządzonego przez organ i uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy lub tylko opatrzeniu przez ten organ poświadczenia o zgodności z oryginałem odpisu sporządzonego przez stronę. Odbywa się to na koszt organu administracji, ale tylko wtedy, gdy strona lub jej pełnomocnik nie mają możliwości sporządzenia odpisów dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia (wyrok NSA - Ośrodek zamiejscowy w Łodzi z 23 stycznia 1998 r., I SA/Łd 770/96, Lex nr 31771).

Kontrola organu administracyjnego w zakresie uwierzytelniania odpisów lub wydawania takich z akt sprawy wynika z tego, że w ten sposób powstają nowe dokumenty, które mogą być wykorzystane poza prowadzonym postępowaniem (wyrok WSA w Poznaniu z 16 lipca 2009 r., IV SA/Po 228/09, Lex nr 553437).

Żądanie wydania z akt sprawy odpisu dokumentów musi być uzasadnione "ważnym interesem strony", którego oceny dokonuje się indywidualnie w każdej sprawie, z uwzględnieniem wszystkich jej okoliczności (wyrok WSA w Łodzi z 21 października 2009 r., III SA/Łd 383/09, Legalis). Jako ważny interes strony zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego może być potraktowana już sama potrzeba uzyskania przez stronę uwierzytelnionych odpisów dokumentów, które mogą być wykorzystywane przez nią w danej sprawie administracyjnej lub poza jej zakresem (wyrok z 2 września 2009 r., II GSK 19/09, Lex nr 596684).

W przypadku gdy strona nie wykaże ważnego interesu w sporządzeniu przez organ uwierzytelnionego odpisu i przekazaniu go stronie, organ administracji nie jest zobowiązany do sporządzania kopii lub odpisów akt i doręczania ich stronie (wyrok NSA Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie z 27 listopada 1996 r., I SA/Lu 139/96, LexPolonica nr 329491).

W związku z podniesieniem do rangi zasady ogólnej sposobu załatwiania spraw w formie dokumentu elektronicznego oraz uproszczeniem, a więc - w założeniu - upowszechnieniem trybu wnoszenia podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na mocy ustawy z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 40, poz. 230) do art. 73 k.p.a. dodano par. 3. Przepis ten przewiduje możliwość udostępniania stronie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej pism w formie dokumentu elektronicznego, które wchodzą w skład akt sprawy.

Udostępnienie akt online następuje po identyfikacji strony w jeden ze sposobów określonych w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 656 z późn. zm.). Najczęściej przez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przez zastosowanie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Po uwierzytelnieniu się następuje wizualizacja dokumentu elektronicznego z możliwością jego utrwalenia na własnym informatycznym nośniku danych lub wydrukowania.

Elektroniczny dostęp nie będzie obejmował wszystkich dokumentów w aktach sprawy, ale jedynie mających formę dokumentu elektronicznego, które w tej formie zostały doręczane lub przyjęte przez organ. Artykuł 73 par. 3 k.p.a. nie dotyczy zatem elektronicznych kopii dokumentów papierowych (pism w postępowaniu). Stało się tak, ponieważ w krajowym systemie prawnym brakuje generalnych zasad konwersji dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. Będzie to prowadziło do konieczności prowadzenia w jednym postępowaniu podwójnych akt sprawy: elektronicznych oraz papierowych.

Osoba ubiegająca się o świadczenie z gminnego ośrodka pomocy społecznej wystąpiła z wnioskiem o wysłanie jej odpisów akt sprawy na jej adres zamieszkania. Podanie to uzasadniła tym, że ze względów zdrowotnych z powodu podeszłego wieku i braku środków finansowych nie jest w stanie pojechać do ośrodka znajdującego się w mieście. Urząd odmówił, stwierdził, że z aktami sprawy może się ona zapoznać w siedzibie organu a on nie ma obowiązku przesyłania akt administracyjnych do miejscowości, w której ona mieszka. W sprawie tej zaistniała jednak wyjątkowa sytuacja. Uniemożliwienie stronie zapoznania się z aktami postępowania ograniczą jej czynny udział w postępowaniu. Ośrodek może skorzystać z możliwości, jakie daje art. 52 k.p.a., i udostępnić akta stronie do zapoznania się np. u sołtysa (por. wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r., I OSK 385/09, Lex nr 582475).

Strona postępowania o wydanie pozwolenia na budowę wniosła do prezydenta miasta i samorządowego kolegium odwoławczego o przekazanie jej uwierzytelnionych dokumentów postępowania toczącego się w I i II instancji. Organ II instancji postanowieniem odmówił doręczenia jej uwierzytelnionych odpisów dokumentów. Stwierdził, że wnioskodawczyni nie wykazała istnienia ważnego interesu strony. Za taki nie można uznać zamiaru lub wystąpienie już ze skargą do sądu administracyjnego. Przepisy ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie uzależniają bowiem skuteczności skargi od dołączenie do niej oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu. W razie konieczności skorzystania z takiego dowodu wystarczy wskazanie, gdzie taki dokument się znajduje (wyrok WSA w Gdańsku z 14 stycznia 2009 r., II SA/Gd 686/08, Lex nr 481502).

Leszek Jaworski

leszek.jaworski@infor.pl

Art. 73 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).