Niezadowolonego petenta przyjmą urzędnik i kierownik

Urzędy mają obowiązek załatwiać składane przez obywateli skargi, wnioski i petycje wówczas, gdy skarżący się lub wnioskodawca złożyli je w sprawie własnej lub innej osoby za jej zgodą bądź w interesie publicznym. W swojej siedzibie w widocznym miejscu muszą umieścić informację o tym, gdzie z takimi sprawami należy się zgłosić.

Oprócz wyznaczonych imiennie pracowników mieszkańców w sprawach skarg i wniosków powinni przyjmować również kierownicy organów samorządu terytorialnego oraz ich zastępcy. Muszą to robić co najmniej raz w tygodniu w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, dostosowanych do potrzeb ludności. Co najmniej jeden termin w tygodniu powinien być po godzinach pracy.

Potrzebna jest też informacja o wyznaczonych konkretnych pracownikach, którzy takimi sprawami się zajmują, albo o wyznaczonej w tym celu komórce organizacyjnej.

Na piśmie, przez internet lub ustnie

Organy samorządowe muszą przyjąć skargę bez względu na to, w jaki sposób zostanie złożona: na piśmie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej lub ustnie do protokołu. Protokół sporządza wówczas urzędnik, który przyjął skargę lub wniosek, a następnie sam go podpisuje oraz daje do podpisu skarżącemu się albo wnioskodawcy. W protokole podaje datę złożenia jej, nazwisko i imię zgłaszającego albo nazwę (wówczas gdy skarga albo wniosek nie pochodzą od osoby fizycznej), jego adres oraz opisuje sprawę i zamieszcza informację o złożonych ewentualnie dokumentach.

Bez względu na to, w jakiej formie została złożona skarga, zgłaszający ma prawo domagać się od przyjmującego, aby potwierdził ten fakt.

Urząd rejestruje ją oraz przechowuje w taki sposób, aby można było skontrolować, czy jest właściwie i w terminie załatwiana. Gdy pracownik otrzymał skargę dotyczącą swojej działalności, to wówczas niezwłocznie, czyli najpóźniej w ciągu 7 dni od otrzymania, ma obowiązek przekazać ją swojemu zwierzchnikowi.

Bez rozpoznania pozostają jedynie anonimy, czyli skargi i wnioski, które nie zawierają imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu osoby, która je wniosła.

Sposób rozpatrzenia

Skarga musi być rozpoznana bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Gdyby jednak nie było to możliwe, to wówczas trzeba zawiadomić skarżącego o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin na załatwienie sprawy. O sposobie załatwienia należy zawiadomić skarżącego. W zawiadomieniu dotyczącym tego oznacza się organ, od którego zawiadomienie pochodzi, i wskazuje się sposób załatwienia. Należy je także opatrzyć podpisem osoby upoważnionej do załatwienia skargi, podając jej imię, nazwisko i stanowisko służbowe. Gdy zawiadomienie dotyczy odmowy załatwienia skargi, to wówczas musi dodatkowo jeszcze zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

Przy wnioskach tryb postępowania jest analogiczny do wyżej opisanego.

Zdarza się, że w skardze zostały połączone różne sprawy. Wtedy zgodnie z jej treścią muszą rozpoznać ją właściwe organy. W praktyce mimo, iż została złożona w jednym piśmie, to podczas rozpatrywania traktowana jest, jak kilka odrębnych, które wymagają nadania im osobnego biegu. O sposobie załatwienia każdej z nich skarżący powinien zostać powiadomiony. Natomiast jeszcze zanim organ przystąpi do załatwienia skargi, powinien zawiadomić skarżącego o tym, że poszczególne skargi zostaną osobno rozpatrzone.

Skargę zawsze powinien rozpoznawać organ właściwy z uwagi na jej treść, a nie według okoliczności, które spowodowały, że została wniesiona. Na przykład gdyby dotyczyła opieszałości pracownika gminy, to wówczas powinien ją rozpatrzyć jego przełożony, natomiast nie należy jej kierować do organu nadrzędnego nad tym, gdzie jest zatrudniony wskazany przez skarżącego się pracownik.

Właściwym do rozpoznania najczęściej wnoszonych skarg na:

● rady gmin, rady powiatu i sejmik województwa - jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - regionalna izba obrachunkowa,

● organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej - jest wojewoda,

● wójta (burmistrza, prezydenta miasta), kierowników gminnych jednostek organizacyjnych z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych - jest rada gminy,

● zarząd powiatu oraz starostę, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji straży i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych - jest rada powiatu,

● zarząd i marszałka województwa, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych - jest sejmik województwa,

● wojewodę w sprawach podlegających rozpatrzeniu według kodeksu - jest właściwy minister, w innych sprawach - prezes Rady Ministrów,

● inne organy administracji rządowej, organ przedsiębiorstwa państwowego lub inną państwową jednostkę organizacyjną - jest organ wyższego stopnia lub sprawujący bezpośredni nadzór,

● ministra - jest prezes Rady Ministrów,

● organ centralny i jego kierownika - jest organ, któremu podlega.

Dodatkowe czynności przy załatwianiu

Przy rozpatrywaniu skargi mogą wystąpić różnego rodzaju problemy. Na przykład wówczas, gdy została sformułowana w taki sposób, że nie można należycie ustalić, o co tak naprawdę chodziło skarżącemu się i czego się on domaga. Wtedy urzędnik powinien wezwać go do złożenia w ciągu siedmiu dni wyjaśnienia lub uzupełnienia oraz pouczyć go o tym, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpoznania. Termin siedmiu dni liczy się od otrzymania wezwania przez skarżącego się.

Zdarza się też, że rozpatrzenie skargi wymaga zbadania i wyjaśnienia jakiejś kwestii i zebrania niezbędnych materiałów. Wtedy organ, który ją załatwia, powinien zwrócić się do innych organów o przekazanie tych materiałów i wyjaśnień.

Zdarza się też, że skarga obejmuje kilka spraw, które muszą rozpatrzyć różne organy. Wtedy ten, który otrzymał ją rozpatruje tylko te sprawy które należą do jego właściwości. Natomiast pozostałe musi przekazać niezwłocznie (czyli w ciągu siedmiu dni) do rozpoznania innym właściwym organom i przesyła im odpis skargi. O takim przekazaniu zawiadamia się skarżącego. Tylko wyjątkowo może ją przekazać do załatwienia organowi niższego stopnia, ale pod warunkiem, że nie dotyczy ona działalności tego organu.

W pewnych sytuacjach organ rozpatrujący skargę może odstąpić od tej procedury i wydać inne środki, np. po to, aby usunąć stwierdzone uchybienia.

Prawo do wniesienia skargi przysługuje też, gdy organ nie załatwi skargi w terminie - osoba, która ją wniosła, ma prawo wnieść zażalenie do organu administracji wyższego stopnia. Wszczyna się wówczas postępowanie w celu ustalenia przyczyn, które spowodowały zwłokę,oraz osób winnych. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Takie same sankcje mogą go spotkać wówczas, gdy nie poinformował o opóźnieniu skarżącego się bądź nie załatwił sprawy w dodatkowo ustalonym terminie.

Wnioskodawcy, którego wniosek nie został rozpoznany w terminie, prawo do wniesienia skargi również przysługuje.

Gdy obywatel nie jest zadowolony z załatwienia swojej sprawy przez urzędnika samorządowego, to wówczas może odwoływać się także do sądu administracyjnego.

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl