Gdy dyrektor skieruje, urzędnik ma obowiązek odbyć szkolenie

Nowelizacja ustawy z 14 marca 2014 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz niektórych innych ustaw weszła w życie 27 maja. Likwiduje ona podstawę do tworzenia zakładowych funduszy szkoleniowych. Tym samym przedsiębiorcy utracili możliwość zaliczania wpłat na fundusz do kosztów uzyskania przychodu już w chwili przekazania środków na fundusz, a nie w momencie ich rzeczywistego wydatkowania na szkolenia.

Uchylone przepisy nie znajdowały zastosowania do szkoleń w służbie cywilnej, zasady finansowania szkoleń członków korpusu służby cywilnej pozostały więc takie, jak dotychczas. Jest to jednak okazja do przypomnienia najważniejszych zasad organizacji i finansowania szkoleń urzędników.

Planowanie i finansowanie

Szkolenia w służbie cywilnej obejmują szkolenia centralne - organizowane i nadzorowane przez szefa służby cywilnej, a także szkolenia powszechne, szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego i szkolenia specjalistyczne - planowane, organizowane i nadzorowane przez dyrektora generalnego urzędu.

Ustawa wskazuje dwa źródła finansowania szkoleń w służbie cywilnej. Pierwszym z nich są środki wyodrębnione w budżecie poszczególnych urzędów dla finansowania szkoleń powszechnych, szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika służby cywilnej oraz szkoleń specjalistycznych. Z tego źródła mogą być finansowane wyłącznie szkolenia organizowane przez dyrektora generalnego (kierownika) urzędu, realizowane na poziomie urzędu, przeznaczone dla członków korpusu służby cywilnej. Drugim źródłem finansowania szkoleń w służbie cywilnej jest rezerwa budżetowa przeznaczona na szkolenia członków korpusu służby cywilnej. Z tego źródła mogą być finansowane wyłącznie szkolenia centralne, czyli planowane i organizowane przez szefa służby cywilnej.

Szef służby cywilnej ustala corocznie plan szkoleń centralnych w tej służbie obejmujący w szczególności: priorytety szkoleniowe wobec członków korpusu służby cywilnej, rodzaje szkoleń mających szczególne znaczenie w danym roku oraz inne zalecenia i informacje dla osób organizujących i nadzorujących szkolenia.

Służbowy wymóg

Na gruncie powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy do czasu pracy nie wlicza się szkolenia odbywanego poza normalnym czasem pracy pracownika. Udział w szkoleniu, na które pracownik został skierowany przez pracodawcę i odbywa się w czasie pracy, jest uważany za pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. Jeżeli jednak szkolenie odbywa się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy, nie ma podstaw do wliczania go do czasu pracy.

W przypadku członków korpusu służby cywilnej regulacje dotyczące wliczenia do czasu pracy szkolenia odbywanego poza normalnym czasem pracy są bardziej korzystne. W związku z tym, iż przepisy ustawy o służbie cywilnej zrównują uczestnictwo członka korpusu służby cywilnej w szkoleniach przewidzianych dla służby cywilnej z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, bez względu na to, czy szkolenie odbywa się w normalnym czasie pracy czy poza normalnymi godzinami pracy, w tym nawet w dniu wolnym od pracy, czas udziału w szkoleniu wliczany jest do czasu pracy tego urzędnika. Oznacza to, że w sytuacji, gdy dane szkolenie jest szkoleniem przewidzianym w służbie cywilnej, a uczestniczenie w nim konkretnego członka korpusu służby cywilnej powoduje przekroczenie norm czasu pracy obowiązujących tego członka korpusu służby cywilnej, czas szkolenia przekraczający te normy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych uzasadniającą udzielenie czasu wolnego lub dnia wolnego na zasadach wynikających z przepisów art. 97 ustawy o służbie cywilnej. Oznacza to również, iż na szkolenie, w którym udział powodowałby przekroczenie norm czasu pracy nie można kierować kobiet w ciąży oraz - bez ich zgody - członków korpusu służby cywilnej sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do lat ośmiu. Konsekwencją zrównania udziału w szkoleniach w służbie cywilnej z wykonywaniem obowiązków służbowych jest także konieczność stosowania przepisów o podróżach służbowych, w przypadku gdy szkolenie odbywa się poza siedzibą urzędu, w którym urzędnik wykonuje pracę.

Bezpłatne, ale obowiązkowe

Członek korpusu służby cywilnej nie ponosi opłat z tytułu uczestnictwa w szkoleniach. Pracodawca nie może więc żądać od takiej osoby poniesienia całości lub nawet części kosztów, chyba że pracownik lub urzędnik z własnej winy nie weźmie udziału w szkoleniu. Skoro jednak udział w szkoleniu jest wykonywaniem obowiązków służbowych, to podlega również ocenie z punktu widzenia naruszenia obowiązków służbowych. A zatem odmowa wykonania tego polecenia lub nienależyte wykonanie może prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej członka korpusu służby cywilnej.

W wyjątkowych przypadkach dyrektor generalny urzędu może wyrazić zgodę na pokrycie przez urząd, w całości lub w części, kosztów uczestnictwa członka korpusu służby cywilnej w szkoleniach i zajęciach innych niż przewidziane dla służby cywilnej (np. studia podyplomowe, studia pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia, aplikacje prawnicze). Należy podkreślić, iż wybór form podnoszenia kwalifikacji finansowanych lub współfinansowanych przez urząd, a także wysokość tego finansowania należy do decyzji dyrektora generalnego urzędu.

WAŻNE

Art. 111 ustawy o służbie cywilnej wskazujący źródła finansowania szkoleń w służbie cywilnej nie stanowi podstawy do uznania, iż w przypadku, gdy na podstawie odrębnych przepisów określone szkolenia mają inne źródło finansowania (np. środki EFS), nie mogą być one uznane za szkolenia w służbie cywilnej

Ważne terminy

● Do 30 listopada każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) przekazuje szefowi służby cywilnej informacje o potrzebach szkoleniowych urzędu dotyczące priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejne dwa lata oraz dane dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na kolejny rok oraz prognozę zapotrzebowania na kolejne trzy lata. Należy podkreślić, iż zapotrzebowanie to ma charakter prognozy i dane w nim zawarte nie mają charakteru wiążącego przy ustalaniu wysokości środków przyznawanych urzędowi na szkolenia.

● Do 31 stycznia każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik) przekazuje szefowi służby cywilnej zbiorcze zestawienie dotyczące szkoleń przeprowadzonych w poprzednim roku zawierające w szczególności:

1) dane liczbowe dotyczące uczestnictwa członków korpusu służby cywilnej w szkoleniach,

2) zestawienie wydatków na szkolenia członków korpusu służby cywilnej.

Ewa Łukasik prawnik

 pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Art. 106-111 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227 poz. 1505 ze zm.). Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.U. nr 190 poz. 1274). Art. 1 pkt 58 ustawy z 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U poz. 598).