Sądowa służba doręczeniowa to nie nowość

Tworzenie wewnętrznych służb doręczeniowych przez polskie sądy nie jest żadną nowością. Już od wielu lat uregulowania prawne oraz założenia organizacji pracy instytucji wymiaru sprawiedliwości dopuszczają możliwość powoływania przez Prezesów sądów powszechnych takich właśnie służb. Tryb i sposób doręczania przesyłek nadawanych na warunkach specjalnych, tzw. przesyłek urzędowych sądowych i prokuratorskich, regulują odpowiednie przepisy prawa: kodeksy postępowania cywilnego i karnego, które to umożliwiają dostarczanie korespondencji sądowej za pośrednictwem operatora pocztowego bądź innych podmiotów, w tym osoby zatrudnione w sądzie, komornika lub sądową służbę doręczeniową czy też policję (tylko w przypadku postępowań karnych). Obowiązkiem Ministra Sprawiedliwości, który współpracuje w materii organizacji modelu funkcjonowania sądowej służby doręczeniowej z ministrem właściwym do spraw łączności, jest zdefiniowanie w drodze rozporządzenia, szczegółowych zasad, trybu i sposobu doręczania pism sądowych. Reguluje ono warunki organizacji oraz strukturę sądowej służby doręczeniowej.

Przepisy prawa stwarzają więc różne możliwości związane z kwestią fizycznej obsługi korespondencji. Niemniej jednak ich wdrażanie nie jest wcale proste i może nieść ze sobą różne problemy. Tylko z pozoru bowiem oparcie procesu doręczania o zaplecze własnych pracowników lub stworzenie np. sądowej służby doręczeniowej daje znaczne oszczędności oraz wygodę. I rzeczywiście w sytuacji, gdy powierzymy korespondencję w ręce dobrze przygotowanych merytorycznie pracowników, to możemy zaoszczędzić środki publiczne. Pod warunkiem jednak, że będziemy potrafili w sposób kompetentny zarządzać całym procesem doręczania, a dodatkowo zagwarantujemy w pełni profesjonalną obsługę korespondencji przy zachowaniu wszystkich przewidzianych prawem wymogów.

Zorganizowanie systemu dystrybucji korespondencji przy zachowaniu obowiązków, jakie nakłada państwo jest w praktyce bardzo trudne. Wymaga zarówno odpowiednich środków, jak również specjalistycznej wiedzy. Nawet - jeśli z punktu widzenia przeciętnego Pana Kowalskiego - postulat zmniejszania kosztów funkcjonowania danej instytucji może wydawać się atrakcyjnym, to cały proces jest bardzo złożony. W praktyce możliwe będzie zorganizowanie sądowej służby doręczeniowej w obszarze administracyjnym miasta, w którym funkcjonuje dana instytucja, natomiast w obszarze pozamiejscowym nie będzie to wcale takie proste. A Prezes sądu ma obowiązek zapewnić prawidłowe doręczanie pism sądowych przy zachowaniu wymaganego prawem trybu i sposobu doręczenia.

Zresztą również koszt obsługi przesyłki wiąże się nie tylko z procesem samego jej dostarczenia, ale również z przygotowaniem korespondencji do doręczenia, opracowaniem stosownej dokumentacji, prowadzeniem wymaganych ewidencji, zabezpieczeniem druków czy z obsługą zagadnień reklamacyjnych. Proces doręczania przesyłek wymaga także dobrej znajomości terenu, umiejętności identyfikacji adresów, pod które należy dostarczyć przesyłki, wyposażenia własnych pracowników bądź służby w odpowiednie narzędzia pracy, w tym w systemy pozwalające na monitorowanie procesu doręczania korespondencji o podwyższonej, co podkreślają często same instytucje wymiaru sprawiedliwości, hierarchii ważności. Są też koszty adaptacji i funkcjonowania pomieszczeń, w których są realizowane kolejne procesy, wyposażenie ich w odpowiednie narzędzia pracy i zabezpieczenia, niezbędne środki na eksploatację bieżącą, amortyzację sprzętu. I cały szereg innych czynności, które generują dodatkowe koszty.

Zorganizowanie służby doręczeniowej przez daną instytucję publiczną będzie możliwe, np. na terenie danej miejscowości, a zapewne nawet szerzej, jednakże to bardzo złożony, pracochłonny i niezwykle kosztowny proces. I przede wszystkim bardzo odpowiedzialny, bo w grę wchodzi dostarczanie korespondencji urzędowej, a więc obsługiwanej na warunkach specjalnych. Reasumując, bezpieczniej, wygodniej i w konsekwencji często taniej jest powierzyć zadanie obsługi korespondencji profesjonalnym podmiotom, czyli operatorom pocztowym niż podejmować ryzyko organizacji własnej służby biorąc na siebie odpowiedzialność za efekty jej funkcjonowania. A te mogą być bardzo różne.

@RY1@i02/2014/119/i02.2014.119.00000050a.101.gif@RY2@

Dr Rafał Zgorzelski, ekspert w zakresie rynku pocztowego, prezes Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Niepublicznych Operatorów Pocztowych

Dr Rafał Zgorzelski

 ekspert w zakresie rynku pocztowego, prezes Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Niepublicznych Operatorów Pocztowych

@RY1@i02/2014/119/i02.2014.119.00000050a.803.jpg@RY2@