By było szybciej i wygodniej, czyli czas na EPO w polskim sądownictwie

Prawidłowe doręczenie pisma sądowego wymaga spełnienia dwóch podstawowych przesłanek - po pierwsze przesyłka musi trafić do rąk adresata bądź osoby uprawnionej do jej odbioru, po drugie do instytucji wymiaru sprawiedliwości musi wpłynąć poświadczenie jej odbioru przez adresata bądź osobę uprawnioną do jej odbioru. Proces doręczania jest dziś skomplikowany oraz niezwykle czasochłonny. Odebranie pisma z sądu, czynności operacyjne związane z sortowaniem, przygotowaniem do ekspedycji, przemieszczeniem przesyłki do placówki oddawczej i przyporządkowaniem jej do odpowiedniego rejonu, wydanie do doręczenia, sam proces dostarczania do odbiorcy, przygotowanie poświadczenia odbioru do odesłania, przemieszczenie dokumentu, sortowanie i w końcu dostarczenie do sądu zajmuje wiele dni, angażując przy tym bardzo dużą liczbę osób oraz generując duże koszty!

EPO - czas na nowe technologie

Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru ma to zmienić. Przeciętny czas obiegu informacji w EPO wynosi 1 dzień, gdy w obiegu tradycyjnym będzie to nawet do 9 dni kalendarzowych. Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru w sposób zasadniczy przyspieszy obrót dokumentów pocztowych - ze statystyk Polskiej Grupy Pocztowej SA, która realizowała pilotażowe doręczanie przesyłek w systemie EPO, wynika, że dla przesyłek doręczonych do rąk własnych (81 proc. wolumenu) średni czas obiegu to 1,5 dnia, zaś przesyłek awizowanych wydanych (15 proc. wolumenu) w placówce oddawczej to 5 dni. Z kolei w przypadku przesyłek zwróconych, na skutek np. błędnego adresu (1 proc.), średni czas obiegu wynosi 2,4 dnia. Zastosowanie nowoczesnych systemów IT umożliwi polskim sądom zrezygnowanie z papierowego Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru i dodatkowo pozwoli śledzić drogę doręczania sądowej korespondencji w czasie rzeczywistym. W momencie gdy adresat pokwituje na terminalu odbiór przesyłki, sąd czy prokuratura będzie o tym fakcie powiadomiona - poświadczenie odbioru generowane jest bowiem w postaci elektronicznej. W e-formularzu potwierdzenia odbioru znajdują się te same informacje co w tradycyjnej, papierowej wersji - umieszcza się w nim wszelkie wpisy, adnotacje czy zaznaczenia. Jak to działa? Każdy doręczyciel ma przy sobie - oprócz korespondencji sądowej - także tablet. W momencie dostarczenia przesyłki "do rąk własnych", adresat bądź osoba uprawniona potwierdza jej odbiór i datę otrzymania, umieszczając w systemie, za pomocą tabletu, czytelny podpis zawierający imię i nazwisko. W tym samym momencie - za pomocą mobilnej sieci - do sądu trafia elektroniczne poświadczenie odbioru, które zawiera datę otrzymania przesyłki oraz podpis adresata. Dzięki EPO proces dostarczenia korespondencji sądowej zostaje maksymalnie skrócony! Podobne rozwiązanie jest od lat z powodzeniem stosowane przez operatorów pocztowych czy banki.

Pozytywne aspekty wdrożenia EPO

Wdrożenie EPO w polskim sądownictwie przyniesie korzyści zarówno dla sądów oraz prokuratur, jak i obywatela. Przede wszystkim w znaczący sposób skróci się czas doręczeń korespondencji sądowej, zwiększy się dokładność komunikacji pomiędzy operatorem pocztowym a sądem, co wpłynie pozytywnie na pracę samego wymiaru sprawiedliwości. Wyeliminowany zostanie również problem z niekompletnym wypełnieniem Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru, a dzięki automatycznemu generowaniu przez system statystyk, sądy będą mogły zacząć prowadzić ewidencję doręczeń, nawet na poziomie poszczególnych przesyłek. EPO wpłynie także na zautomatyzowanie czynności biurowych w sądach oraz na uproszczenie systemu szkoleniowego w zakresie prawidłowego wypełniania i opisywania doręczeń. Wyeliminowanie procesu dostarczania papierowego potwierdzenia odbioru pozwoli osiągnąć znaczne oszczędności dla większości uczestników rynku, w tym budżetu państwa, operatorów pocztowych, a w konsekwencji również i konsumentów usług. Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru jest nie tylko szybsze, ale i tańsze dla wymiaru sprawiedliwości. Cena za doręczenie do sądu papierowej zwrotki (potwierdzenia odbioru) wynosi bowiem 1,39 zł, zaś w przypadku EPO - 1,08 zł. Oznacza to dla wymiaru sprawiedliwości milionowe oszczędności w skali roku. EPO to także ułatwienie dla odbierającego korespondencję sądową, szczególnie kancelarii prawnych oraz instytucji - w przypadku większej ilości wystarczy złożyć jeden podpis, by otrzymać wszystkie przesyłki.

Szybciej, pewniej i taniej. Wdrażany przez Polską Grupę Pocztową i InPost - w ramach projektu informatyzacji wymiaru sprawiedliwości - projekt EPO zrewolucjonizuje obieg sądowych przesyłek pocztowych. Pilotaż systemu został zrealizowany w Sądzie Apelacyjnym w Białymstoku. Kolejne miejscowości to Suwałki, Olsztyn, Łomża i Ostrołęka, a następnie Warszawa. Docelowo EPO zostanie uruchomione we wszystkich polskich sądach. A przecież z tej funkcjonalności będą mogli korzystać również wszyscy pozostali klienci.

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.00000050a.101.jpg@RY2@

Dr Rafał Zgorzelski, ekspert w zakresie rynku pocztowego, prezes Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Niepublicznych Operatorów Pocztowych

Dr Rafał Zgorzelski,

ekspert w zakresie rynku pocztowego, prezes Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Niepublicznych Operatorów Pocztowych

@RY1@i02/2014/110/i02.2014.110.00000050a.802.jpg@RY2@