Jak od nowego roku należy przesyłać faktury elektroniczne

Czy na e-fakturze zawsze muszą być dane nabywcy

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.816.jpg@RY2@

Podatnicy na e-fakturach będą musieli podawać te same dane, które trzeba wykazać na fakturach papierowych. Tak więc na dokumentach potwierdzających transakcje trzeba będzie wpisać dane określone w par. 5 rozporządzenia w sprawie faktur (w wersji po zmianach). Są wśród nich m.in. dane nabywcy: imię i nazwisko lub nazwa, adres, NIP lub PESEL.

Nowe przepisy przewidują jednak wyjątek. Od 1 stycznia 2013 r. będzie bowiem możliwość wystawiania faktur uproszczonych, a więc takich, na których nie trzeba podawać wszystkich danych. Dotyczyć to będzie sytuacji, gdy suma należności nie przekroczy 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota jest wyrażona w tej walucie).

Z danych nabywcy wystarczy w tym przypadku tylko NIP lub PESEL, niepotrzebne są nazwisko, nazwa ani adres. Poza tym na fakturach uproszczonych dotyczących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych jedną stawką VAT trzeba podać: datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy (imię, nazwisko lub nazwą i NIP), datę dostawy towarów lub świadczenia usług, kwotę rabatów oraz kwotę należności ogółem. W praktyce więc taka faktura niewiele się będzie różniła od rachunku.

Natomiast jeśli faktura uproszczona będzie dotyczyła sprzedaży towarów i usług opodatkowanych różnymi stawkami VAT, dodatkowo trzeba będzie na niej wykazać: ilość towarów, zakres usług, ceny jednostkowe, wartość sprzedaży, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto oraz kwoty podatku.

Podstawa prawna

Par. 1 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (czeka na publikację w Dzienniku Ustaw).

Czy konieczna będzie powtórna zgoda odbiorców

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.817.jpg@RY2@

Projekt rozporządzenia w sprawie e-faktur przewiduje, że przesyłanie faktur elektronicznych podlega akceptacji odbiorcy. W przepisach przejściowych przewiduje się jednak, że zgoda wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów będzie ważna po 1 stycznia 2013 r. Podatnicy nie muszą więc uzyskiwać nowych akceptacji od kontrahentów, którzy przed końcem 2012 r. zgodzili się na otrzymywanie e-faktur.

Podstawa prawna

Par. 3 i 8 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Czy zmiany w e-fakturach będą od 1 stycznia 2013 r.

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.818.jpg@RY2@

Zmiany w fakturowaniu oraz e-fakturowaniu zaczną obowiązywać już od 1 stycznia 2013 r. Wprowadzą je dwa rozporządzenia ministra finansów. Pierwsze z 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur czeka już tylko na publikację w Dzienniku Ustaw. Drugie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest na razie projektem, który musi podpisać minister finansów. Oba akty prawne zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2013 r., ponieważ zmusza nas do tego dyrektywa 45 zmieniająca dyrektywę 112 w sprawie VAT. Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące fakturowania zostaną natomiast przeniesione z rozporządzeń do ustawy o podatku od towarów i usług. Wynika to z tzw. dużej nowelizacji ustawy o VAT.

Podstawa prawna

Par. 9 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej

Czy e-faktury wyślemy bez pytania o zgodę

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.819.jpg@RY2@

Podatnicy będą mogli wysyłać e-faktury, nie pytając o zgodę nabywcy towarów i usług. Nowe rozporządzenie w sprawie e-faktur wprowadzi od 1 stycznia 2013 r. zasadę domniemania akceptacji e-faktur. Do końca 2012 r. faktury elektroniczne można wystawiać dopiero po wcześniejszym uzyskaniu pisemnej zgody odbiorcy. Zgodnie z par. 3 nowego rozporządzenia przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej nadal podlega akceptacji kupującego. Nie wymaga się jednak, aby była ona wyrażona na piśmie. Może to być więc akceptacja ustna lub w ogóle może jej nie być. Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu, wystarczy, że kontrahent zapłaci należność z e-faktury. W takiej sytuacji będzie można przyjąć, że wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie. Jeśli jednak podatnik nie porozumiał się wcześniej z kontrahentem, wysłał mu e-fakturę, a ten jej nie opłacił, to sprzedawca będzie musiał uzyskać zgodę odbiorcy na przesyłanie e-faktur lub po prostu wysłać fakturę papierową.

Podstawa prawna

Par. 3 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Czy kontrola biznesowa jest konieczna

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.820.jpg@RY2@

Zgodnie z nowymi przepisami fakturom - zarówno papierowym, jak i elektronicznym - trzeba zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Przez integralność treści rozumie się natomiast, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych. Te cechy można zapewnić na kilka sposobów. Decyzja, który wybrać, należy do podatnika.

Kontrole biznesowe to nowa metoda zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Będą polegać na ustaleniu wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Innymi słowy, podatnik będzie musiał pokazać, w jaki sposób przebiegał proces wystawienia faktury oraz dostawy towarów. Przykładowo w systemie księgowym będzie można wskazać, kiedy nastąpiła dostawa, kiedy wystawiono fakturę oraz jakie dokumenty są z nią powiązane. W ten sposób podatnik pokaże proces między dostawą towarów lub świadczeniem usług a fakturą.

W przypadku e-faktur są jednak także inne - istniejące już wcześniej - sposoby zapewnienia trzech wymienionych cech faktury. Jak wynika z par. 4 pkt 4 nowego rozporządzenia, wystarczy, jeśli podatnik podpisze e-fakturę bezpiecznym e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem lub zastosuje elektroniczną wymianę danych (EDI). Jeśli nie chce, nie musi więc stosować kontroli biznesowych. W przypadku faktur papierowych takie kontrole trzeba będzie jednak wdrożyć.

Podstawa prawna

Par. 4 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Czy e-fakturę wyślemy pocztą elektroniczną

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.821.jpg@RY2@

Zgodnie z nowymi przepisami faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewnienia im autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że nie ma przeszkód, aby wysyłać je pocztą elektroniczną. Trzeba pamiętać jednak, aby zapewnić im wymagane cechy. O autentyczności pochodzenia będzie np. świadczył e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Natomiast integralność treści (pewność, że podczas przesyłania nie zostały zmienione dane w e-fakturze) można zapewnić, np. zapisując dokument w pliku PDF, którego nie można zmienić. Wyjaśnijmy, że już dziś podatnicy wysyłają w ten sposób e-faktury, a nowe przepisy jedynie potwierdzają, że taka forma jest prawidłowa.

Podstawa prawna

Par. 4 pkt 2 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Czy można trzymać e-faktury na serwerze

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.822.jpg@RY2@

Zgodnie z par. 7 projektu rozporządzenia w sprawie e-faktur można je przechowywać również w formie elektronicznej. Przedsiębiorca musi jednak udostępnić je organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych. W praktyce można to zrobić, np. umieszczając e-faktury na zewnętrznym serwerze, do którego podatnik ma stały dostęp online.

Podstawa prawna

Par. 7 projektu z 27 listopada 2012 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.18300150e.823.jpg@RY2@