Jakie korzyści daje automatyzacja rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług

Początkowo uważano, iż procesy podatkowe są wyłączone z automatyzacji. Miało to wynikać z kompleksowości tych procesów i ryzyka zakwestionowania ich przez organy podatkowe. Jednak obecnie usprawnień poszukuje się również w tych obszarach. Automatyzacja w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług jest możliwa na dwóch poziomach: rozpoznania transakcji dla potrzeb VAT oraz sporządzenia deklaracji podatkowej.

W przypadku przedsiębiorstw używających zaawansowanych systemów finansowo-księgowych (ERP) klasyfikacja dokumentów dla potrzeb VAT znajduje najczęściej odzwierciedlenie w nadaniu odpowiedniego kodu podatkowego w systemie. Stanowi on następnie podstawę do sporządzenie rejestru podatku od towarów i usług i deklaracji podatkowej. W takim przypadku usprawnienie polega na automatycznym nadawaniu kodu podatkowego w oparciu o dane istotne z punktu widzenia VAT, a istniejące w systemie. To np. dane dotyczące kraju dostawy czy kraju sprzedawcy, które są wykorzystywane także dla innych potrzeb, np. logistycznych czy magazynowych. Możliwości automatyzacji w takim przypadku będą najczęściej dotyczyły transakcji powtarzalnych o ustalonych warunkach realizacji (dostawy).

W obszarze raportowania VAT usprawnienie zakłada natomiast automatyczne sporządzenie deklaracji podatkowej według wzoru określonego przepisami prawa w oparciu o dane zawarte w systemie. Konieczne w tym przypadku jest zagwarantowanie, że dla każdego typu transakcji raportowanego w deklaracji VAT jest utworzony unikalny kod podatkowy i wprowadzony odpowiedni mechanizm kontroli. Ma on zapewnić poprawność automatycznego raportowania. Może to zostać dokonane np. w postaci wygenerowania raportu różnic wskazującego dane, które wymagają sprawdzenia.

Automatyzacja procesów w zakresie VAT przynosi wymierne korzyści, zależne od konkretnego obszaru. W obszarze nadawania kodu jest to możliwość zredukowania do minimum zaangażowania w analizę dokumentów w przypadku powtarzalnych transakcji o dużym wolumenie i niezmiennych warunkach dostawy. Dzięki temu ograniczony zostaje czas procesowania dokumentów. Przekłada się to m.in. na szybsze odzyskiwanie VAT. Ryzyko błędnego zaksięgowania dokumentu występuje, gdy zmieniają się warunki realizacji transakcji lub gdy transakcja przeprowadzana jest na warunkach innych, niż pierwotnie ustalone. W pierwszym przypadku konieczne jest monitorowanie ustawień systemu. W drugim, istotna jest weryfikacja próbki zaksięgowanych automatycznie dokumentów oraz budowanie świadomości podatkowej wśród osób zaangażowanych w proces.

W obszarze sporządzania deklaracji podatkowej podstawową korzyścią jest ograniczenie czasu spędzanego na manualnych czynnościach przy analizie i przygotowaniu danych. Czas ten może zamiast tego zostać poświęcony na wykonanie dodatkowych aktywności kontrolnych na całej populacji zaksięgowanych dokumentów. Dokonywane jest to w oparciu o informacje z systemu, przy wykorzystaniu przygotowanych przez niego raportów. W konsekwencji otrzymujemy możliwość wyeliminowania ryzyka błędu ludzkiego podczas procesowania danych.

@RY1@i02/2012/175/i02.2012.175.07100040i.803.jpg@RY2@

Michał Kuczyński, menedżer ds. podatków w Infosys BPO Poland

Michał Kuczyński

menedżer ds. podatków w Infosys BPO Poland

@RY1@i02/2012/175/i02.2012.175.07100040i.804.jpg@RY2@

Magdalena Urbaniak, lider zespołu raportowania podatkowego w Infosys BPO Poland

Magdalena Urbaniak

lider zespołu raportowania podatkowego w Infosys BPO Poland