Którą z dwóch wystawionych faktur firma musi anulować

ekspert w ECDDP Sp. z o.o.

Pracownicy spółki wystawili dwie faktury do tej samej transakcji sprzedaży. Przy wysyłce okazało się, że istnieją dwie faktury o różnych numerach. Jednak tylko jedna z nich może zostać wysłana do klienta. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Która faktura będzie prawidłowa?

Spółka powinna anulować drugą z wystawionych faktur. Analizując zagadnienie możliwości anulowania faktur, należy w pierwszej kolejności wskazać, iż czynność ta nie została przewidziana w obowiązujących przepisach prawnych. Jednocześnie bardzo ważne jest, aby podatnik unieważnił fakturę, jeśli została ona wystawiona w wyniku błędu lub gdy nie doszło do realizacji transakcji. Zgodnie bowiem z art. 108 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Z przepisu tego wynika konieczność zapłaty podatku wynikającego z wystawionej faktury, nawet jeżeli nie dokumentuje ona żadnej sprzedaży, ponieważ została wystawiona w wyniku pomyłki lub strony zrezygnowały z przeprowadzenia transakcji, zanim do niej doszło. Niezależnie od wątpliwości związanych ze wskazanym przepisem organy podatkowe stosują wprost jego literalne brzmienie (na zasadzie "wystawiłeś fakturę - odprowadź podatek").

Mimo braku unormowań prawnych w omawianym zakresie w praktyce dopuszcza się jednak możliwość anulowania faktury, pod warunkiem że spełnione zostaną w sposób łączny ściśle określone przesłanki. Anulowanie faktury VAT dopuszczalne jest przy zachowaniu łącznie dwóch warunków:

anulować można jedynie fakturę wystawioną w związku z transakcją, która faktycznie nie miała miejsca (czyli faktura taka nie dokumentuje sprzedaży - z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku wskazanej w pytaniu drugiej faktury),

można anulować tylko taką fakturę, której nie wprowadzono do obrotu, czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy (w opisanym przypadku spółka nie doręczyła faktury nabywcy).

Warto wskazać również, że anulowanie faktury powinno nastąpić poprzez umieszczenie na fakturze określenia "anulowano“. Co więcej, na fakturze tej należy szczegółowo opisać okoliczności i powód anulowania faktury.

Faktura może zatem zostać anulowana jedynie przed doręczeniem kontrahentowi. W momencie doręczenia odbiorcy faktura zostaje wprowadzona do obrotu prawnego i od tej chwili zmiana jej treści może zostać dokonana jedynie metodami przewidzianymi przepisami prawa podatkowego, czyli za pomocą faktury korygującej lub noty korygującej.

Na marginesie można zaznaczyć, że możliwość anulowania istnieje również w przypadku faktury, która wpłynęła do nabywcy, ale została następnie odesłana dostawcy. Mimo że faktura ta została dostarczona do nabywcy (o czym świadczyć może m.in. pieczęć kancelarii wskazująca na datę i fakt wpływu faktury) można zasadnie bronić stanowiska, że nie nastąpiło skuteczne wręczenie danej faktury konkretnemu nabywcy. Faktura ta nie została bowiem zaksięgowana i rozliczona przez kontrahenta. Sam fakt wpływu faktury do kancelarii nabywcy nie oznacza jeszcze jej akceptacji czy rozliczenia dla celów podatku od towarów i usług. Skoro kontrahent nie rozliczył otrzymanej faktury i odesłał ją dostawcy, należy uznać, że ma on skuteczne prawo do jej anulowania. Oczywiście powyższe odstępstwo dotyczy wyłącznie tych sytuacji, w których wystawiona błędnie faktura nie dokumentuje sprzedaży, nie spełniając tym samym podstawowej z przypisywanych jej cech.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).