Poradnia podatkowa

Czy lekarz może używać jednej kasy fiskalnej

W jaki sposób dokonać korekty błędów oprogramowania

Jaką część wydatków na zakup można odzyskać

Kiedy zwrot następuje poprzez składane deklaracje

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepis ten określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Ponadto z powołanego wyżej przepisu wynika, iż podatnicy, wobec których powstał obowiązek stosowania kas rejestrujących, muszą za pośrednictwem tych urządzeń ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego. Warto w tym miejscu zauważyć, że opodatkowanie transakcji VAT nie jest konieczne, by powstał obowiązek prowadzenia wspomnianej ewidencji. Dotyczy on bowiem także sytuacji, gdy czynności sprzedaży są zwolnione od podatku lub wykonuje je podatnik zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.

Jednak minister finansów może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku ewidencji za pomocą kas. Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują w tym zakresie przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930). Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia zwalnia się do 31 grudnia 2012 r. z obowiązku ewidencjonowania sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia, w tym m.in. pod poz. 37 wymienione zostało świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. Zwolnienie nie dotyczy podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie tych czynności przed 1 stycznia 2011 r.

Niewystąpienie jednego z wymienionych warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Natomiast zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 2 lit. a) wspomnianego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do 30 kwietnia 2011 r. czynności objęte do 31 grudnia 2010 r. zwolnieniem od ewidencjonowania wymienione w załączniku do rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 224, poz. 1797), niewymienione w załączniku do niniejszego rozporządzenia. Do 30 kwietnia 2011 r. zostało zatem przedłużone zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku świadczenia usług w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej, jako niewymienionych w załączniku do rozporządzenia z 26 lipca 2010 r. Tym samym od 1 maja 2011 r. wobec podatników świadczących usługi w tym zakresie powstałby obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na zasadach ogólnych.

Natomiast zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt 2 powołanego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania do 31 grudnia 2012 r. podatników, u których kwota obrotu z działalności nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 40 000 zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania.

Ponieważ z opisu stanu faktycznego nie wynika, aby obrót przekroczył 40 000 zł lub że wcześniej był ewidencjonowany, a ponadto zapłata za świadczone usługi w całości następuje bezgotówkowo za pośrednictwem banku, a z ewidencji dowodów dokumentujących sprzedaż jednoznacznie wynika, jakiej transakcji zapłata dotyczy, to DPS będzie mógł do 31 grudnia 2012 r. korzystać ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania na kasie obrotu.

Podstawa prawna

Art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Zgodnie z par. 3 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, jeśli kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, jednak w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

Ważne

1) 25 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne (VAT-7), lub

2) 50 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne (VAT-7K, VAT-7D).

Podstawa prawna

Par. 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. nr 257, poz. 1733 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji sprzedaży musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego. Musi też przechowywać te dane lub zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki. Natomiast w myśl art. 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338) paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać m.in.: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika, NIP podatnika, nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sprzedaży.

Jak z tego wynika, możliwe jest ewidencjonowanie sprzedaży przez podatnika w dwóch miejscach przy użyciu tylko jednej kasy rejestrującej, pod warunkiem że będzie na niej ewidencjonował każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a na drukowanym przez kasę paragonie fiskalnym umieszczony będzie adres wszystkich punktów, w których świadczy usługę, lub jeden adres, tj. siedziby lub jego miejsca zamieszkania.

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego można przypuszczać, że dermatolog świadczy usługi samodzielnie, zatem gdy będzie przyjmował pacjentów w jednym gabinecie, drugi będzie nieczynny. Lekarz może więc wykazywać wszystkie transakcje na jednej przenośnej kasie fiskalnej, bowiem nigdy nie będzie jednocześnie prowadził sprzedaży w dwóch gabinetach. Na drukowanych przez urządzenie paragonach fiskalnych powinny być umieszczone adresy obu gabinetów, w których dermatolog świadczy usługi.

Podstawa prawna

Art. 111 ust. 6a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (dalej: rozporządzenie o kasach).

Par. 7 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia stanowi, że podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych muszą rejestrować każdą sprzedaż przy zastosowaniu kasy i z każdej sprzedaży dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zatem dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży dla podatnika stosującego kasę jest m.in. paragon fiskalny. Ponadto kasa rejestrująca musi mieć pamięć fiskalną, tj. urządzenie umożliwiające trwały, jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji, oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia. Jak z tego wynika, konstrukcja pamięci fiskalnej kasy uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących). Oznacza to, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta transakcji, a co za tym idzie treści paragonu fiskalnego, jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych niż paragon fiskalny dokumentów, nie jest bowiem sprzeczne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. I choć przepisy nie przewidują korygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak w przypadku faktur VAT), to brak regulacji w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli potrafi on wykazać, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie.

Biorąc pod uwagę stan faktyczny należy stwierdzić, że zgromadzenie przez podatniczkę dowodów przeciwnych do zapisów z kasy rejestrującej (w tym faktur zakupu czasopism wystawionych przez dostawcę prasy), przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego poprzez złożenie korekty deklaracji VAT-7 za okres, w którym błędnie był naliczany VAT.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 ze zm.).

Ulga związana z rozpoczęciem ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej przysługuje podatnikom po spełnieniu kilku warunków. Po pierwsze, podatnik musi złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemne zgłoszenie o liczbie kas i miejscu ich używania. W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować jedną kasę, zgłoszenie, może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej, zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, jeżeli zgłoszenie to zostało złożone przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania tych kwot. Po drugie, musi rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach. Po trzecie wreszcie, powinien mieć dowód zapłaty całej należności za kasę. Po spełnieniu tych warunków podatnik może odliczyć od kwoty podatku należnego kwotę wydaną na zakup każdej zgłoszonej na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania kasy rejestracyjnej w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu, jednak nie więcej niż 700 zł. Ponadto kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa niż różnica między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego.

Odliczenia można dokonać w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D i VAT-12) za okres rozliczeniowy, w którym przedsiębiorca rozpoczął ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, a także za okresy późniejsze.

W opisanym przypadku podatnikowi przysługuje zwrot w wysokości 700 zł. Skoro więc różnica między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego w danym okresie rozliczeniowym będzie większa niż 700 zł, podatnik odzyska zwrot jednorazowo w pełnej wysokości.

Może się też zdarzyć, że ewidencjonowanie za pomocą kasy rozpoczyna podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest drobnym podatnikiem zwolnionym od podatku, u którego wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 150 000 zł. W takim przypadku urząd skarbowy zwraca ulgę na zakup kasy w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika na jego rachunek bankowy w banku z siedzibą w kraju lub na rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.

Podstawa prawna

Par. 2 ust. 1 i 2, par. 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. nr 257, poz. 1733 z późn. zm.).

Alina Wróbel

ekspert podatkowy