Do ustanowienia reprezentanta wystarczy pisemna umowa

Zagraniczni przedsiębiorcy, którzy nie mają w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a podlegają obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnicy VAT czynni na terytorium naszego kraju, muszą ustanowić tu przedstawiciela podatkowego. Dotyczy to np. zagranicznych usługodawców, którzy w niektórych przypadkach muszą nadal rozliczać VAT w Polsce. O ile jednak podatnicy mający siedzibę działalności lub stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium Unii Europejskiej mogą dokonać rejestracji samodzielnie i bezpośrednio, o tyle pozostali muszą ustanowić przedstawiciela podatkowego, np. podatnik mający siedzibę na terytorium Rosji.

Ustanowiony przedstawiciel podatkowy wykonuje obowiązki podatnika w zakresie rozliczania VAT, prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz ewidencji dla potrzeb tego podatku, a także inne czynności wynikające z przepisów o VAT, jeżeli czynności te zostały wymienione w umowie zawartej między podatnikiem a przedstawicielem podatkowym.

Aby zostać przedstawicielem podatkowym, trzeba spełnić wiele wymogów. Wynika to z tego, że podmiot taki musi dawać gwarancję wywiązywania się ze swoich obowiązków. Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia podatnika, którego reprezentuje, lecz także Skarbu Państwa. Przedstawiciel podatkowy odpowiada bowiem solidarnie z podatnikiem za zobowiązania podatkowe w VAT, co oznacza, że organ podatkowy może dochodzić zaległości podatkowych zarówno od samego podatnika, jak i od jego przedstawiciela podatkowego.

Warunki do spełnienia

Regulacje dotyczące przedstawicieli podatkowych istotnie zmieniła nowelizacja ustawy o VAT z 18 marca 2011 r. (Dz.U. nr 64, poz. 332), która weszła w życie 1 kwietnia ubiegłego roku. Przepisy określające warunki, jakie musi spełniać dany podmiot (osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej), aby zostać przedstawicielem podatkowym, zostały zmodyfikowane i przeniesione z rozporządzenia do ustawy (art. 15 ust. 8 ustawy o VAT).

Przedstawicielem podatkowym może być podmiot mający siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania w Polsce, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który przez ostatnie 24 miesiące nie miał zaległości w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, przekraczających 3 proc. kwoty należnych zobowiązań (odrębnie w każdym podatku). Udział zaległości w kwocie podatku ustala się w stosunku do kwoty należnych wpłat za okres rozliczeniowy, którego dotyczy zaległość.

Kolejnym wymogiem jest to, aby przez ostatnie 24 miesiące osoba fizyczna będąca podatnikiem albo wspólnik spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, członek władz zarządzających, główny księgowy (w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi) nie byli prawomocnie skazani za popełnienie przestępstwa skarbowego.

Ostatnim warunkiem jest posiadanie uprawnień do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wymogu tego nie stosuje się do agencji celnej, w przypadku gdy podatnik ustanawiający tę agencję przedstawicielem podatkowym:

dokonuje na terytorium kraju wyłącznie importu towarów, których miejscem przeznaczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, i

wywóz towarów z kraju jest dokonywany przez importera w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Agencja celna będąca przedstawicielem podatkowym w takich okolicznościach uprawniona jest do prowadzenia dokumentacji i ewidencji na potrzeby podatku, sporządzania deklaracji podatkowych i informacji podsumowujących na potrzeby podatku.

Zwykła umowa

Obecnie obowiązują złagodzone warunki dotyczące ustanawiania przedstawiciela podatkowego. W tym celu zamiast aktu notarialnego wystarczająca jest zwykła umowa pisemna między podatnikiem a jego reprezentantem. Powinna ona zawierać:

nazwę lub imię i nazwisko podatnika,

adres jego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania za granicą,

dane identyfikacyjne podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, w tym numer identyfikacji podatkowej,

nazwę lub imię i nazwisko, adres jego siedziby lub w przypadku osób fizycznych adres stałego miejsca zamieszkania oraz adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja oraz ewidencja podatnika dla celów VAT,

oświadczenie podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 15 ust. 8 ustawy o VAT.

Kopię umowy należy złożyć do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Ważne

Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe podatnika, którego reprezentuje

Wyłączenia w rozporządzeniu

Minister finansów skorzystał ze swojego uprawnienia i określił w rozporządzeniu sytuację, w której nie ma konieczności ustanawiania przedstawiciela podatkowego. Dotyczy to przypadku, gdy podatnikiem wykonującym czynności podlegające opodatkowaniu VAT jest podmiot posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie przedstawiciela podatkowego (Dz.U. nr 68, poz. 359). Rozporządzenie ministra finansów z 29 czerwca 2011 r. w sprawie przypadków, w których nie ma konieczności ustanawiania przedstawiciela podatkowego (Dz.U. nr 136, poz. 796).