Metoda kasowa i składanie deklaracji co kwartał mogą ułatwić podatnikom rozliczenia VAT

Drobni przedsiębiorcy mają możliwość rozliczania VAT metodą kasową. Jej podstawową zaletą jest wpłata podatku należnego dopiero po zapłaceniu faktury przez kontrahenta. Jest to odstępstwo od zasady memoriałowej, która polega na tym, że VAT od transakcji trzeba zapłacić niezależnie od tego, czy kontrahent uiścił należność za usługę lub dostawę. Przedsiębiorcy stosujący metodę kasową składają deklaracje podatkowe raz na trzy miesiące, ale z możliwości kwartalnego rozliczenia mogą także korzystać inni podatnicy VAT.

Powstanie obowiązku podatkowego

Polskie regulacje w zakresie stosowania metody kasowej zawarte w art. 21 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) odpowiadają postanowieniom dyrektywy Rady 2006/112/WE (art. 66 dyrektywy), która w drodze odstępstwa umożliwia rozpoznawanie momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT na podstawie otrzymanych płatności. Jest to jednak dopuszczalne jedynie dla określonych transakcji lub dla określonych kategorii podatników.

Zgodnie z ustawą o VAT prawo do rozliczenia kasowego, zamiast powszechnie stosowanego rozliczenia memoriałowego, mają podatnicy, którzy spełniają kryteria do uznania ich za tzw. małych podatników, określone w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT. Małymi podatnikami są podatnicy, których roczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro. Przy przeliczaniu kwoty na polską walutę stosuję się średni kurs euro ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku, w zaokrągleniu do 1 tys. zł. W związku z powyższym limit w 2012 roku wynosi 5324 000 zł.

Z ułatwienia w postaci metody kasowej związanego ze statusem małego podatnika mogą też korzystać przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą, którzy nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego i chcą być czynnymi podatnikami VAT.

Dzień zapłaty należności

W wyniku stosowania metody kasowej obowiązek podatkowy z tytułu wykonanych czynności powstaje u podatnika VAT nie z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, lecz z dniem uregulowania całości lub części należności za sprzedane towary lub świadczone usługi, nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 21 ustawy o VAT). Istotą tej metody jest zatem przesunięcie momentu, w jakim zostaje rozpoznany obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych przez małego podatnika transakcji, czego konsekwencją jest przesunięcie terminu, w jakim powinien zostać rozliczony od tych transakcji podatek od towarów i usług.

Należy pamiętać, że w fakturach wystawianych przez małych podatników, którzy wybrali metodę kasową na fakturach w miejscu oznaczenia "Faktua VAT", należy stosować oznaczenie "Faktura VAT-MP". Z terminem rozpoznania momentu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy skorelowany jest termin prawa do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę towarów lub usług dostarczonych przez podatnika rozliczającego się metodą kasową. W przypadku nabycia towarów i usług udokumentowanych fakturą oznaczoną VAT-MP podatnik może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną w tej fakturze w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym:

uregulował część należności na rzecz takiego małego podatnika - w tej części;

uregulował w całości należność;

przypada 90. dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi, w innych przypadkach niż określone powyżej.

Zasady te określone zostały w par. 18 rozporządzenia ministra finansów z 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 73, poz. 392 z późn. zm.).

Metodę kasową rozliczeń można stosować po wcześniejszym pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie z niej korzystał. Przepisy dopuszczają możliwość rezygnacji z metody kasowej dopiero po roku. Uprawnienie to także można stracić na skutek utraty statusu małego podatnika. [przykład 1]

Rozliczenia kwartalne

Z wyborem metody kasowej wiąże się kwartalne składanie deklaracji VAT.

Wyjaśnijmy, że zasadą jest, że deklaracje VAT (formularze VAT-7) składa się we właściwym urzędzie skarbowym za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja. W tym terminie należy również dokonać wpłaty podatku na rachunek urzędu skarbowego. Jednak zgodnie z art. 99 ust. 2 ustawy o VAT mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Właściwą deklaracją podatkową jest w tym wypadku VAT-7K.

Z udogodnienia polegającego na możliwości rozliczeń kwartalnych mogą także korzystać podatnicy inni niż rozliczający się metodą kasową (czyli w praktyce podatnicy niemający statusu małego podatnika). Uprawnienie to wynika z art. 99 ust. 3 ustawy o VAT. W takim wypadku podatnicy rozliczają się na formularzu VAT-7D, o ile wcześniej powiadomią pisemnie naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej w terminie do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa.

Natomiast podatnik rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu dokonuje powyższego zawiadomienia w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczął wykonywanie tych czynności. [przykład 2]

Bez wezwania urzędu

Podatnicy rozliczający się kwartalnie są zobowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego. Dotyczy to zarówno podatników stosujących metodę kasową, jak i pozostałych podatników VAT, który wybrali kwartalne rozliczenia.

Jednak ta druga grupa przedsiębiorców (czyli niestosujących metody kasowej) musi dodatkowo pamiętać o obliczaniu i wpłacaniu bez wezwania urzędu zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym z kolejnych miesięcy, za które wpłacana jest zaliczka. Podatnicy ci mogą także zrezygnować z rozliczeń kwartalnych i powrócić do miesięcznego składania deklaracji VAT, ale dopiero po upływie czterech kwartałów, za które składali deklaracje kwartalne, i po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z dniem upływu terminu złożenia tej deklaracji.

Możliwość rezygnacji nie dotyczy małych podatników rozliczających się metodą kasową, dla których kwartalne składanie informacji jest obowiązkowe. Jeżeli jednak wartość sprzedaży towarów przekroczy u takiego małego podatnika limit wartości sprzedaży, automatycznie traci on prawo do składania kwartalnych deklaracji na druku VAT-7K, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty limitu. W konsekwencji rozlicza on VAT miesięcznie na druku VAT-7 albo wybiera ponownie kwartalne rozliczenia (na co pozwala mu art. 99 ust. 3 ustawy o VAT) i składa wtedy VAT-7D. Możliwość kontynuowania rozliczeń kwartalnych mają także podatnicy, którzy zrezygnowali z prawa do rozliczania się metodą kasową (nie utracili go).

Uprawnienia małych podatników

● składania deklaracji podatkowych za okresy kwartalne i kwartalnego rozliczania tego podatku zamiast miesięcznego,

● rozliczania VAT metodą kasową, tj. po uregulowaniu przez kontrahentów należności z tytułu sprzedaży towarów i usług, przy czym wybór tej metody wiąże się z obowiązkiem rozliczeń kwartalnych.

Ważne

Kasowa metoda rozliczeń VAT chroni podatnika przed obowiązkiem zapłaty podatku w sytuacji, gdy nie otrzymał on płatności od kontrahenta (jednak nie później niż w ciągu 90 dni od transakcji), co jest często przyczyną utraty płynności finansowej przez małych przedsiębiorców

PRZYKŁAD 1

Rezygnacja po upływie 12 miesięcy

Przedsiębiorca jest małym podatnikiem, który do tej pory rozliczał się metodą kasową. Zależy mu jednak na rozwoju działalności i pozyskaniu większej liczby kontrahentów, w tym również tych, którzy nie dysponują odpowiednimi środkami na gotówkowe zakupy. Jako dostawca, w celu zwiększenia sprzedaży i zysku, chciałby udzielać nabywcom kredytu kupieckiego, czyli umożliwiać zakup przy odroczeniu płatności na późniejszy termin.

W tym celu powinien zrezygnować z kasowej metody rozliczeń, która pozwala kontrahentom na odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego przy zakupach dopiero po dokonaniu zapłaty.

Jako mały podatnik może tego dokonać, jednak nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą. Ponadto musi wcześniej o tym fakcie pisemnie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

Trzeba też pamiętać, że mały podatnik traci prawo do rozliczania się metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył kwotę limitu dla małego podatnika. W przypadku podatnika, który zrezygnował z metody kasowej lub utracił prawo do stosowania tej metody, obowiązek podatkowy w stosunku do czynności wykonanych w okresie, kiedy podatnik stosował tę metodę, powstaje w terminie określonym w art. 21 ust. 1, czyli z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

PRZYKŁAD 2

Złożenie pierwszej deklaracji i zapłata należności

Podatnik 1 stycznia 2012 r. rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej i nie będzie rozliczać się metodą kasową. Do składania deklaracji i zapłaty VAT może wybrać rozliczenie kwartalne. Podatnicy inni niż rozliczający się metodą kasową, którzy rozpoczynają w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu, mogą bowiem rozliczać się kwartalnie. Muszą tylko złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie o takim wyborze, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli wykonywanie tych czynności. W opisanej sytuacji na podatniku będzie zatem ciążył obowiązek zawiadomienia o wyborze rozliczeń kwartalnych do 27 lutego 2012 r. (25 lutego przypada w sobotę). Pierwszą deklarację złoży już za kwartał, w którym rozpoczął prowadzenie działalności, tj. za I kwartał 2012 r.

WZÓR

Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o wyborze metody kasowej

Warszawa, 12 lutego 2012 r.

Jan Kowalski - Handel-Usługi

ul. Kwiatowa 1

00-001 Warszawa

NIP 12334567898

Naczelnik Urzędu Skarbowego

Warszawa-Bemowo

Na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) zawiadamiam o wyborze metody kasowej dla celów rozliczenia VAT, począwszy od 1 kwietnia 2012 r. W konsekwencji pierwszą kwartalną deklarację złożę za II kwartał 2012 roku.

Jednocześnie oświadczam, że spełniam definicję małego podatnika określoną w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

....................................................

Podpis i pieczątka podatnika

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 2 pkt 25, art. 21, art. 99 ust. 2 i ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).