Ulga na złe długi pozwala odzyskać zapłacony podatek

W przepisach ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) funkcjonuje rozwiązanie zwane ulgą na złe długi. Umożliwia ono sprzedawcy podjęcie działań zmierzających do ograniczenia trudności z zachowaniem płynności finansowej w sytuacji, gdy kupujący nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty należności za otrzymane towary lub świadczone usługi. Istotne jest, że skorzystanie z ulgi na złe długi nie zależy od aktywności wierzyciela w dochodzeniu należności od kontrahenta na podstawie odrębnych przepisów prawa cywilnego.

Zapłata VAT

W rozliczeniach VAT podstawową zasadą jest, że zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego ma miejsce, a VAT staje się wymagalny w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług. Poza jednym wyjątkiem (który może mieć zastosowanie w przypadku tzw. małych podatników) ustawa nie uzależnia koniecznoci rozliczenia VAT przez sprzedawcę od otrzymania od nabywcy zapłaty. Nie można też przerzucić na nabywcę, który nie dokonał zapłaty, obowiązku rozliczenia tego podatku.

W tych okolicznościach ulga na złe długi pozwala przedsiębiorcy odzyskać zapłacony VAT należny. Nie można też zapominać, że niesolidny dłużnik, który otrzymał fakturę od dostawcy (usługodawcy), odlicza wykazany w niej VAT, mimo że płatności nie uregulował. W wyniku zastosowania ulgi na złe długi będzie on musiał oddać fiskusowi to, co odliczył jako podatek naliczony.

Zgodnie z art. 89a ustawy o VAT podatnik (który spełnia ustawowe wymogi) może skorygować podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju, w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta podatku dotyczy również kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności odpisanej jako nieściągalna lub której nieściągalność została uprawdopodobniona, co pozwala zastosować ulgę na złe długi zarówno w przypadku gdy należność nie została uregulowana w całości, jak i w części.

Warunki do spełnienia

Ulgę można uwzględniać wyłącznie w stosunku do wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Na potrzeby ustawy o VAT za taką uznaje się wierzytelność, która nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Pozostałe warunki umożliwiające skorzystanie z ulgi na złe długi reguluje art. 89a ust. 2 ustawy o VAT. Przede wszystkim dostawa towaru lub świadczenie usług muszą być zrealizowane na rzecz przedsiębiorcy zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który dodatkowo nie znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. Wymóg posiadania statusu podatnika VAT czynnego musi być spełniony przez wierzyciela i dłużnika także na dzień dokonywania korekty. Wynika to z tego, że korekta podatku należnego u wierzyciela skutkować będzie obowiązkiem skorygowania podatku naliczonego u dłużnika. W konsekwencji dłużnik musi mieć status podatnika VAT czynnego, aby mogło u niego dojść do korekty podatku naliczonego.

Wierzyciel, który nie ma pewności odnośnie do statusu dłużnika jako czynnego podatnika VAT, może wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o potwierdzenie tego faktu, na podstawie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT. Wniosek należy uzasadnić zamiarem skorzystania z korekty podatku należnego z tytułu dostawy towarów (świadczenia usług), w związku z uznaniem wierzytelności za nieściągalne.

Ponadto wierzytelności muszą być wcześniej wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny, nie mogą zostać zbyte, a od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą upłynąć 2 lata, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona . Ostatnim warunkiem jest zawiadomienie dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego. Korekta taka będzie możliwa, jeżeli dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie ureguluje należności w jakiejkolwiek formie.

Korekta podatku

Warunkiem dokonania korekty jest uzyskanie przez wierzyciela potwierdzenia odbioru przez dłużnika wysłanego zawiadomienia. Ustawa o VAT wyraźnie wskazuje bowiem, że korekta podatku należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na uregulowanie należności, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru zawiadomienia przez dłużnika.

Do domu lub pracy

W kwestii wysyłania zawiadomień należy stosować odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej o doręczeniach. Określają one, że pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, a w razie niemożności doręczenia w jeden z powyższych sposobów poczta przechowuje je przez 14 dni w swojej placówce. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma na poczcie. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, to zwraca się go nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. W takiej sytuacji uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata. W praktyce więc odmowa odebrania pisma przez dłużnika czy też inne uchylanie się od jego odebrania nie jest przeszkodą do skorzystania przez wierzyciela z ulgi na złe długi.

Za wiedzą urzędu

Wierzyciel dokonujący korekty (po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu na uregulowanie należności) zobowiązany jest wraz z deklaracją podatkową, w której dokonuje korekty podatku należnego, zawiadomić o niej właściwy urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego. Ma też obowiązek poinformowania dłużnika o korekcie, w ciągu 7 dni od jej dokonania. Kopię tego zawiadomienia wysyła do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Obowiązki te są konieczne, gdyż dłużnik też musi skorygować odliczenie VAT dokonane w związku z dostawą lub usługą, za którą nie uregulował należności.

Urząd skarbowy weryfikuje zasadność korekty podatku należnego w deklaracji VAT w ramach czynności sprawdzających bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten nie może być dłuższy niż dwa miesiące.

W przypadku gdy już po dokonaniu korekty dłużnik uregulował należność, podatnik musi zwiększyć swój podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. Natomiast gdy doszło do częściowego uregulowania należności, podatek należny zwiększa się w odniesieniu do tej części .

Obowiązki dłużnika

Obowiązki dłużnika związane z uruchomieniem przez wierzyciela procedury ulgi na złe długi reguluje natomiast art. 89b ustawy o VAT.

W przypadku otrzymania zawiadomienia wysłanego przez wierzyciela o zamiarze dokonania przez niego korekty i nieuregulowania należności w przepisowym terminie (14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia) dłużnik ma obowiązek odpowiedniego pomniejszenia podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. W przypadku braku takiego podatku musi odpowiednio powiększyć kwotę podatku należnego o kwotę wynikającą z nieuregulowanych faktur. Dokonuje tego przez korektę deklaracji za okres, w którym dokonał odliczenia. W razie częściowego uregulowania należności przed upływem 14 dni, korekta dotyczyć powinna podatku naliczonego przypadającego na nieuregulowaną część należności. Taka korekta zawsze będzie wiązała się z koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę.

Ustawa o VAT określa także skutki uregulowania przez dłużnika należności już po dokonaniu korekty podatku naliczonego. W takim przypadku podatnik ma prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym należność uregulowano. W przypadku częściowego uregulowania należności podatek naliczony może zostać zwiększony w odniesieniu do tej części.

Do zaległości podatkowych wynikających z korekty podatku naliczonego mają zastosowanie odrębne przepisy o odpowiedzialności osób trzecich za zaległości podatkowe podatnika.

Dłużnik, który nie opłacił faktury i nie uregulował należności, mimo otrzymania zawiadomienia od wierzyciela o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi, musi odpowiednio pomniejszyć podatek naliczony poprzez korektę deklaracji za okres, w którym dokonał odliczenia w związku z transakcją, której nie opłacił

Przykład 1

2 lata na korektę

Niestety, nie będzie to już możliwe. Ustawa o VAT wprowadza bowiem maksymalny czas do skorygowania podatku należnego. Wynosi on 2 lata, licząc od końca roku, w którym faktura dokumentująca wierzytelność została wystawiona. Po upływie tego okresu nie ma możliwości skorzystania z ulgi na złe długi.

Przykład 2

Powiązania między stronami

W takiej sytuacji podatnik nie może skorzystać z ulgi na złe długi. Przepisów regulujących zasady stosowania tego rozwiązania nie stosuje się, jeżeli między wierzycielem a dłużnikiem istnieje związek, o którym mowa w art. 32 ust. 2-4 ustawy o VAT. Ustawodawca wyłącza możliwość skorzystania z ulgi na złe długi, jeżeli między wierzycielem a dłużnikiem istnieją powiązania o charakterze rodzinnym lub z tytułu przysposobienia, kapitałowym, majątkowym lub wynikające ze stosunku pracy. Związek ten istnieje także, gdy którakolwiek z wymienionych osób łączy funkcje zarządzające, nadzorcze lub kontrolne u kontrahentów. Przez powiązania rodzinne rozumie się małżeństwo oraz pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia. Brat jest natomiast krewnym w linii bocznej drugiego stopnia.

Dodatkowy termin dla dłużnika

Jeżeli dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie ureguluje należności, wierzyciel ma prawo skorygować swój podatek należny.

Krok po kroku

Jak skorzystać z ulgi na złe długi w VAT

Za nieściągalne uznaje się wierzytelności, które nie zostały uregulowane w ciągu 180 dni od upływu terminu ich płatności określonego w umowie lub na fakturze. Ulga dotyczy wierzytelności, które nie zostały zbyte, a od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Zawiadomienia należy dokonać na piśmie, bo warunkiem dokonania korekty jest uzyskanie przez wierzyciela potwierdzenia odbioru przez dłużnika tego zawiadomienia.

Jeżeli dłużnik w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia nie ureguluje należności, wierzyciel ma prawo do korekty podatku należnego. Dokonuje tego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął dodatkowy termin na zapłatę. Najwcześniej może dokonać tego w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia.

Podatnik powinien złożyć deklarację podatkową VAT (składaną jako korektę) oraz zawiadomienie o przyczynach korekty wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego (nie obowiązuje urzędowy wzór takiego zawiadomienia).

Dodatkowo podatnik w ciągu siedmiu dni od dnia dokonania korekty musi zawiadomić dłużnika o tej czynności. Kopia zawiadomienia jest też przesyłana do urzędu skarbowego.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 89a, art. 89b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).