Rozporządzenie w sprawie kas może stwarzać przedsiębiorcom wiele problemów

@RY1@i02/2013/068/i02.2013.068.07100110p.804.jpg@RY2@

1 kwietnia 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Określa ono m.in. sposób prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas, warunki używania kas oraz związane z tym obowiązki ciążące na podatnikach.

Do końca marca 2013 r. zagadnienia te regulowały przepisy rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.). Nowe przepisy w większości stanowią odpowiedniki dotychczas obowiązujących. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wprowadziło jednak również wiele nowych regulacji.

Stare nadal w użyciu

Stosowanie nowych przepisów rodzić może wiele problemów. Przede wszystkim - ze względu na zagmatwaną treść przejściowych przepisów zawartych w par. 35 i 36 rozporządzenia - nie jest do końca jasne, na jakich zasadach podatnicy mogą po 31 marca 2013 r. używać dotychczasowych (często niemających możliwości technicznych spełnienia nowych wymagań, np. możliwości stosowania dłuższych nazw towarów i usług niż 18, 20 czy 40 znaków), tj. nabytych przed 1 kwietnia 2013 r. kas. Uznać według mnie należy (takie jest też zdanie większości specjalistów), że podatnicy mogą używać takich kas bezterminowo (nie są według mnie prawidłowe informacje, że tylko do 30 września 2013 r.), z zastrzeżeniem, że w zakresie, w jakim istnieje techniczna możliwość dostosowania takich kas do nowych przepisów, na podatnikach ciąży obowiązek dokonania (a w zasadzie zlecenia uprawnionemu podmiotowi) takiego dostosowania (do końca września 2013 r.). [przykład 1]

Szczegółowe nazwy na paragonach

Praktyczny problem stanowi też realizowanie obowiązku stosowania na paragonach nazw towarów lub usług pozwalających na jednoznaczną ich identyfikację (nie jest to obowiązek całkowicie nowy, gdyż - jak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 marca 2010 r., sygn. I FSK 63/09 - "podatnik powinien wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby - z jednej strony - pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku, a z drugiej - zapewniały konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów. Stosowanie na paragonach nazw grupowań towarów i usług jedynie według klasyfikacji PKWiU nie spełnia tych wymogów, skoro jedną z nadrzędnych funkcji paragonu jest umożliwienie konsumentowi sprawdzenia tego, co kupił i po jakiej cenie"). Wymóg ten oznacza, że nieprawidłowe jest stosowanie na paragonach ogólnych nazw towarów i usług, np. "gazeta" czy "pieczywo". Konieczne jest stosowanie na paragonach nazw pozwalających ustalić, jaki konkretnie towar lub usługa zostały nabyte. [przykład 2]

Realizacja powyższego obowiązku może sprawiać trudności, gdyż oznacza, że znacznie częściej konieczne jest dokonywanie w pamięci kasy fiskalnej zmian nazw sprzedawanych towarów, jak również wprowadzanie tych zmian zajmuje więcej czasu niż wcześniej (ze względu na konieczność wprowadzania bardziej szczegółowych zmian). Bardziej szczegółowe nazwy na paragonach oznaczają również znacznie dłuższe paragony oraz częstszą konieczność wymiany rolek (chyba że podatnicy zaczną stosować kasy drukujące szersze niż dotychczas paragony).

Korekty w szczególnych przypadkach

Od 1 kwietnia 2013 r. obowiązują przepisy określające sposób postępowania podatników w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kas. Sposób ten określają przepisy par. 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia. Z przepisów tych wynika, że jednym z obowiązków podatników jest w takich sytuacjach dołączenie do ewidencji oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Przepisy powyższe budzą wątpliwości o tyle, o ile nie wszystkie pomyłki popełniane przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kas są oczywiste (jakkolwiek rozumieć pojęcie "oczywistych omyłek"), jak również nie zawsze w przypadku stwierdzenia pomyłki możliwe jest odzyskanie błędnego paragonu. Nie oznacza to jednak według mnie, że podatnicy nie mogą korygować paragonów również w takich przypadkach (nie ma podstaw, aby odmawiać im takiego prawa). Uważam, że w takich przypadkach wystawienie błędnego paragonu odnotowywać należy w odrębnej ewidencji bez wystawiania kolejnego (prawidłowego) paragonu (oczywiście ze wskazaniem błędnych danych, które znalazły się na paragonie, oraz prawidłowych danych, które powinny znaleźć się na paragonie). [przykład 3]

Okres przechowywania

Papierowe dokumenty kasowe dość szybko blakną, a w konsekwencji często problematyczna jest realizacja przez podatników obowiązku przechowywania ich kopii aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, z którymi są związane (czyli ponad 5 lat). Dlatego też minister finansów kilka lat temu wprowadził przepis pozwalający na przechowywanie takich dokumentów tylko przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż.

Niestety, w nowym rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących nie ma podobnego przepisu, a dotychczasowy przepis dotyczył tylko dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2012 r. W konsekwencji papierowe kopie dokumentów kasowych (paragonów oraz raportów fiskalnych) dotyczące sprzedaży dokonywanej od 1 stycznia 2013 r. podatnicy muszą przechowywać ponad 5 lat (do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, z którymi są związane). [przykład 4]

Ewidencjonowanie zwrotów i reklamacji

Od 1 kwietnia 2013 r. określone są zasady ujmowania zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Zasady te określają przepisy par. 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas.

Wynika z nich, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej m.in. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Rodzi to wątpliwość, czy nadal dopuszczalne jest rozliczanie zwrotów towarów, czy uznanych reklamacji towarów i usług bez posiadania zwróconego przez nabywcę paragonu (na gruncie przepisów obowiązujących do końca marca 2013 r. przyjmowano, że jest to dopuszczalne - zob. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 lutego 2012 r., nr IPPP2/443-1428/11-2/KOM).

Uważam, że nadal jest to możliwe. Skoro bowiem minister finansów we wskazanych przepisach nie sprecyzował, co należy rozumieć przez dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, dopuścić według mnie należy każdy taki dokument, a nie tylko oryginał paragonu. W konsekwencji dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest moim zdaniem również - przykładowo - sporządzone przez strony transakcji oświadczenie, że dana sprzedaż miała miejsce. Uważam zatem, że nie ma przeszkód, aby w świetle par. 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas rozliczane były zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, jeżeli ich nabywca nie przedstawił oryginału paragonu. [przykład 5]

WAŻNE

Nowe przepisy podzielić można na dwie grupy. Do pierwszej należą przepisy regulujące zagadnienia dotychczas nieuregulowane, wobec których do końca marca 2013 r. przyjęty był pewien sposób postępowania. Na ogół sankcjonują oraz doprecyzowują dotychczasową praktykę. Do drugiej grupy należą przepisy określające nowości, tj. przepisy wprowadzające nowe lub zmieniające dotychczasowe obowiązki podatników stosujących kasy

Dwie grupy: zagadnienia dotychczas nieuregulowane i nowe obowiązki podatników

1) sposób rozliczania zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, których sprzedaż została zaewidencjonowana za pomocą kasy (par. 3 ust. 3 i 4),

2) sposób postępowania w razie wystąpienia oczywistej pomyłki przy wystawianiu paragonu (par. 3 ust. 5 i 6),

3) precyzujące zasady ewidencjonowania za pomocą kas sprzedaży zlecanej innym podmiotom, w tym przepisy umożliwiające powierzanie kas rejestrujących innym podmiotom (par. 5),

4) sposób ewidencjonowania za pomocą kas sprzedaży opodatkowanej według procedury marży (par. 6 ust. 1 pkt 6),

5) obowiązek stosowania na paragonach nazw towarów lub usług pozwalających na jednoznaczną ich identyfikację (par. 8 ust. 1 pkt 6),

6) zasady zaokrąglania kwot wykazywanych na paragonach i raportach fiskalnych (par. 12),

7) obowiązki podatników związane ze zmianą miejsca użytkowania kasy (par. 14 ust. 5-7),

8) sposób postępowania w razie utraty kasy w wyniku kradzieży lub wskutek działania siły wyższej (par. 17).

1) termin sporządzania okresowych (miesięcznych) raportów fiskalnych (par. 6 ust. 1 pkt 4),

2) obowiązek zamknięcia przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego za dany dzień wszystkich rozpoczętych w ciągu tego dnia transakcji (par. 6 ust. 2),

3) obowiązek oznaczania paragonów wyrazami "paragon fiskalny" (par. 8 ust. 1 pkt 5) oraz wskazywania wartości rabatów lub narzutów, o ile występują (par. 8 ust. 1 pkt 9),

4) obowiązek umieszczania - na żądanie nabywcy - numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy (par. 8 ust. 1 pkt 17 oraz par. 9 ust. 1 pkt 18),

5) ogólną zasadę, że paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji (zamiast precyzowania minimalnej wysokości znaków na paragonie fiskalnym, liczby znaków w linii oraz liczby znaków dla nazwy towaru lub usługi),

6) minimalną treść oraz układ raportu dobowego (par. 11),

7) możliwość dokonywania przeglądów technicznych kas częściej niż co 2 lata (par. 33 ust. 1 rozporządzenia).

PRZYKŁAD 1

Bez NIP

Podatnik użytkuje kasę rejestrującą nabytą w 2010 r. Kasa ta pozwala na stosowanie nazw towarów i usług nie dłuższych niż 18 znaków i nie pozwala na umieszczanie numeru NIP nabywcy. W zakresie, w jakim ta liczba znaków pozwala na wprowadzenie nazw towarów i usług pozwalających na ich jednoznaczną identyfikację, podatnik jest obowiązany do końca września 2013 r. zmiany takie wprowadzić. W pozostałym zakresie podatnik nie ma takiego obowiązku i mimo że używana przez podatnika kasa nie spełnia obowiązujących od 1 kwietnia 2013 r. wymagań, podatnik kasę tę może używać bezterminowo.

PRZYKŁAD 2

Określenie towaru

Piekarnia ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Na drukowanych paragonach nie wystarcza ogólna nazwa "pieczywo". Zbyt ogólne są również takie nazwy jak "bułka", "chleb" czy "pączek" (chyba że piekarnia sprzedaje tylko jeden rodzaj bułek, chleba czy pączków). Konieczne jest stosowanie nazw poszczególnych towarów pozwalających na jednoznaczną ich identyfikację. Przykładowo paragony dokumentujące sprzedaż bułek powinny zawierać nazwę rodzaju bułki (np. "bułka wrocławska" czy "bułka grahamka"), a w przypadku sprzedaży bułek tego samego rodzaju różnych producentów - również nazwy (lub skróconej nazwy) producenta (np. "bułka wrocławska X" oraz "bułka wrocławska Y").

PRZYKŁAD 3

Zmiana stawki

Podatnik, mając wątpliwości, czy sprzedaż towarów X należy opodatkowywać stawką 5-proc. czy 8-proc., profilaktycznie wystawiał paragony dokumentujące sprzedaż tych towarów ze stawką 8-proc. Pod koniec marca 2013 r. otrzymał interpretację indywidualną potwierdzającą możliwość stosowania stawki 5-proc. do sprzedaży towarów X. Mimo że pomyłki popełnione przez podatnika przy wystawianiu paragonów dokumentujących sprzedaż towarów X nie były oczywiste oraz mimo że podatnik nie ma oryginałów paragonów, może dokonać korekty paragonów dokumentujących sprzedaż towarów X ze stawką 8-proc.

PRZYKŁAD 4

Kopia papierowa

3 kwietnia 2013 r. podatnik dokonał sprzedaży towaru i udokumentował tę sprzedaż paragonem. Jeżeli podatnik nie stosuje kasy z elektronicznym zapisem kopii, papierową kopię wystawionego paragonu musi przechowywać przynajmniej do końca 2018 r. (a niewykluczone, że dłużej; standardowy termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wynoszący 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, może bowiem ulec zawieszeniu lub przerwaniu; wydłuża to okres przedawnienia).

PRZYKŁAD 5

Dowód zakupu

Podatnik prowadzący sklep RTV umożliwia klientom wymianę towarów w ciągu 14 dni od zakupu. Wymiana polega na zwrocie przez klienta kupionego towaru i wydania w zamian innego (w tej samej cenie lub droższego). Do sklepu zgłosił się klient, który chciał wymienić towar kupiony tydzień wcześniej. Klient nie miał paragonu, lecz dowód wydania towaru z magazynu. Dowód taki uznać należy za dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, który należy ująć w odrębnej ewidencji prowadzonej dla celów ujmowania zwracanych towarów oraz reklamowanych towarów i usług.

@RY1@i02/2013/068/i02.2013.068.07100110p.805.jpg@RY2@

Tomasz Krywan doradca podatkowy

Tomasz Krywan

doradca podatkowy