Czy można wystawiać faktury papierowe po otrzymaniu zgody na elektroniczne

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Z kolei przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Akceptacja nabywcy na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy aż do czasu jej wycofania. Obowiązujące przepisy nie zawierają jednak żadnych ograniczeń co do wystawiania faktur w formie papierowej, mimo że nabywca wyraził akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

Jak wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 11 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-113/14-4/EWW: "(...) nawet po uzyskaniu akceptacji od nabywcy wystawca faktur elektronicznych ma prawo do wystawiania faktur w formie papierowej. Akceptacja odbiorcy faktur daje ich wystawcy dodatkowe uprawnienia (możliwość wystawienia faktur w formie elektronicznej), nie nakłada jednak na niego dodatkowych obowiązków (bezwzględnej konieczności wystawiania wszystkich faktur dla jednego kontrahenta w tej formie). W szczególności za dopuszczalnością wystawiania obu form faktur sprzedaży przemawiać mogą trudności techniczne skutkujące niemożnością wygenerowania i wysłania faktury elektronicznej, np.: infekcja systemu wirusem komputerowym, uszkodzenia sprzętowe czy programowe lub brak dostępu do sieci Internet".

Rozpoczęcie wymiany faktur elektronicznych, po uprzednim otrzymaniu akceptacji kontrahenta, nie ma dla podatnika (sprzedawcy) charakteru obligatoryjnego, a jedynie fakultatywny. Oznacza to, iż nawet w przypadku gdy podatnik (sprzedawca) otrzyma akceptację kontrahenta, nie będzie zobligowany do wprowadzenia dokumentacji elektronicznej od następnego dnia po otrzymaniu tej akceptacji i może nadal stosować tradycyjne metody wystawiania faktur (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego opolskiego Urzędu Skarbowego z 11 kwietnia 2006 r., nr PP/443-1-1-GK/06).

Zatem czytelnik, mimo że uzyskał od kontrahenta pisemną zgodę na otrzymanie faktur elektronicznych, nie musi ich stosować i nadal może wystawiać i przesyłać kontrahentowi faktury w formie papierowej (tradycyjnej).

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).