Czy trzeba skorygować stawkę VAT od zaliczek w eksporcie, jeśli nie doszło do dostawy

W marcu 2023 r. polska spółka (podatnik VAT czynny) zawarła z ukraińską firmą umowę na dostawę, której przedmiotem jest wyprodukowanie maszyny zgodnie z wymogami zamawiającego, kompletnej i zdatnej do użytkowania. Zgodnie z umową montażu maszyny w miejscu docelowym dokonają pracownicy spółki na jej koszt, a także osoby wskazane i opłacane przez odbiorcę, które wykonają proste prace montażowe pod nadzorem pracowników delegowanych przez spółkę. Z uwagi na rozmiar i poziom skomplikowania maszyny (wyprodukowanej z uwzględnieniem potrzeb konkretnego odbiorcy) przy jej montażu wymagana jest specjalistyczna wiedza i umiejętności, stąd konieczność delegowania na Ukrainę pracowników spółki. Okres trwania budowy tego urządzenia zaplanowano na około 12 miesięcy, w zależności od stopnia skomplikowania modyfikacji określanych na bieżąco przez odbiorcę. W marcu 2023 r. została wystawiona faktura proforma, na podstawie której odbiorca miał obowiązek zapłacić zaliczkę (80 proc. ceny maszyny) w określonych ratach. Do opodatkowania otrzymanych zaliczek na poczet eksportu towarów spółka w wystawionych fakturach zaliczkowych zastosowała stawkę VAT 0 proc. W marcu 2024 r. w związku z zakończeniem budowy maszyny do etapu umożliwiającego jej przewiezienie przez granicę, spółka zgłosiła ten fakt ukraińskiemu odbiorcy. Niestety oświadczył on, że z przyczyn od niego niezależnych (odbiorca przedłożył dokumenty uzyskane w ukraińskich urzędach potwierdzające te okoliczności) nie może odebrać urządzenia, lecz nie chce zrezygnować z jego odbioru i odzyskać zaliczki, ponieważ maszyna będzie mu niezbędnie potrzebna do działalności gospodarczej w momencie, kiedy sytuacja na Ukrainie się unormuje. Odbiorca nie chciał ryzykować utraty urządzenia, na które wpłacił już zaliczki, a także nie chciał ponosić bardzo wysokich kosztów związanych z transportem. Z kolei spółka nie chciała ryzykować utraty instalacji będącej jej własnością do czasu ostatecznego odbioru zmontowanej maszyny na Ukrainie i podpisania protokołu odbioru przez odbiorcę. Spółka nie chciała też narażać życia i zdrowia swoich pracowników przy montażu tej maszyny.