Jak dokumentować prawo do 0-proc. stawki VAT przy WDT

Katarzyna Ciesielska

konsultant w Grant Thornton Frąckowiak

– Podstawowe znaczenie dla udokumentowania takiej transakcji mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, czyli kopia faktury, specyfikacja ładunku oraz list przewozowy. Należy jednak pamiętać, że gdy wywóz towarów dokonywany jest przy użyciu własnego środka transportu dostawcy bądź odbiorcy, należy zadbać, by w miejsce listu przewozowego podatnik posiadał dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 4 ustawy o VAT. Dokument taki powinien zawierać imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsce zamieszkania dostawcy oraz odbiorcy towarów, adres, pod który przywożone są towary, określenie towarów i ich ilości, potwierdzenie odbioru towarów oraz numer rejestracyjny pojazdu. Przy czym przepisy nie zastrzegają żadnego wzoru czy szczególnej formy dla takiego dokumentu. Podatnik ma całkowitą dowolność przy sporządzeniu tego dokumentu, z zastrzeżeniem jednak, że będzie on zawierał elementy wymagane przez ustawę.

– Z przepisu wynika, że podatnik ma prawo do zastosowania stawki 0-proc. VAT dla dokonanej wewnątrzwspólnotowej dostawy, jeżeli zgromadzone dokumenty – kopia faktury, specyfikacja ładunku oraz dokument przewozowy łącznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski. Przepis ten wydaje się zbyt ogólny, nie wyjaśnia bowiem, czy dla udokumentowania wewnątrzwspólnotowej dostawy podatnik powinien mieć wszystkie wymienione dokumenty albo czy muszą one mieć wyłącznie formę „papierową”.

– W mojej ocenie podatnik nie musi posiadać wszystkich dokumentów, aby potwierdzić dokonanie dostawy. Pojęcie łącznie należy bowiem odczytywać w ten sposób, że dokumenty razem zebrane mają potwierdzać wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, ale niekoniecznie muszą to być wszystkie trzy wymienione w przepisie dokumenty. Pogląd ten jednak często jest kwestionowany przez organy podatkowe: nieprawidłowe jest stanowisko podatnika, że brak dokumentacji określonej w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT może być zastępowany dokumentacją uzupełniającą – np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 kwietnia 2009 r., nr IPPP2/443-67/09-2/MS.

– Z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT nie wynika, że podatnik musi posiadać oryginały dokumentów. W praktyce często zdarza się, że podatnik nie posiada kopii listu przewozowego, gdy transport organizowany jest przez odbiorcę towaru. Jeżeli jednak podatnik posiada kserokopie dokumentów, potwierdzenia e-mailowe bądź dokumenty przesłane faksem, organ podatkowy nie powinien kwestionować prawa do zastosowania stawki 0-proc. VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W takich sytuacjach podatnik ma bowiem możliwość potwierdzenia dokonania dostawy za pomocą innych dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT. Do takich dokumentów należą: korespondencja handlowa z nabywcą, zamówienie towarów, dokumenty ubezpieczenia i kosztu frachtu, potwierdzenie zapłaty za towar, dowód potwierdzający przyjęcie towarów przez nabywcę i inne. Wyliczenie to stanowi katalog otwarty, w związku z czym również inne niewymienione dokumenty mogą stanowić dowód dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Należy zauważyć, że ustawa o VAT nie reguluje kwestii formy dokumentów, które mają potwierdzać wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Wydaje się zatem, że dopuszczalna jest każda forma, pod warunkiem że dokument taki bez wątpienia wskazuje, iż miała miejsce transakcja i towar został wywieziony na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

– W ostatnim czasie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie dwukrotnie potwierdził, że jeżeli dokumenty zgromadzone na podstawie art. 42 ust. 3 ustawy o VAT jednoznacznie nie potwierdzają dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dla zastosowania stawki 0-proc. wystarczy, aby podatnik potwierdził taką dostawę dokumentami pomocniczymi z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT: jeżeli podatnik nie jest w stanie zgromadzić dokumentów z katalogu podstawowego, ma prawo zastosować dokumenty pomocnicze. Nie ma również podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi w formie elektronicznej lub przesłanemu faksem (wyrok z 27 września 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1210/07)). Podobne stanowisko sąd zajął w wyroku z 11 kwietnia 2008 r., sygn. akt III SA/Wa 155/08. Tym samym kserokopie dokumentów czy potwierdzenia e-mailowe mogą stanowić podstawę dla zastosowania stawki 0-proc. VAT. Jedynym warunkiem jest, aby uprawdopodobniona została autentyczność takich dokumentów. Regułą powinno być stosowanie stawki 0-proc. VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i organ podatkowy powinien brać pod uwagę wszelkiego rodzaju dowody, które mogą potwierdzić dokonanie takiej dostawy.

– Z art. 42 ust. 12 ustawy o VAT wynika jedynie obowiązek ujęcia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w ewidencji jako dostawy krajowej, jeśli na dzień składania deklaracji podatnik nie ma potwierdzenia wywozu towarów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma wówczas obowiązek opodatkowania takiej dostawy stawką VAT właściwą dla dostawy krajowej. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 stycznia 2009 r., sygn. akt I FSK 1500/08. Zatem jeżeli faktycznie miała miejsce wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, to brak dokumentów nie powinien wpłynąć negatywnie na sytuację podatnika. Należy bowiem w pierwszej kolejności mieć na uwadze zasadę neutralności VAT oraz opodatkowania w kraju konsumpcji.