Przesyłanie faktur za pomocą poczty elektronicznej

radca prawny

W wyroku z 19 października 2007 r. (sygn akt III SA/Wa 1341/07 WSA) stwierdził, że taki sposób przekazania faktury kontrahentowi jest przekazem elektronicznym, a zatem powinien spełniać wymogi rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, a działanie polegające na przesyłaniu faktur w formie pdf jest próbą obejścia prawa.

Wydaje się, że pogląd zaprezentowany przez sąd oparty został na nieprawidłowej wykładni przepisów rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Sąd szczególnie podkreślił brzmienie tytułu rozporządzenia, stwierdzając: już z tytułu, niezależnie od zawartej w rozporządzeniu treści, wynika, że faktura wystawiona w formie elektronicznej jest przesyłana również w formie elektronicznej, a wówczas musi spełniać określone wymogi. Przede wszystkim należy wskazać, że tak sformułowany tytuł rozporządzenia informuje o tym, że faktura wystawiona w formie elektronicznej ma być w tej formie przesyłana, przechowywana i udostępniana organom podatkowym, natomiast nie odnosi się do przesyłania faktur wystawionych w formie papierowej. Takimi zaś fakturami są te, których oryginały wysyłane są w formie plików pdf pocztą elektroniczną do kontrahenta. Podatnik posiada wydrukowaną kopię takiej faktury, a obowiązek wydrukowania oryginału tej faktury przyjmuje na siebie i realizuje kontrahent. Tym samym zarówno oryginał, jak i kopia faktury występują w formie papierowej. Nie są to zatem faktury elektroniczne, a jedynie sposób przekazania faktury kontrahentowi polegał na wykorzystaniu łącza internetowego. Nie dochodzi też do żadnego obejścia przepisów, gdyż rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych odnosi się do tych właśnie faktur, czyli takich, które będąc stworzonymi w formie elektronicznej są przechowywane w takiej formie i w takiej też postaci przesyłane są do kontrahenta. Cechą tych faktur jest brak występowania postaci papierowej, a jedynie występowanie w formie elektronicznej. Są one automatycznie rejestrowanie w systemie finansowo-księgowym zarówno wystawcy, jak i odbiorcy, a także można je wyposażyć w inne funkcjonalności, np. automatyczne uzgadnianie z zamówieniem itp. Stąd istotne jest zachowanie określonych prawem wymogów tak, aby możliwa była weryfikacja tych faktur przez uprawnione podmioty zewnętrzne, w szczególności organy podatkowe i organy kontroli. Faktury elektroniczne mogą technicznie być tworzone w różnych formatach, nieczytelnych dla ludzi.

Wystawienie faktury papierowej, a następnie przesłanie jej do kontrahenta w formie pdf, umożliwia weryfikację tych faktur w toku kontroli na zasadach konwencjonalnych, tj. poprzez ich porównanie z kopiami faktur znajdującymi się u ich wystawcy. Dlatego domaganie się w takim przypadku zachowania warunków specyficznych dla faktur elektronicznych nie znajduje uzasadnienia i wydaje się być raczej sztuką dla sztuki.

Warto zwrócić uwagę na aspekty praktyczne procesu wystawiania faktur. Aby nastąpił wydruk faktury, informacja z komputera, na którym wystawiona została faktura, tj. wprowadzone zostały odpowiednie dane do szablonu faktury stosowanego w danym systemie finansowo-księgowym, musi zostać przetransportowana elektronicznie do drukarki, na której faktura zostanie wydrukowana. Jeżeli drukarka ta, podłączona do systemu podatnika, wstawiona zostanie do pomieszczenia kontrahenta, to u tego kontrahenta nastąpi wydruk faktury - jak wówczas zakwalifikować dostarczenie takiej faktury - jako dostarczonej elektronicznie czy też papierowo?

Pomimo istnienia tych argumentów organy podatkowe nie przychylają się w wydawanych interpretacjach do stanowiska podatników, a interpretacje takie znajdują akceptację w wyrokach sądów administracyjnych.