Pełne ewidencje VAT zakładają podatnicy czynni

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą, są zwolnieni podmiotowo z VAT. Tylko w niektórych przypadkach obowiązkowo muszą stać się podatnikami VAT, np. gdy świadczą usługi prawnicze, w zakresie doradztwa, jubilerskie. Mogą być też zwolnieni przedmiotowo, gdy wykonują tylko czynności zwolnione z podatku.

Podatnicy zwolnieni podmiotowo, czyli ci, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 100 tys. zł (od stycznia 2011 r. będzie to kwota 150 tys. zł) lub nie przekroczyła tej kwoty w ciągu roku w proporcji do okresu prowadzonej działalności (dla rozpoczynających działalność w 2010 r.), są zobowiązani prowadzić ewidencje sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jest to ewidencja, która jest potrzebna, żeby ustalić, kiedy nastąpi przekroczenie kwoty zwolnionej, gdyż po tym dniu przedsiębiorcy zwolnieni staną się podatnikami VAT czynnymi, którzy muszą rozliczać podatek.

Założenia ewidencji sprzedaży nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego, ale jej brak powoduje konsekwencje dla podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi tej ewidencji albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 22 proc.

Z kolei podatnicy zwolnieni przedmiotowo z VAT, czyli ci, którzy wykonują tylko czynności zwolnione z VAT (na podstawie art. 43 ustawy o VAT i rozporządzenia wykonawczego) nie muszą prowadzić ewidencji, związanej z rozliczeniem podatku od towarów i usług. Nie prowadzą oni ewidencji sprzedaży zwolnionej od VAT.

Jednak w stosunku do tych podatników przepisy przewidują możliwość zastosowania sankcji za dokonanie sprzedaży opodatkowanej i niezapłacenie od niej podatku należnego. Jeżeli na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości tej sprzedaży, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 22 proc.

Przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT czynnymi, muszą prowadzić ewidencje pozwalające na miesięczne lub kwartalne rozliczenie podatku. W tym przypadku zakładają rejestry zakupu i sprzedaży VAT. Nie wymagają one zgłoszenia i potwierdzenia u naczelnika urzędu skarbowego.

Podatnicy VAT są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

● kwoty, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i w związku z którymi takie prawo nie przysługuje (odrębnie określa kwot podatku naliczonego i kwoty netto),

● dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

● wysokość podatku należnego,

● kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

● inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Trzeba zwrócić uwagę, że nie ma określonego wzoru rejestrów zakupu i sprzedaży VAT, ale powinny one gwarantować prawidłowe ustalenie wartości podatku przypadającego do zapłaty lub zwrotu, z uwzględnieniem zakupów związanych wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną. Rejestr sprzedaży musi również umożliwić rozbicie sprzedaży według stawek podatku.

Należy pamiętać, że transakcje sprzedaży zalicza się do tych okresów sprawozdawczych, których dotyczą (w których powstał obowiązek podatkowy w VAT).

Rejestry VAT służą do prawidłowego rozliczenia podatku oraz złożenia deklaracji podatkowej. Dane niezbędne do sporządzenia deklaracji o wartości zakupu i podatku naliczonego można uzyskać, dokonując rozbudowy kolumn rejestrów lub opracowując kilka rejestrów tematycznie jednorodnych z punktu widzenia przedmiotu transakcji zakupu lub sprzedaży. Możliwe jest więc w celu ujęcia wartości zakupu i podatku naliczonego stosowanie rejestrów:

● towarów z importu,

● towarów i usług w kraju,

● środków trwałych i inwestycji,

● usług,

● towarów przeznaczonych do dalszej odprzedaży,

● materiałów,

● zakupu środków trwałych.

Podobnie będzie w przypadku dokumentowania sprzedaży, która może obejmować rejestry sprzedaży VAT z podziałem na poszczególne przedmioty opodatkowania. Dodatkowo można prowadzić oddzielne rejestry dotyczące korekt, np. rejestr sprzedaży korygujący, rejestr zakupu korygujący, rejestr korekt - wpisywanie korekt paragonów fiskalnych.

Sprzedaż oraz jej ewidencję w rejestrze można podzielić na: sprzedaż opodatkowaną, sprzedaż zwolnioną od podatku i sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu. Z punktu widzenia terytorialnego można podzielić sprzedaż na krajową, eksportową i wewnątrzwspólnotową, która może być ewidencjonowana w oddzielnych rejestrach. Natomiast sprzedaż krajowa ewidencjonowana w jednym rejestrze wyodrębnia się na opodatkowaną według stawek 22 proc., 7 proc., 3 proc. i 0 proc.

Rejestr zakupu i sprzedaży VAT nie wymaga zatwierdzenia jego założenia przez naczelnika urzędu skarbowego, nie musi też być zgłaszane ich zamknięcie. Do urzędu skarbowego przedsiębiorca zgłasza tylko zakończenie działalności opodatkowanej VAT na druku VAT-Z.

Jednak w przypadku likwidacji działalności i zakończenia prowadzenia rejestrów VAT na przedsiębiorcy spoczywa jeszcze jeden obowiązek. Musi rozliczyć towar niesprzedany na dzień zakończenia działalności (stosuje się do towarów, w stosunku do których przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego).

Opodatkowaniu VAT podlegają towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy towarów, w przypadku:

● rozwiązania spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej;

● zaprzestania przez podatnika będącego osobą fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Przepis ten stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik VAT będący osobą fizyczną nie wykonywał czynności podlegających opodatkowaniu co najmniej przez 10 miesięcy. Nie dotyczy to podatników, którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Podatnicy są obowiązani sporządzić spis z natury towarów na dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz załączyć informację o dokonanym spisie z natury, do deklaracji podatkowej składanej za okres obejmujący dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Kwoty wykazane w rejestrze zakupu i sprzedaży VAT oraz w deklaracji podatkowej muszą być wyrażane w złotych. Jeżeli na fakturach VAT kwoty są podane w obcych walutach, przed wpisaniem do ewidencji i deklaracji należy je przeliczyć na złote.

Prowadzenie pełnej ewidencji sprzedaży - na podstawie kilku rejestrów - wymaga stosowania zasad:

● rejestry sprzedaży powinny być sporządzane za okresy miesięczne (kwartalne);

● wszystkie wystawione w miesiącu (kwartale) dokumenty (faktury VAT i faktury wewnętrzne) należy ujmować chronologicznie według kolejnych numerów (bez względu na okres, w którym dokonano sprzedaży);

● dla zachowania kolejności numeracji faktur należy stosować tyle rejestrów, ile jest stanowisk wystawiających faktury.

Do rejestrów VAT wpisuje się kwoty złotych i groszy, natomiast do deklaracji należy przenieść kwoty pełnych złotych. Końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

Bogdan Świąder

bogdan.swiader@infor.pl

Art. 14, art. 108, art. 109 ust. 1 - 11, art. 110, art. 119 ust. 6, ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z poźn. zm.).