Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT, w tym elektroniczne

Zasady dotyczące wystawiania faktur zawarte w art. 106 ustawy o VAT stosuje się odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze.

Gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest zobowiązana do jego zapłaty. Zasada ta obowiązuje również wówczas, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

Warto wiedzieć, że faktury VAT nie muszą być wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób przedsiębiorcy muszą wystawić faktury.

Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zasad tych nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych kontrahentom w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawiają faktury VAT.

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

● imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

● numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

● numer kolejny faktury;

● dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

● nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

● miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

● cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

● wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

● stawki podatku;

● sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

● kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

● kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W fakturach wystawianych przez małych podatników w miejsce oznaczenia "Faktura VAT" stosuje się oznaczenie "Faktura VAT-MP". Na takim dokumencie dodatkowo wpisuje się termin płatności należności określonej w fakturze.

Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Co istotne, wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli wartość sprzedaży opodatkowanej dla danej stawki podatku wraz z podatkiem jest niższa od 7,38 zł.

Warto pamiętać, że kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności wykazana w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Rozporządzenie ministra finansów określające zasady wystawiania faktur VAT przewiduje oddzielne zasady dla niektórych dostaw towarów i świadczenia usług.

I tak w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT), poza wymienionymi już danymi na fakturze trzeba też wskazać: symbol towaru lub usługi określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie z podatku, lub przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

W fakturach dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża, w miejsce oznaczenia "Faktura VAT" stosuje się oznaczenie "Faktura VAT marża" lub trzeba umieścić odesłania do odpowiednich regulacji ustawy o VAT lub dyrektywy.

Kolejne zasady dotyczą usług turystyki. Jeżeli nabywcą usługi turystyki jest podatnik, w wystawionej fakturze oprócz kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem wykazuje się odrębnie tę część kwoty należności, do której ma zastosowanie stawka 0 proc.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać numer podatnika dokonującego dostawy oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz: przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych; liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających; liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku statków powietrznych.

Na żądanie nabywcy podatnik podatku akcyzowego, który nie został zwolniony z obowiązku podatkowego w tym podatku, określa w fakturze kwotę podatku akcyzowego, zawartą w wartości towarów wykazanych w tej fakturze.

Faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi, dla których podatnikiem zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług jest nabywca towaru lub usługi, zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają: adnotację, że podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy o VAT lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca, lub oznaczenie "odwrotne obciążenie".

Nabywcy towarów i usług od podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako "Faktura VAT", w tym również faktury zaliczkowe, jeżeli nabywca towarów lub usług:

● jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;

● ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

● w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy upoważniającej dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:

a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,

b) datę zawarcia umowy,

c) okres obowiązywania umowy.

Faktura wystawiana na wskazanych zasadach powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

W przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

W przypadku, o którym mowa w art. 20 ust. 3 ustawy o VAT (jeżeli przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny), podatnik może wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie całości lub części ceny.

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT" lub "Faktura VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a czasem również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto; stawkę podatku; kwotę podatku; dane dotyczące zamówienia lub umowy; datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Podatnik, który popełni błąd w wystawionej kontrahentowi fakturze, będzie musiał wystawić drugi dokument - fakturę korygującą.

Fakturę korygującą wystawia się, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi (z pewnymi wyjątkami), może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią.

W praktyce może się zdarzyć, że przedsiębiorca zniszczy lub zgubi fakturę VAT. W takim przypadku sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Ta sama zasada ma zastosowanie do faktur elektronicznych.

Faktura i faktura korygująca wystawione ponownie muszą dodatkowo zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepisy wyraźnie określają sytuacje, w jakich podatnik ma prawo wystawić duplikaty faktur. Może tego dokonać tylko wówczas, gdy oryginał faktury (bądź faktury korygującej) będącej w posiadaniu kontrahenta ulegnie zniszczeniu bądź zaginie. Taka możliwość nie istnieje w przypadku, gdy np. w posiadaniu kontrahenta jest dokument odmienny od dokumentu posiadanego przez podatnika, które jedynie w pewien sposób potwierdzają fakt dokonania sprzedaży towaru. Oznacza to, że nie można wystawić duplikatu faktury do dokumentu pierwotnego, w którym była przedstawiona fikcyjna transakcja.

Podatnicy muszą przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

● autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

● łatwe ich odszukanie;

● organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają możliwość wystawiania faktur wewnętrznych. Zarówno w przypadku faktur wewnętrznych, jak i faktur wewnętrznych korygujących wystawca faktury nie przesyła jej do żadnego innego podmiotu. Nie może zatem otrzymać potwierdzenia odbioru wewnętrznej faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że faktury wewnętrzne nie były wprowadzone do obrotu prawnego. Wprost przeciwnie, jeżeli były one ujęte w rejestrze sprzedaży i na ich podstawie spółka wypełniała deklaracje VAT-7, to należy uznać, że weszły one do obrotu prawnego.

Tak więc w przypadku wystawienia korekty do faktury wewnętrznej wystawca korekt faktur wewnętrznych jest równocześnie ich odbiorcą, a to powoduje, że data wystawienia korekt faktur wewnętrznych jest jednocześnie datą potwierdzenia ich odbioru.

Wystawca wewnętrznej faktury korygującej może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego. Podatnik może zatem wystawić faktury korygujące do uprzednio wystawionych faktur wewnętrznych, co stanowić będzie dla firmy podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego z tego tytułu w rozliczeniu podatku za okres (miesiąc), w którym te faktury zostały wystawione.

Trzeba też wiedzieć, że spółka wystawiając faktury korygujące do wystawianych wcześniej faktur wewnętrznych powinna ująć te faktury w deklaracjach VAT za miesiąc, w którym wystawiła faktury korygujące.

Podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura VAT jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki) i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT jedynie sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (nie została doręczona adresatowi), nie jest wystawioną fakturą i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego.

W praktyce zdarzają się jednakże sytuacje, gdy po wystawieniu faktury VAT następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury VAT przez wystawienie faktury korygującej. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Korekta faktury jest możliwa jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w jego rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi), bowiem nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

A zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury VAT powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Jednak gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego przez jej przekazanie kontrahentowi - nie ma podstaw do poprawienia błędów przez wystawienie faktury korygującej - wówczas istnieje możliwość anulowania tej faktury.

Trzeba tu jednak zastrzec, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Anulowanie faktur VAT powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Ponadto anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej okoliczności. Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury VAT sprzedawca (wystawca faktury) musi posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną.

Od 1 stycznia 2011 r. faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

● autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

● łatwe ich odszukanie;

● organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, będzie musiał w tej formie udostępniać te dokumenty organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie.

Zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawiają faktury oznaczone wyrazami "Faktura VAT".

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Samochód kupiony przez firmę męża podatniczki przez leasing operacyjny został po jego zakończeniu wykupiony w czerwcu 2010 r. W styczniu 2011 r. został sprzedany innej firmie. Ponieważ po wykupie z leasingu był użytkowany w firmie powyżej 6 miesięcy, można go uznać za samochód używany i przy jego sprzedaży można byłoby zastosować zwolnienie z VAT. Przy nabyciu auta przez firmę męża można było odliczyć jedynie część VAT. Faktura sprzedaży została jednak wystawiona tak, że wartość sprzedawanego samochodu została rozbita na kwotę netto i 23-proc. VAT. Kilka dni po sprzedaży mąż zmarł i jego firma zakończyła działalność. Czy podatniczka jako spadkobierca i jako jednoosobowa firma może dokonać korekty do faktury wystawionej przez firmę męża?

To sprzedawca towaru wystawia fakturę, w której określa m.in. stawkę VAT. Z kolei nabywca towaru może przyjąć do własnego rozliczenia wartość nabytego towaru i towarzyszącego tej wartości podatku, tylko według danych wynikających z faktury. Gdy faktura zawiera pomyłki w zakresie stawki VAT, to jedynie wystawca faktury pierwotnej może wystawić fakturę korygującą.

Wystawcą faktury pierwotnej był mąż podatniczki, a zatem po jego śmierci następcy prawni ani inne osoby nie są uprawnione do wystawienia faktury korygującej. Nie jest więc możliwe wystawienie przez podatniczkę - jako spadkobiercę - oraz przez inny podmiot faktury korygującej do faktury wystawionej przez podmiot, w stosunku do którego na skutek śmierci podatnika ustał byt prawny.

Pełna nazwa firmy podatnika brzmi L. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa. W umowie spółki i w KRS jako dopuszczalną nazwę skróconą podatnika wpisano L. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. Wystawcy faktur stosują prawidłowy NIP, wpisują właściwy adres podatnika, ale stosują skrót sp. z o.o. zamiast spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy taka faktura jest prawidłowa i na jej podstawie można odliczyć podatek naliczony?

Przepisy nie przewidują ograniczenia prawa do odliczenia, gdy faktura zawiera błędną nazwę sprzedawcy lub nabywcy. W takiej sytuacji podatnik wystawia fakturę korygującą lub notę korygującą (w przypadku nabywcy), którą poprawia błąd. Jednak nie ma to wpływu na prawo do odliczenia.

Zatem gdy faktury zakupu zawierają dane podatnika umożliwiające jego identyfikację, przy czym w nazwie odbiorcy faktury zastosowany został ogólnie przyjęty skrót sp. z o.o. zamiast spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego (jeżeli zakupy te mają związek z wykonywanymi przez niego czynnościami opodatkowanymi). Zastosowanie skrótu formy prawnej w nazwie odbiorcy nie powoduje błędu skutkującego koniecznością wystawienia not korygujących i brak reakcji na otrzymanie takich faktur nie wpływa na prawidłowość tych dokumentów. W związku z tym faktury te mogą stanowić podstawę do odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego.

● bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami;

● dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych z podatku;

● dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi;

● rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 Ordynacji podatkowej, wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur;

● dokument VAT dotyczący usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiany za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Podatnik wystawił fakturę VAT dokumentującą wykonanie usługi objętej umową, na której został w pozycji adres wystawcy (sprzedawcy) wpisany adres wykonywania przez podatnika działalności gospodarczej, wyszczególniony we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz systemu ewidencji NIP. Czy faktura zawierająca adres wykonywania działalności wystawcy jest prawidłowo wystawiona?

W rozliczeniach VAT istotnie znaczenie ma miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu).

Jedynie gdy podatnik będący osobą fizyczną wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów, właściwość miejscową ustala się ze względu na miejsce zamieszkania.

Przepisy nie precyzują, jaki adres podatnik będący osobą fizyczną powinien wskazać na fakturze. W związku z tym należy odwołać się do danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, które są podstawą wpisu podatnika do rejestru podatników VAT.

Podatnicy będący osobami fizycznymi określają w zgłoszeniu jedynie adres zamieszkania, natomiast podatnicy niebędący osobami fizycznymi - adres siedziby.

Mimo braku precyzyjnego sformułowania, jaki adres (miejsce zamieszkania czy miejsce prowadzenia działalności) podatnik powinien wskazać na fakturze, przyjąć należy, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem rejestracyjnym dla podatku od towarów i usług VAT-R, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania. Należy zauważyć bowiem, że adres zamieszkania dla podatnika będącego osobą fizyczną jest tym, czym adres siedziby dla podatnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, czyli informacją identyfikującą go jako podatnika.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej kupuje towary i usługi podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W 2011 roku kontrahenci spółki wystawiali na jej rzecz faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług wykonane przed 2011 rokiem. Czasami na wystawionych w tym okresie fakturach kontrahenci wykazywali kwotę VAT obliczoną według 23-proc. stawki VAT, która jest stawką błędną. Czy podatnik na podstawie takich faktur może odliczyć VAT?

Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie pozbawiają prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących nabycie towarów, które zostały opodatkowane inną niż przyjęta przez sprzedawcę (wyższą bądź niższą) stawką podatku od towarów i usług.

Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z otrzymanych od kontrahentów faktur z nieprawidłową stawką podstawową, o ile nie wystąpią inne ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT.

Spółka chce otrzymywać faktury VAT od kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF, które nie będą zabezpieczone ani podpisem elektronicznym, ani hasłem. Jeżeli będzie to konieczne, może wprowadzić hasło znane kontrahentowi i spółce. Spółka wyrazi zgodę kontrahentom na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Faktury otrzymywane przez spółkę w formacie PDF będą drukowane i przechowywane w formie papierowej. Czy otrzymane przez spółkę faktury VAT drogą elektroniczną w formacie PDF, które nie są fakturami elektronicznymi zabezpieczonymi podpisem elektronicznym lub hasłem, stanowią podstawę do odliczenia VAT oraz zaksięgowania kosztów w podatku dochodowym?

Obecne regulacje prawne dopuszczają przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur.

Wobec tego faktury VAT otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF, które nie są fakturami elektronicznymi zabezpieczonymi podpisem elektronicznym lub hasłem, spełniające kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur w znaczeniu, jakie nadają im przepisy ustawy o VAT, stanowią podstawę do zaksięgowania kosztów w podatku dochodowym.

Firma podpisała ze spółką powiązaną umowę na dzierżawę pojazdów i przekazała jej karty paliwowe. Dzierżawca tankował paliwo w kraju i za granicą do czasu podpisania umów na karty we własnym imieniu. Za zużyte paliwo obciążona została spółka. Zgodnie z umową spółka dokonała przeniesienia kosztów na spółkę powiązaną w następujący sposób: za paliwo zakupione w kraju wystawiono fakturę VAT przenosząc kwoty z faktury pierwotnej, natomiast na paliwo zakupione poza granicami (w państwach UE) wystawiono notę księgową w walucie polskiej w wysokości kwoty netto w euro przeliczonej po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia noty księgowej. Czy spółka postąpiła prawidłowo?

Miejscem dostawy paliwa do aut wynajmowanych przez spółkę oraz miejscem jego opodatkowania są terytoria państw, na terenie których następuje nabycie paliwa.

W opisanej sprawie dostawa paliwa odbywa się poza Polską, więc podlega opodatkowaniu w miejscu, gdzie następuje zatankowanie paliwa. Rozliczenie na terenie Polski kosztów zakupionego poza granicami paliwa nie stanowi transakcji opodatkowanej VAT na terytorium kraju.

Wobec tego dostawcy paliw przenoszą prawo do rozporządzania towarem jak właściciel na spółkę, która przenosi to prawo na dzierżawcę pojazdów. Zatem w przypadku dostawy paliwa spółka dokonuje na jego rzecz (tj. dzierżawcy) odpłatnej dostawy towarów niepodlegającej opodatkowaniu VAT na terytorium kraju.

Zasady dotyczące obowiązku wystawiania faktur stosuje się odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze.

W konsekwencji, mimo że dostawa paliwa w opisanej sytuacji nie będzie podlegała opodatkowaniu VAT na terytorium Polski, spółka ma obowiązek udokumentować powyższy fakt przez wystawienie faktury VAT, a nie noty księgowej.

Spółka podpisała z dostawcą usług umowę na przesyłanie i archiwizację faktur w postaci elektronicznej. Teraz chce rozwiązać umowę i przenieść dokumenty przechowywane w formacie plików XML do elektronicznego archiwum nowego operatora. Podatnik chce przenieść faktury na cyfrowy nośnik danych (płyta CD lub DVD) w formie, w jakiej były przechowywane, oraz dołączyć do nich informację o historii wykonywanych operacji. Czy takie działania będą prawidłowe?

Spółka może zmienić miejsce przechowywania faktur, pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur jest zachowana przy stosowaniu przez podatnika bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). W przypadku stosowania innych metod zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur za wypełnienie tych warunków odpowiada podmiot stosujący inną niż wskazane metodę.

Zatem to obowiązkiem podatnika będzie określenie sposobu przechowywania faktur oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i ich czytelności.

Zmiana miejsca przechowywania faktur nie powinna być przeszkodą w bezzwłocznym ich poborze przez uprawniony organ oraz w przetwarzaniu danych. Ponadto w przypadku przechowywania faktur poza krajem należy zapewnić wskazanym organom dostęp w trybie on-line do tych faktur.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).

Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).