Jak zweryfikować dane kontrahenta dla celów VAT

Obowiązujące od 1 lipca 2011 r. przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011 do Dyrektywy 2006/112/WE (dalej: rozporządzenie) wprowadzają zasady, według jakich usługodawca dokona weryfikacji swojego kontrahenta w celu stwierdzenia, czy kontrahent ten posiada status podatnika. Prawidłowa weryfikacja statusu podatkowego zagranicznego kontrahenta jest konieczna do określenia miejsca świadczenia usługi, a w konsekwencji do prawidłowego jej opodatkowania, tzn. przez usługobiorcę - gdy posiada on status podatnika, lub usługodawcę - gdy usługobiorca takiego statusu nie posiada.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia usługodawca powinien dokonać weryfikacji statusu swojego kontrahenta, postępując zgodnie ze wskazanymi w tym rozporządzeniu zasadami. Przede wszystkim usługodawca może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika, gdy przekazał mu swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT. Na tym jednak weryfikacja się nie kończy. Usługodawca obowiązany jest również do potwierdzenia ważności otrzymanego numeru oraz nazwy czy też nazwiska, a także adresu kontrahenta, do którego dany numer jest przypisany. W jaki sposób należy tego dokonać? Przepisy rozporządzenia odsyłają w tym zakresie do regulacji rozporządzenia Rady nr 904/2010. Rozporządzenie to wskazuje jednak tylko, iż państwa członkowskie obowiązane są udzielić podatnikom informacji, o których mowa powyżej, w formie elektronicznej, w zakresie zaś formy jej udzielenia odsyłając do regulacji krajowych. Obecnie jest to możliwe przez skorzystanie z Systemu Wymiany Informacji o VAT - systemu VIES, do którego dostęp uzyskamy drogą internetową. Dodatkowo, podatnicy mogą uzyskać takie informacje za pośrednictwem biura wymiany informacji o VAT lub naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek o udzielenie informacji składa się co do zasady na przygotowanym w tym celu przez Ministerstwo Finansów formularzu VAT-ID. Złożenie wniosku oraz uzyskanie potwierdzenia może odbywać się w drodze pisemnej, faksem, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Należy podkreślić, iż również przed 1 lipca 2011 r. usługodawca obowiązany był do weryfikowania statusu podatkowego swojego kontrahenta. Obowiązek ten nie był jednak wskazany wprost w przepisach prawa. Wydaje się, iż większość usługodawców procedurę, o której mowa powyżej, stosowała już przez wejściem w życie przepisów rozporządzenia. Wynikało to z faktu, iż uprzednio obowiązani byli do określenia miejsca świadczenia usługi w celu prawidłowego jej opodatkowania. Należy też wskazać, iż przepisy rozporządzenia nie tworzą nowych narzędzi weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta, narzędzia, o których mowa powyżej, istniały bowiem już przed 1 lipca 2011 r.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia jeżeli usługobiorca nie został jeszcze zarejestrowany jako podatnik VAT, natomiast poinformował nas, że zwrócił się już do właściwych organów z odpowiednim wnioskiem, możemy traktować go jako podatnika VAT, pod warunkiem dokonania weryfikacji przedstawionych przez niego danych.

Przepisy rozporządzenia nie wskazują wprost, w jaki sposób taka weryfikacja powinna przebiegać. Wskazują jednak, iż usługodawca ma obowiązek uzyskać dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja do celów VAT. Za podatnika należy w szczególności uznać osobę, która wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą. W związku z tym jako dowód potwierdzający status usługobiorcy jako podatnika można w takim przypadku uznać np. wypis z odpowiedniego rejestru wskazujący, iż dany podmiot prowadzi działalność gospodarczą.

Dodatkowo, w celu uznania, na potrzeby danej transakcji, statusu niezarejestrowanego jeszcze na potrzeby VAT przedsiębiorcy jako podatnika przepisy rozporządzenia nakładają na usługodawcę obowiązek dokonania w rozsądnym terminie weryfikacji przedstawionych przez tego usługobiorcę danych. Weryfikacji tej należy dokonać przez potwierdzenie tożsamości usługobiorcy oraz dokonywanych przez niego płatności, za pomocą zwykłych handlowych środków bezpieczeństwa.

Dokonując transakcji z podmiotem spoza Unii Europejskiej, weryfikacji jego statusu podatkowego dokonamy w inny sposób niż dla podmiotu z Unii. Potwierdzeniem statusu podatkowego takiego usługobiorcy jest zaświadczenie wydane przez właściwy organ podatkowy, potwierdzające, iż podmiot ten prowadzi działalność gospodarczą, uprawniające go do otrzymania zwrotu VAT na mocy Dyrektywy Rady nr 86/560/EGW, czyli dyrektywy regulującej zasady zwrotu VAT podmiotom spoza Unii Europejskiej.

W przypadku nieuzyskania takiego zaświadczenia usługobiorcę spoza Wspólnoty możemy uznać za podatnika, jeżeli podmiot ten dysponuje numerem VAT lub innym numerem o takim charakterze, nadanym mu przez organ właściwy w państwie jego siedziby oraz jeżeli dokonamy w rozsądnym terminie weryfikacji przedstawionych przez tego usługobiorcę danych. Weryfikacji tej należy dokonać w sposób analogiczny do teog, o którym mowa w przypadku usługobiorcy, który nie otrzymał jeszcze numeru VAT, czyli przez potwierdzenie tożsamości usługobiorcy oraz dokonywanych przez niego płatności.

Weryfikacja statusu podatkowego usługobiorcy unijnego może być dokonana przez internet za pośrednictwem systemu VIES bądź alternatywnie za pośrednictwem elektronicznego potwierdzenia wydanego przez biuro wymiany informacji o VAT lub naczelnika urzędu skarbowego.

Dopiero zaś w przypadku braku możliwości potwierdzenia statusu podatkowego kontrahenta w powyższy sposób usługobiorca powinien szukać innych sposobów dokonania weryfikacji, np. przez uzyskanie odpowiednich zaświadczeń czy potwierdzeń urzędowych.

Weryfikacji statusu podatkowego usługobiorcy spoza Unii w pierwszej kolejności dokonuje się natomiast na podstawie urzędowego zaświadczenia, o którym mowa powyżej. Jednak w przypadku nieuzyskania takiego zaświadczenia, weryfikacji danego usługobiorcy dokonywać możemy za pomocą wszelkich środków pozwalających na potwierdzenie tożsamości usługobiorcy oraz dokonywanych przez niego płatności, w tym również środków elektronicznych.

W celu poprawnego rozliczenia VAT dla danej transakcji z kontrahentem będącym podatnikiem VAT istotne jest ustalenie jego siedziby lub stałego miejsca zamieszkania. Natomiast gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba lub stałe miejsce zamieszkania, istotne jest zidentyfikowanie położenia stałego miejsca prowadzenia działalności usługobiorcy.

Dla rozliczenia danej transakcji nie jest zatem istotne, że usługobiorca, będący podatnikiem, posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w kilku różnych państwach. Istotne jest jedynie, dla której z tych lokalizacji świadczona jest nasza usługa. Dokonując zatem rozliczenia, należy ustalić, czy usługa świadczona jest dla miejsca siedziby usługobiorcy, czy też dla poszczególnego stałego miejsca prowadzenia działalności. Od tego bowiem będzie zależało miejsce świadczenia usługi, a w konsekwencji również sposób rozliczenia podatku. Przykładowo, gdy nasz kontrahent ma siedzibę we Włoszech, lecz nasza usługa świadczona jest na rzecz jego stałego miejsca prowadzenia działalności położonego w Polsce, zobowiązani będziemy do wystawienia faktury z krajową stawką VAT oraz do rozliczenia tego podatku. Gdybyśmy jednak usługę świadczyli dla miejsca siedziby tego podatnika, czyli Włoch, wystawilibyśmy fakturę bez VAT, a do rozliczenia VAT obowiązany byłby podatnik włoski.

Należy jednocześnie podkreślić, iż od 1 lipca 2011 r. przepisy rozporządzenia wprowadziły definicję stałego miejsca działalności. Uprzednio interpretacja tego pojęcia dokonywana była na podstawie orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Posiadanie przez usługobiorcę kilku stałych miejsc prowadzenia działalności może stanowić pewne utrudnienie dla usługodawcy. Powoduje bowiem, iż obowiązany on jest do każdorazowego badania faktycznego miejsca, dla którego dana usługa jest świadczona.

Jeśli usługodawca nie otrzyma numeru VAT swojego kontrahenta oraz nie uda mu się w inny sposób ustalić, czy kontrahent posiada status podatnika, usługodawca będzie musiał przyjąć, że świadczy usługę na rzecz niepodatnika. W przypadku świadczenia usługi na rzecz niepodatnika miejscem świadczenia jest siedziba lub stałe miejsce zamieszkania usługodawcy. W takim przypadku to usługodawca jest obowiązany do opodatkowania danej usługi według odpowiedniej stawki krajowej.

@RY1@i02/2011/152/i02.2011.152.086.009a.001.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Małgorzata Kucewicz prawnik w dziale Tax & Accounting Kochański, Zięba, Rąpała i Partnerzy s.j.

Rozmawiała Ewa Ciechanowska