Jak podatnicy powinni dokumentować sprzedaż w zakresie VAT

Aktem prawnym określającym zasady dokumentowania sprzedaży na potrzeby VAT, poza ustawą o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), jest rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie o fakturach). Niezależnie od tego istotne znaczenie dla dokumentowania sprzedaży na potrzeby VAT mają także przepisy dotyczące faktur elektronicznych oraz kas rejestrujących. W pierwszym przypadku chodzi o rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W drugim - o dwa spośród licznych obecnie rozporządzeń dotyczących kas, czyli o rozporządzenie ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (dalej: rozporządzenie o kryteriach stosowania kas).

Jak widać, przepisy dotyczące dokumentowania sprzedaży są liczne i dość rozproszone. Ich znajomość ma jednak kluczowe znaczenie dla poprawnego dokumentowania sprzedaży na potrzeby rozliczenia VAT.

Przepisy te nie zawierają wiążących wzorów dokumentów (przede wszystkim faktur) sporządzanych na potrzeby VAT, wskazują jedynie, jakie elementy powinny one zawierać. Stąd w wielu przypadkach istnieje konieczność samodzielnego opracowania ich wzorów lub też skorzystania z rozwiązań dostępnych na rynku czy to w formie odpowiednich programów komputerowych, czy też specjalnych bloczków zawierających faktury, noty i inne niezbędne dokumenty.

Oczywiście najważniejszym, bo podstawowym dokumentem jest faktura VAT. Fakturą powinna być potwierdzona każda czynność sprzedaży, do której mają zastosowanie postanowienia ustawy o podatku od towarów i usług, podlegająca opodatkowaniu tym podatkiem lub korzystająca ze zwolnienia. Chyba że dana sprzedaż została udokumentowana paragonem fiskalnym i zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a kupujący nie zażądał wystawienia faktury.

Obowiązek wystawiania faktur powstaje również w przypadku dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (Polski) lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w przypadku terytorium państwa trzeciego podatku o podobnym charakterze.

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów. Ustawa o VAT stanowi, że dokumenty związane z rozliczeniem tego podatku powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kwestie związane z przedawnieniem zobowiązań podatkowych reguluje z kolei Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Mający zastosowanie do dokumentów VAT (a także dokumentów sporządzanych na potrzeby podatków dochodowych przez podatników niebędących VAT-owcami) art. 70 par. 1 tej ustawy przewiduje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oczywiście od zasady tej istnieją pewne wyjątki, np. nie przedawnia się zobowiązanie podatkowe zabezpieczone hipoteką. Nie zmienia to jednak faktu, że ogólna zasada jest dokładnie taka, jak wynika to z przytoczonego przepisu. I to do niej właśnie odnosi się przepis mówiący o okresie przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem VAT.

Dokumenty takie przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Szczególne zasady dotyczą przechowywania paragonów fiskalnych. Otóż do 31 grudnia 2011 r. przedsiębiorcy mają możliwość przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez dwa lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Czyli o trzy lata krócej niż w przypadku innych dokumentów sprzedaży. Oznacza to, że dla sprzedaży dokonanej w 2011 r. i w latach wcześniejszych termin 2 lat będzie obowiązywał nawet po 2011 r., chyba że przepisy te zostaną zmienione.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami faktury VAT mogą wystawiać zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej (NIP). Osobami uprawnionymi do wystawiania faktur są zatem przede wszystkim podatnicy VAT wymienieni w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług.

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że z przepisu tego wynika, że podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Przy czym działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W praktyce definicja podatnika VAT jest dużo bardziej rozbudowana i obejmuje także bardziej szczegółowo określone grupy osób. Szczegółowe opisywanie ich w tym miejscu nie jest konieczne. Dlatego w razie wątpliwości warto zajrzeć do wspomnianego na wstępie przepisu art. 15 ustawy o VAT.

Wśród wyjątków jedynie przykładowo warto wspomnieć, że nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Podatnicy VAT czynni, o których mowa w art. 15, to niejedyna grupa podatników uprawnionych do wystawiania faktur VAT.

Faktury oznaczone wyrazami "Faktura VAT" wystawiają również podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy o VAT, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Wspomniany art. 16 przewiduje, że podatnikami są również osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne niebędące podatnikami, o których mowa w art. 15, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy.

Pod pewnymi warunkami faktury takie może wystawić także nabywca. Nabywcy towarów i usług od podatnika, będący zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi, posiadającymi numer identyfikacji podatkowej (NIP), mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako "Faktura VAT", w tym również faktury zaliczkowe w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:

● nabywca towarów lub usług jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym;

● nabywca ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą określonym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

● naczelnikom urzędów skarbowych właściwych dla obu stron umowy zostanie w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia dostarczona pisemna informacja o zawarciu takiej umowy, zawierająca w szczególności: a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi oraz nabywcy; b) datę zawarcia umowy; c) okres obowiązywania umowy.

Dodatkowe warunki musi spełniać także sama umowa. Powinna ona zawierać:

● postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi: po pierwsze, upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek, a po drugie, że poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

● postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług: będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami; będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu (tzw. akceptacja), z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

● określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;

● określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

Faktura wystawiana na takich zasadach powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Warto także pamiętać, że w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej.

Przepisy te stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli:

● nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej, zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

● dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który zgłosił zamiar dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy;

● dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia o fakturach faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży musi zawierać określone elementy.

Faktura musi określać co najmniej:

● imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

● numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

● dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

● nazwę towaru lub usługi;

● jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

● cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

● wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

● stawki podatku;

● sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

● kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

● wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

● kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Podatnicy mają całkowitą dowolność w zakresie składania podpisu na fakturze. Co do zasady, podatnicy nie mają obowiązku umieszczania na fakturach podpisów osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób. Ta sama reguła odnosi się również do faktur korygujących.

Podpisanie faktury, głównie w odniesieniu do odbiorcy, może mieć znaczenie wtedy, gdyby pomiędzy wystawcą a nabywcą dochodziło do sporu. Mimo braku takiego obowiązku warto zatem nad tym się zastanowić.

Na fakturach powinno się pojawić także kilka dodatkowych informacji. Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury sprzedawca, na wniosek nabywcy, ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą oznaczoną jako "Duplikat".

Z kolei w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych powinny one zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik powinien dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Faktura korygująca VAT wystawiana jest w przypadku:

● gdy po wystawieniu faktury udzielono nabywcy rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),

● zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT,

● zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu,

● gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury,

● stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

● numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

● dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT;

● wyraz "Korekta" lub "Faktura korygująca";

a ponadto:

● w przypadku rabatów dodatkowo: nazwę towaru lub usługi objętych rabatem; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu; kwotę zmniejszenia podatku należnego;

● jeżeli faktura korygująca dotyczy podwyższenia ceny towaru lub usługi objętych podwyżką ceny, kwotę podwyższenia ceny bez podatku, kwotę podwyższenia podatku należnego;

● w przypadku pomyłek w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

Jeżeli podatnik sprzedał towar w opakowaniu zwrotnym, pobierając lub określając w umowie za to opakowanie kaucję, wartości opakowania nie uwzględnia się w treści faktury dokumentującej sprzedaż. Fakturę dokumentującą kwotę należności z tytułu niezwrócenia przez odbiorcę opakowań zwrotnych wystawia się nie później niż siódmego dnia po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowań. Jeżeli w umowie nie określono daty zwrotu opakowań, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowań.

Faktury korygujące stanowią podstawę do zmiany zobowiązania podatkowego w VAT. Nabywca może na ich podstawie skorygować podatek naliczony, a sprzedawca jest zobowiązany do poprawienia kwot podatku należnego.

Podstawą opodatkowania w podatku od towarów i usług jest obrót. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy.

Sposób rozliczania faktury korygującej, która podwyższa podatek należny, wykazany na fakturze pierwotnej, zależy od przyczyny dokonania korekty. Jeśli faktura pierwotna była nieprawidłowa już w momencie jej wystawiania, a faktura korygująca została wystawiona w celu podwyższenia zaniżonej kwoty podatku, to korektę należy rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury pierwotnej.

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą. Faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Faktury VAT korygujące powinny zawierać też wyraz korekta albo wyrazy "Faktura korygująca".

Rozporządzenie o wystawianiu faktur przewiduje, że nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał (dla podatników rozliczających się kwartalnie), w którym tę fakturę otrzymał.

Wspomniany przepis rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, który stwierdza, że prawo do obniżenia VAT należnego wynikające z wystawienia faktury korygującej uzależnione jest od posiadania potwierdzenia odbioru takiej faktury, został zaskarżony do Trybunału Konstytucyjnego. W efekcie trybunał stwierdził, że jest on niekonstytucyjny (wyrok z 11 grudnia 2007 r., sygn. akt U 6/06), ale jednocześnie odroczył utratę mocy obowiązującej tego przepisu do 18 grudnia 2008 r.

Odroczenie utraty mocy obowiązującej przepisu uznanego za niezgodny z konstytucją stwarza możliwość ustanowienia nowych przepisów zapewniających kontrolę prawidłowości rozliczeń VAT. To natomiast może być wykonane przez przeniesienie tych uregulowań do ustawy. Z tego powodu Trybunał Konstytucyjny odroczył utratę mocy obowiązującej przepisu rozporządzenia. Ostatnio pojawiają się także zarzuty, że wymóg ten jest niezgodny z przepisami unijnymi.

Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli wartość sprzedaży opodatkowanej dla danej stawki podatku wraz z podatkiem jest niższa od 7,38 zł.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, lub oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Noty takiej nie można wystawić, gdy pomyłka obejmuje:

● jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

● cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

● wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

● stawki podatku;

● sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

● kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

● wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

● kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią i powinna zawierać co najmniej:

● numer kolejny i datę jej wystawienia;

● imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;

● dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, obejmujące: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; NIP sprzedawcy i nabywcy; dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT" (podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym);

● wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierać wyrazy: "Nota korygująca".

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę - fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Z tym że równocześnie obowiązuje zasada, w myśl której fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

● imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

● numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

● datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT" lub "Faktura VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku faktury zaliczkowej - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;

● stawkę podatku;

● kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:

@RY1@i02/2011/088/i02.2011.088.086.0007.001.jpg@RY2@

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,

SP - oznacza stawkę podatku;

● dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość i wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki i kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

● datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki itp.), jeśli nie pokrywa się z datą wystawienia faktury.

Jeżeli tak rozumiane faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na ogólnych zasadach, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności; taka faktura powinna zawierać też numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w terminie określonym dla zwykłych faktur.

Faktury wewnętrzne wystawiane są w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, tj.:

● przekazania nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności: a) przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia; b) wszelkie inne darowizny, jeśli podatnik miał w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów;

● użycia towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów;

● nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkich innych nieodpłatnych świadczeń usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika;

● wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

● dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca;

● importu usług,

● dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Fakturę wewnętrzną wystawia sam podatnik z tytułu wykonania danej czynności dla prawidłowego określenia podstawy opodatkowania i obliczenia podatku należnego. W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia w skład podstawy opodatkowania, oprócz należności dla dostawcy wynikającej z faktury wejdą dodatkowe elementy, tj.: podatki, cła, opłaty i inne należności płacone w związku z nabyciem towarów; wydatki dodatkowe, tj. prowizje, koszty opakowania, transportu oraz ubezpieczenia, pobierane przez dostawcę od podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia.

Obowiązek dokumentowania sprzedaży "Fakturą VAT marża" dotyczy szczególnych procedur przy świadczeniu usług turystyki oraz dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawą opodatkowania jest marża, czyli różnica między całkowitą kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca towaru (usługi), a ceną nabycia pomniejszoną o kwotę należnego podatku, a nie obrót rozumiany jako cała kwota należna z tytułu dostawy pomniejszona o kwotę podatku. Faktura ta nie zawiera wyszczególnionej kwoty podatku.

"Faktura VAT marża" powinna zawierać następujące dane:

● imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

● NIP sprzedawcy i nabywcy, w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej numer podatnika VAT UE oraz właściwy i ważny numer identyfikacji dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;

● dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

● nazwę towaru lub usługi;

● jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

● kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi i słownie;

● wyrazy VAT marża.

Faktury wystawiane przez małych podatników stosujących metodę kasową polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90. dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 2, 5, 6 ustawy o VAT, powinny dodatkowo zawierać:

● oznaczenie "Faktura VAT-MP",

● termin płatności należności określonej w fakturze.

Trzeba dodać, że sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Szczególną formą dokumentowania sprzedaży są faktury VAT RR, które mogą być sporządzane przez nabywców produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Trzeba przy tym pamiętać, że prawo wystawiania tego rodzaju faktur mają tylko podatnicy VAT czynni, którzy rozliczają VAT.

Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Zgodnie z treścią art. 116 ust. 2 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako faktura VAT RR i zawierać co najmniej:

● imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy i ich adresy;

● NIP lub PESEL dostawcy i nabywcy;

● numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

● datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;

● nazwy nabytych produktów rolnych;

● jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;

● cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

● wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;

● stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;

● kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;

● wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;

● kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;

● czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Faktura taka powinna oprócz ogólnych danych zawierać numer zarejestrowanego podatnika VAT UE oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

● przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a) ustawy o VAT;

● liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku pojazdów wodnych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b) ustawy o VAT;

● liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c) ustawy o VAT.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadanego przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik obowiązany jest wystawić fakturę w trzech egzemplarzach:

● oryginał faktury wydawany jest nabywcy;

● jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji;

● drugą z kopii przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o VAT.

Faktury dostawy są jednym z dowodów potwierdzających, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, co stanowi przesłankę do zastosowania stawki 0 proc. zgodnie z art. 42 ustawy o VAT.

Za fakturę uznaje się również:

● bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy; numer i datę wystawienia biletu; informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi; kwotę należności wraz z podatkiem; kwotę podatku;

● dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane: określenie usługodawcy i usługobiorcy; numer kolejny i datę ich wystawienia; nazwę usługi; kwotę, której dotyczy dokument;

● dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy; numer kolejny i datę wystawienia; informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata; kwotę należności wraz z podatkiem; kwotę podatku;

● rachunki, o których mowa w Ordynacji podatkowej.

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej wcześniej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon fiskalny dokumentujący tę sprzedaż. Oznacza to, że nabywca żądający wystawienia w miejsce paragonu faktury powinien zwrócić oryginał otrzymanego wcześniej paragonu.

Zasady te nie dotyczą sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży razem z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Faktury VAT mogą być emitowane za pośrednictwem przystosowanych do tego kas rejestrujących. W dodatkową funkcję drukowania faktur VAT mogą być wyposażone kasy konstrukcyjnie przystosowane wyłącznie do sprzedaży obsługowej, z tym że na fakturze VAT musi być zamieszczony numer kontrolny, a wydruk faktury VAT powinien być połączony z zarejestrowaniem przez kasę tej operacji w pamięci fiskalnej kasy.

W przypadku wystawiania przez, kasę z elektronicznym zapisem kopii, faktur VAT, kasa musi drukować też kopie faktur.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jest to tzw. akceptacja. Akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażane w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Co istotne, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej tylko pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Jednym z podstawowych obowiązków podatnika zobowiązanego do stosowania ewidencji sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej jest wydruk paragonu fiskalnego lub faktury związanej z tą sprzedażą. Podatnik taki ma również obowiązek wydania oryginału tak wydrukowanego dokumentu nabywcy. Sprzedaż dokonywana za pośrednictwem kas fiskalnych powinna być dokumentowana paragonami. Przepisy mówią w tym przypadku o paragonie fiskalnym, który definiują jako wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Niezależnie od tego obowiązku przepisy przewidują także, że wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie muszą być wydrukowane na taśmie papierowej.

Wszystkie dokumenty, a więc i emitowany przez kasę paragon fiskalny (lub fraktura) muszą być drukowane przez kasy w języku polskim. Paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje podane we wskazanej kolejności:

● imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,

● numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),

● numer kolejny wydruku,

● datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,

● nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

● cenę jednostkową towaru lub usługi,

● ilość i wartość sprzedaży,

● wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,

● wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,

● łączną kwotę podatku,

● łączną kwotę należności,

● kolejny numer paragonu fiskalnego,

● kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,

● logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy,

● oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Odrębne wymagania zostały w przepisach o warunkach stosowania kas określone dla paragonów wystawianych w taksówkach. Przepisy te przewidują, że taki paragon fiskalny powinien zawierać co najmniej:

● imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres zamieszkania lub siedziby podatnika;

● dane identyfikujące taksówkę: numer rejestracyjny oraz numer boczny;

● datę wykonania usługi, z określeniem, w godzinach i minutach, czasu rozpoczęcia i zakończenia kursu;

● odległość przejechaną w czasie kursu;

● jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą za impuls;

● ilość impulsów i wartość usługi odnoszących się do poszczególnych taryf;

● wartość poszczególnych innych opłat taryfowych;

● numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),

● numer kolejny wydruku,

● wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,

● wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,

● łączną kwotę podatku,

● łączną kwotę należności,

● kolejny numer paragonu fiskalnego,

● logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy,

● oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

W przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku.

Obrót zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur.

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał (dla podatników rozliczających się kwartalnie), w którym tę fakturę otrzymał.

Większość zasad dotyczących faktur zwykłych stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (faktur zaliczkowych).

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Jednym z podstawowych warunków, jakie musi spełniać kasa fiskalna, jest równoczesne sporządzenie wydruku oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży. Jedyny wyjątek dotyczy kas z elektronicznym zapisem kopii. Kasa taka musi być wyposażona w drukarkę z jednym traktem papieru do emitowania wydruków i może pracować jedynie w trybie zapisu elektronicznego kopii wydruków.

Stanisław Furjan

dgp@infor.pl

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).

Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 241, poz. 1661).

Rozporządzenie ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.).