Dokumenty elektroniczne i papierowe muszą być traktowane na równych prawach

Od nowego roku obowiązuje rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Celem zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, po to aby faktury elektroniczne stały się rzeczywiście alternatywą dla faktur papierowych.

Nowe przepisy są konsekwencją przyjęcia Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Państwa członkowskie zostały zobowiązane do włączenia przepisów nowej dyrektywy do ustawodawstwa krajowego nie później niż do 31 grudnia 2012 r., przy czym ich wejście w życie powinno nastąpić najpóźniej 1 stycznia 2013 r.

Regulacje te mają na celu liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, tak aby faktury papierowe i elektroniczne były traktowane tak samo, przy czym muszą odzwierciedlać prawdziwe (faktyczne) transakcje.

W nowym rozporządzeniu ustawodawca zrezygnował z zamkniętego katalogu dopuszczalnych technologii przesyłu faktur w formie elektronicznej w ten sposób, że dotychczasowe metody gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub przez wymianę danych elektronicznych zostały utrzymane jako rozwiązania fakultatywne, ale niejedyne.

Z obecnie obowiązującego rozporządzenia wynika, że wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych może nastąpić w dowolnym formacie elektronicznym, np. pdf. Możliwe jest także udostępnianie faktury na serwerze wystawcy, jak też przesyłanie e-mailem. Podatnicy mogą również przesyłać w formie elektronicznej faktury wystawiane papierowo. Wystawianie i przesyłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur również dopuszczalne jest w dowolnej postaci, np. wystawienie faktur korygujących papierowych do faktur elektronicznych.

Jedyny istotny wymóg to obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury w odniesieniu do przepisów rozporządzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

Elektroniczna wymiana faktur może się zatem odbywać w dowolnej formie, pod warunkiem jednak uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej (tj. bez dodatkowych wymogów w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego czy elektronicznej wymiany danych obowiązujących w poprzednim rozporządzeniu).

@RY1@i02/2011/038/i02.2011.038.130.002c.001.jpg@RY2@

Fot. Wojciech Górski

Piotr Augustyniak, doradca podatkowy w kancelarii K&L Gates

ROZMAWIAŁ STANISŁAW FURJAN