Jak wystawiać i korygować faktury elektroniczne od 1 stycznia 2011 r.

Rewolucja w fakturowaniu elektronicznym stała się faktem. Nowe rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661) dostosowuje polskie przepisy do wymogów znowelizowanej dyrektywy 112. W efekcie katalog metod wystawiania i korygowania e-faktur jest otwarty i zależy od podatnika. To na nim ciąży jednak obowiązek udowodnienia, kto wysłał e-fakturę oraz że w trakcie przesyłu dane w niej zawarte się nie zmieniły.

Nowe rozporządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2011 r. Nie zmieniła się jednak jedna zasada. W dalszym ciągu wystawca e-faktury musi uzyskać zgodę kontrahenta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Jak wynika bowiem z par. 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Zgodnie z ust. 2, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Przepisy nie określają jednak, w jakiej formie elektronicznej kontrahent ma wystawić akceptację. Ponieważ nie wymaga się w tym przypadku zachowania wymogów takich jak dla e-faktury (autentyczność pochodzenia i integralność treści), to należy przyjąć, że akceptacja w mailu lub pliku PDF będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym udzielenie akceptacji. Ponieważ praktyka stosowania nowych przepisów w sprawie e-faktur jeszcze się nie ukształtowała, to nie można wykluczyć, że taka forma wystawiania akceptacji zostanie zakwestionowana przez organy podatkowe. Nie ma jednak wątpliwości, że w sytuacji zapewnienia autentyczności i integralności, akceptacja w formie maila będzie wystawiona prawidłowo.

Co więcej, w starym rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119), określono, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W nowych przepisach nie ma takiego wymogu, co oznacza, że faktury w formie elektronicznej można wysyłać tego samego dnia, w którym wystawca e-faktury otrzymał akceptację od kontrahenta. Takie stanowisko nie powinno budzić zastrzeżeń organów podatkowych. Przy obecnych sposobach komunikacji elektronicznej i szybkości transakcji możliwość wystawiania faktur chwilę po tym, jak kontrahent zgodzi się na taką formę wystawiania faktur, nie powinna nikogo dziwić. Przykładowo, nikt nie każe podatnikowi czekać, gdy po założeniu konta w banku internetowym chce zrobić przelew.

Wyjaśnijmy również, że zgodnie z par. 9 nowego rozporządzenia ministra finansów (z 2010 r.) akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania par. 3 ust. 1 rozporządzenia. A zatem, jeśli podatnik otrzymał akceptację przed 1 stycznia 2011 r., to nie musi jej ponownie uzyskiwać.

Rozporządzenie określa również, że w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

A zatem w przypadku cofnięcia akceptacji obowiązuje odmienna zasada (wyrażona wprost w przepisie), zgodnie z którą należy zaprzestać wystawiania e-faktur od następnego dnia po dniu wycofania akceptacji (chyba że kontrahenci ustalą inny termin).

Nie. Rozporządzenie ministra finansów w sprawie e-faktur ustanawia obowiązek uzyskania akceptacji od kontrahenta. Akceptacja może być wystawiona w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy nie określają więc, czy akceptacja musi być podpisana bezpiecznym e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Oznacza to, że można użyć również innych metod, które pozwolą na stwierdzenie, że ten kontrahent zaakceptował przyjmowanie e-faktur. Formą elektroniczną jest również przesłanie akceptacji pocztą elektroniczną. Dla bezpieczeństwa można użyć e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem lub stosować zasady elektronicznej wymiany danych EDI, ale dopuszczalne powinno być również podpisanie maila zwykłym e-podpisem nieweryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

Nowe rozporządzenie określa wprost obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Jak wynika z par. 2 ust. 1, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Co więcej, przepisy podają przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z par. 2 ust. 2 rozporządzenia, są one zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Nie ma wątpliwości, że prawodawca dopuścił stosowanie innych, dowolnych metod, które zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. E-fakturę można np. podpisać zwykłym e-podpisem, nie weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Kolejną metodą, która nie powinna wzbudzać oporu organów podatkowych, jest outsourcing e-faktur oferowany przez centra certyfikacji.

Ponieważ katalog metod jest otwarty, nietrudno sobie wyobrazić inne metody biznesowe gwarantujące zachowanie warunków określonych w rozporządzeniu ministra finansów. Ponieważ jeszcze nie wykształciła się praktyka w tym zakresie, nie jest wykluczone, że podatnicy będą woleli wystawiać zwykłe (nie elektroniczne) faktury, skanować je oraz przesyłać mailem. Na uznanie takich metod za dopuszczalne wskazywało orzecznictwo sądów administracyjnych i to jeszcze pod rządami starego rozporządzenia w sprawie wystawiania e-faktur oraz rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Z punktu widzenia wygody wystawiania faktur korzystniejszym rozwiązaniem jest jednak wystawianie e-faktur. Nie trzeba ich bowiem skanować do formatu pliku PDF, ale można je wysyłać bezpośrednio z programu finansowo-księgowego, w którym faktury są wystawiane.

Tak. Nowe przepisy w sprawie e-faktur określają jedynie przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Należy do nich e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem oraz system wymiany danych EDI. Nie ma więc przeciwwskazań, aby e-faktury przesyłać e-mailem, pod warunkiem że wystawca zagwarantuje, że będzie można rozpoznać, kto wystawił fakturę oraz że w trakcie przesyłu nie zmieniła ona treści. Jeśli wystawca e-faktur chciałby obniżyć koszty przesyłania e-faktur, to może zaopatrzyć się w zwykły podpis elektroniczny. Jeśli jednak musi stosować e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem do innych celów, np. w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, to i tak będzie musiał przedłużyć ważność kwalifikowanego certyfikatu e-podpisu. W takiej sytuacji kupowanie zwykłego e-podpisu byłoby oczywiście bezcelowe.

Przed 1 stycznia 2011 r. istniała w przepisach zasada, zgodnie z którą korekty faktur elektronicznych należało wystawiać w tej samej formie, czyli w formie e-faktur. W obecnie obowiązującym rozporządzeniu ministra finansów takich wymogów już nie ma. Oznacza to, że korekty faktur papierowych można przesyłać do fiskusa w formie elektronicznej, a korekty faktur elektronicznych można przesyłać zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Co więcej, stanowisko takie potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie "DGP". Oznacza to, że od nowego roku korekty e-faktur można wystawiać w dowolnej formie. Ponieważ przepisy nie określają formy wystawiania korekt, ewentualne negatywne stanowisko organów podatkowych w konkretnych sprawach podatników będzie łatwe do zakwestionowania przed sądem administracyjnym.

Tak. Przepisy nie przewidują żadnych barier w korygowaniu e-faktur. Podatnicy mogą więc przesyłać korekty faktur elektronicznych zarówno drogą elektroniczną, jak i w formie papierowej. Wygodniejszym sposobem jest jednak korekta e-faktury fakturą elektroniczną. Jeśli jednak podatnik wystawił korektę papierową, to może ją przesłać kontrahentowi drogą tradycyjną.

Od 1 stycznia 2011 r. korekty e-faktur można wystawiać w dowolnej formie: papierowej lub elektronicznej

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Par. 2 ust. 1 i 2, par. 3 ust. 1 - 3, par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).